Brukermanual Asta online
Versjon 2.0
06.05.2022
For Asta online versjon
Hva er Asta Online?
Asta Online er et verktøy som tillater deg å kommunisere med Asta 5 via en nettside.
Asta Online er ikke en erstatning for Asta 5, men et grensesnitt mot den samme basen.
Du kan jobbe paralellt i Asta Online og Asta 5.
Med Asta Online kan du
· Utføre enkel registrering av arkivenheter
· Utføre enkel redigering av eksisterende aktører
· Skrive ut rapporter og etiketter
· Utføre korrektur (Søk og erstatt) i registreringer
· Søke i arkivmateriale
Innlogging og grensesnitt
Gå inn via Chrome eller en nyere nettleser, og skriv inn adressen du har fått av din systemadministrator, eventuelt trykk på lenken du har mottatt fra samme.
Følgende skjermbilde åpner seg:
Her kan du se hvilke depotinstitusjoner du kan koble deg til via denne installasjonen av Asta Online.
Du kan logge deg på med ditt vanlige Asta-brukernavn og passord.
Nederst på påloggingssiden kan du velge hvorvidt du ønsker norsk eller engelsk.
Når man har logget seg inn får man ett oppstartsbilde som dette:
Verktøylinjen
Helt til venstre finner vi Verktøylinjen, den vertikale sorte stripen.
Øverst er modulvelgeren hvor finner vi ikonene for arkiv og aktør. Ved å trykke på disse kan vi veksle mellom arkiv- og aktør-modulen. Her finner man også tilgang til bestillingsfunksjonen, om denne er aktivert.
Nederst finner vi ikonene for prosesser (viser pågående prosesser), påminnelser (denne viser eventuelle varsler du bør være oppmerksom på), hvilke tastatur-snarveier som fungerer i Asta Online, Språkvalg (engelsk/norsk) og pålogget bruker (vis profil/logg ut).
Man kan om ønskelig gå inn på tastatursnarveiene og redigere disse. Holder man markøren over en av snarveiene får man opp ett redigeringsikon på høyre side, og ved å trykke på den kan man endre tastatursnarveien for funksjonen. Enkelte kombinasjoner (som ctrl + c) er allerede i bruk, og kan ikke velges som ny tastatursnarvei.
Strukturtreet
Ved siden av modulvelgeren finner vi strukturtreet. Øverst ser man hvilken modul man befinner seg i (på dette bildet ARKIV, alternativt vil det stå AKTØR eller BESTILLING om en av disse modulene er valgt) og en knapp for å opprette nye enheter. Står man i Arkivmodulen vil +NY generere ett nytt arkiv.
Nedenfor disse er det tre faner, hvor man kan velge mellom Liste (som viser strukturtreet), Søk (som åpner søkefunksjonen) og Statistikk (som åpnet statistikkfunksjonen).
Og nedenfor der igjen er det ett søkevindu av samme type som enkelt søk i Asta. Her kan man søke opp ønsket arkiv ved bruk av navn eller identifikatorer.
Arkivstrukturen kan åpnes ved å trykke på pilene ved siden av enhetens navn.
Høyreklikker man på en enhet i strukturtreet får man opp en meny som gir tilgang til diverse operasjoner, blant annet opprettelse av nye arkivenheter.
Fest til toppen er en funksjon som kun finnes når man høyreklikker på ett arkiv (dvs ikke på lavere nivåer som serier og stykker), og denne fester arkiver du er spesielt interessert i eller som du jobber med til toppen av strukturtre-listen. De andre funksjonene gås gjennom under Redigeringsmeny på side 9 og 10.
Arkiver merket med rødt i strukturtreet er låst.
Ved å markere et arkiv i strukturtreet får man opp visningsbildet. Her kan man se informasjon om arkivet, og også redigere dette direkte i visningsbildet.
Endringer i visningsbildet utføres ved å holde musepekeren over tekstfelt, en blyant vil dukke opp som viser at feltet kan redigeres, og da trykker man på feltet for å utføre ønskede endringer.
