Hva er Asta Online?

Asta Online er et verktøy som tillater deg å kommunisere med Asta 5 via en nettside.

Asta Online er ikke en erstatning for Asta 5, men et grensesnitt mot den samme basen.
Du kan jobbe paralellt i Asta Online og Asta 5.
Med Asta Online kan du

• Utføre enkel registrering av arkivenheter

• Utføre enkel redigering av eksisterende aktører

• Skrive ut rapporter og etiketter

• Utføre korrektur (Søk og erstatt) i registreringer

• Søke i arkivmateriale

Å logge inn i Asta Online

For å koble til Asta Online så åpne en nettleser (Bruk Chrome eller en nyere nettleser) og skriv inn adressen du har fått utlevert av din systemadministrator.
Du vil da komme til denne skjermen.


På denne skjermen kan du se hvilken versjon av Asta Online som kjører, og se hvilke institusjoner som du kan koble deg til via denne skjermen.
Midt på skjermen står det Brukernavn og Passord, her skriver du inn ditt vanlige Asta brukernavn og passord og trykker på logg inn.
Nederst på skjermen kan du også bytte mellom engelsk og norsk.

Grensesnittet i Asta Online

Når du har logget inn så kommer du til dette skjermbildet.



Asta Online er designet slik at det skal ligne Asta 5 i størst mulig grad, men noen forskjeller er det.
Vi skal her gjennomgå hva de ulike delene er, men dersom du er usikker kan du alltid bare bevege musen over det du vil ha informasjon om så vil det dukke opp en hjelpetekst.

Verktøylinjen

Open

Verktøylinjen ligger helt til venstre, her finner du verktøy for å skifte modul eller å aksessere bestillingsfunksjonen om denne er aktivert hos deg. Her finner du også varsler, og redigeringsbildet for tastatursnarveier. Du kan også skifte språk mellom engelsk og norsk om du ønsker dette.
Nederst finner du også informasjon om deg selv som bruker.
I denne seksjonen skal vi kun gjennomgå bildet for endring av tastatursnarveier.
Når du trykker på knappen for tastatursnarveiene som ligger rett under den bjelleikonet for varsler. Da får du opp en liste over snarveiene som finnes i Asta Online. Ved å bevege musen over en snarvei i redigeringsbildet for snarveier så får du opp et ikonsnarvei i redigeringsbildet for snarveier.
Trykk på dette for å åpne redigeringsbildet for snarveien.
Du kan nå trykke på en knapp for å sette dette som ny tastatursnarvei for denne funksjonen.
MERK: Noen tastekombinasjoner for eksempel Ctrl + C er allerede i bruk av nettleseren og kan ikke settes som snarvei.
Trykk så på haken for å lagre.

Strukturtreet

Open

Øverst på strukturtreet kan du se hvilken modul du er i
Her vil det stå «Arkiv», «Aktør» og «Bestilling» avhengig av hvilken modul du har valgt på verktøylinjen.
Under denne vil du ha tre menyvalg.
Liste:
Denne viser det tradisjonelle strukturtreet til Asta.