Den nederste delen av visningsbildet viser faner som inneholder annen informasjon om arkivenheten; Restriksjoner, Aktør informasjon, bevaring og Katalog.
Fanen Restriksjoner viser de restriksjonene som gjelder for arkivenheten, og eventuelt underordnede restriksjoner. Dersom du har rettigheter til dette, så kan du legge til og fjerne restriksjoner. Denne prosessen er nokså lik den i Asta 5 så blir den ikke gjennomgått her.
Fanen Aktørinformasjon lar deg knytte til en eksisterende aktør til arkivenheten. Dette gjøres gjennom å trykke på NY knappen, og finne den relasjonen du ønsker å bruke, velge aktøren du ønsker å knytte til, og så fylle ut perioden, og deretter velge opprett. Du kan dessverre ikke opprette aktører i Asta Online.
Registrering
Opprette nytt arkiv:
Trykk på knappen +NY for å opprette ett nytt arkiv.
Det kan bare opprettes arkiv med nummerering innenfor serie i Asta online (dvs at den første enheten i hver ny serie får id L0001). Ønskes det arkiv med løpende nummerering innenfor arkiv må dette opprettes i den vanlige Asta-klienten.
Når man har trykket +NY får man følgende registreringsbilde:
Her fyller man inn ønsket informasjon om arkivet.
Øverst til venstre finner vi arkivenhetstype (Arkiv) og id-feltet. På vanlig vis foreslår Asta Online neste ledige id, men denne kan overskrives. Velger man en egen id må det huskes på at id’en skal være unik i basen.
Under disse to feltene er navn-feltet. For å få lagret må arkivet ha en identifikator og ett navn, noe som gjelder alle arkivenheter man oppretter i Asta.
Under her igjen finner man, som i den vanlige Asta-klienten, felter for innhold og merknad.
Øverst på høyre siden finner vi periodefeltene med fra-til dato/årstall og presisjon (eksakt/innen tiår/ca/udatert).
Og under her felt for arkivkode.
Nederst er det felt for lagringsenhet, og informasjon om at ingen lagringsenhet er nødvendig på dette nivået (om man står på arkiv- eller serie-nivå).
Når ønsket informasjon er lagt inn trykk Opprett for å lagre.
I forbindelse med Opprett-knappen er det en nedtrekksmeny. Trykker man på denne får man tre ulike valg: Opprett og legg til barn / Opprett og legg til søsken /Opprett og kopier søsken. På arkiv-nivå vil Opprett og legg til søsken/opprett og kopier søsken gi enda ett nytt arkiv.
Om man ønsker å fortsette å registrere arkivet velger man Opprett og legg til barn.
Opprette ny serie:
Velger man Opprett og legg til barn når man står i registreringsbildet for arkiv kommer man automatisk til det underliggende nivå, serienivået. Det er her også mulig å velge Arkivdel.
Registreringsbildet er likt det på arkivnivå, men i feltet øverst til høyre står det nå Serie, og man må selv legge inn en identifikator.
Ved siden av Navn-feltet er det en liten lyspære. Trykker man på denne kommer man til allment arkivskjema, og kan velge serie-id og navn fra denne.
Når ønsket informasjon er lagt inn går man på Opprett-knappen, og kan også her velge om man bare vil trykke Opprett, eller om man skal opprette søsken eller barn med det samme.
Underliggende nivå blir en underserie, og man oppretter en ID som består at opphavets store bokstav samt en liten bokstav. Første underserie under A blir da Aa.
Informasjon legges inn, og ved lagring velger man igjen om man bare vil lagre (Opprett), eller om man vil opprette søsken eller barn med det samme.
Registrering fra strukturtreet:
Når en arkivenhet er opprettet kan man også lage underliggende enheter ved å merke arkivenheten i strukturtreet og høyreklikke. Man får da opp en lengre meny med valg.
Flere av alternativene er muligheter vi kjenner fra «vanlige» Asta, som Legg til barn og Legg til søsken. Det er også noen nye alternativer som Korrektur (som blir beskrevet lenger ned) og Legg til flere barn. Med denne funksjonen kan man opprette flere underliggende enheter i ett skjermbilde.
Velger man Legg til barn får man opp samme registreringsbilde vi har sett på de ovenforliggende nivåene. Man må da endre Type fra Serie til Stykke (om man er ferdig med å lage underserier), og id vil automatisk fylles ut med L0001, om man befinner seg på det første stykket i en serie. Og når all informasjon er lagt inn kan man igjen velge å opprette barn eller søsken. Oppretter man barn av ett stykke kommer man automatisk til mappe, men dette kan endres. Mappene nummereres 0001 osv.
Velger man derimot Legg til flere barn i menyen vist ovenfor kommer man til ett helt nytt skjermbilde.
Feltene er de samme, med type lengst til venstre. Her må man endre til stykke, og id’en endrer seg automatisk til L0001. Så navnfelt, periode, arkivkode, innholdsfelt og merknadsfelt. Lengst til høyre er det en lagre-knapp og en nedtrekksmeny. Her kan man knytte til lagringsenhet, legge til en restriksjon, opprette søsken, opprette en kopi og opprette barn.
Velger man opprett kopi kopieres teksten til neste enhet (søsken), eller man kan velg å opprette ett søsken hvor man legger inn ny tekst. Man kan på denne måten opprette mange arkivenhet, eksempelvis stykker i en serie, i ett og samme skjermbilde.
Det kan også opprettes mapper med denne metoden, men vær oppmerksom på mappe-id’en. Det hender man må oppdatere id på en ny mappe manuelt.
Menyen får man opp ved å markere noe i strukturtreet og høyreklikke.
Detaljer: All informasjon om arkivet vises i vinduet til høyre.
Oppdater: Forfrisker, laster inn dataene på nytt.
Vis underliggende: Alle underliggende enheter vises i vinduet til høyre.
Legg til barn: Åpner registreringsbildet så en underliggende enhet kan opprettes.
Legg til flere barn: Åpner ett registreringsbilde i listeform, så flere underliggende enheter kan opprettes i ett og samme skjermbilde.
Legg til søsken: Åpner registreringsbildet og legger til en ny arkivenhet på samme nivå som den som er markert.
Kopier og legg til søsken: Åpner registreringsbildet og legger til en ny arkivenhet på samme nivå som den som er markert, og med samme tekst i navnefeltet som denne.
Rediger: Åpner redigeringsvinduet.
Korrektur: Åpner opp korrekturmenyen.
Slett: Sletter arkivenheten.
Reindex: Reindekserer en bestemt enhet om det er dårlig synkronisering mellom Oracle og Asta online.
Skriv ut arkivinformasjon: Skriver ut arkivliste i pdf-format basert på nivået som er markert med underliggende enheter.
Skriv ut etiketter: Lager en pdf med alle etikettene
Eksporter separatorer: Lager skilleark mer qr-koder for scanning.
Korrektur:
Korrekturmodulen er ny i Asta online, og gjør det mulig å gjøre endringer i flere arkivenheter samtidig.
Den har følgende begrensinger:
Du kan kun gjøre endringer i arkiver du har redigeringstilgang til.
Du kan kun gjøre endringer i ett arkiv av gangen.
Du kan kun erstatte tekst og tall med tekst og tall.
For å starte marker du arkivet, serien eller stykket du ønsker å gjennomgå, høyreklikker og velger Korrektur.
Eksempelvis kan det utføres korrektur av et stykke med mapper.
Man får da opp ett skjermbilde hvor stykket med underliggende mapper vises og kan redigeres Alle feltene er redigerbare.
Gå inn i feltet man ønsker å endre. Når man har rettet opp det man ønsker på enhetene i listen trykker man på Lagre, og alle endringer på samtlige enheter lagres.
Det finnes også en søk/erstatt-funksjon, slik at man kan rette opp gjentagende feil, eks ord som konsekvent er feilskrevet.
Ved søk/erstatt-funksjonen kan man også velge ulike måter å begrense søket på.
Arkivnivå: Her kan du spesifisere hvilket nivå du ønsker å begrense søk/erstatt på.
Felt: Her kan du spesifisere hvilke felt du ønsker å begrense søk/erstatt til. Eksempelvis om du ønsker å rette feilen i navnefeltet men ikke i innholds eller merknadsfeltet.
Alternativer: her kan man foreta videre valg for å spisse søket, eksempelvis ved å skille mellom store og små tegn.
Går man inn på nedtrekksmenyen ved Erstatt-knappen får man alternativer om å erstatte valgt, alt (dvs alle forekomster at ordet valgt i søk/erstatt), utelukke eller ekskluder valgt. Man markerer eventuelle enheter som skal med (om det ikke er alle) eller utelukkes ved å hake av i firkanten foran den/de aktuelle.
Det er også mulig å tømme felter i Asta. Da benyttes de to feltene lengst til høyre i 2. rad. I det første feltet velger man hvilke felter som skal tømmes, og når noe er merket her tømmer man feltene ved å trykke på Tøm-knappen. Man velger om man kun skal tømme feltene i arkivenhetene man har merket, eller om man skal tømme gjeldene felt i alle arkivenheter man har oppe i korrektur-funksjonen.
Har man gått inn på korrektur på arkivnivå vil Tøm alt slette all informasjon i denne raden i hele arkivet dersom man ikke har ekskludert noe.
Man kan få opp en slik korrektur-liste på alle nivåer. Den kan tas helt på arkivnivå, hvor man da får opp alle underliggende enheter (dvs alt i hele arkivet) i korrektur-listen. Man kan således kjøre en søk/erstatt i hele arkivet.
På eksemplet over skal ordet «Møtebok» i navnfeltet erstattes med «møteprotokoll». Valgt nivå er Serie og Stykke. Alle enheter som vi bli affektert blir merket med tykk fiolett skrift.
Om ikke alle enhetene skal endres haker vi av for de som skal ekskluderes, og velger Ekskluder valgt i nedtrekksmenyen ved Erstatt-knappen.
For å utføre endringene trykker du på Erstatt (ønsket alternativ fra nedtrekksmenyen).
Se nøye igjennom at det ble riktig.
Er det ikke riktig kan du trykke på Tilbakestille-knappen oppe i høyre hjørne
Er det riktig kan du trykke på Lagre-knappen for å utføre endringene.
Korrektur i resultatlisten:
Du kan også utføre endringer direkte i resultatlisten
De feltene som kan endres er merket med en blå stiplet linje.
For å endre ett av disse kan du trykke på feltet du ønsker å endre.
Og så endre ved å legge inn ønsket tekst eller verdi.
Utskrifter
Det kan skrives ut både arkivliste og etiketter fra Asta online.
Marker det du ønsker å skrive ut for i strukturtreet, høyreklikk og velg Skriv ut arkivinformasjon (arkivliste) fra menyen som kommer opp. Dette vil gi en arkivliste i pdf-format.
Når filen er generert dukker det opp følgende melding nederst i venstre hjørne i Asta online:
Trykk Åpne fil, og filen åpnes i en kompatibel leser, eventuelt i nettleseren.
Etiketter
Ønskes etiketter så trykker man på Skriv ut etiketter i menyen.
Følgende skjermbilde kommer opp:
Depotinstitusjon-navn er navnet som skal stå øverst på etikettene. Programmet foreslår automatisk institusjonen hvis Asta-base man jobber i, men om arkivet skal avleveres, eksempelvis til Riksarkivet, er det mottagende institusjons navn som skal stå på etikettene.
Velg så hvilken størrelse du ønsker. Liten for protokoller, medium til skoesker eller kartotek-esker, eller stor til arkivesker.
Man får 8 små etiketter, 6 medium eller 3 store etiketter pr side. Ved behov er det også mulig å velge en etikett pr side.
Når valgene er gjort, trykk Eksporter, og du får etikettene i pdf-format. Når filen er generert dukker det opp følgende melding nederst i venstre hjørne i Asta online:
Trykk Åpne fil, og filen åpnes i en kompatibel leser, eventuelt i nettleseren.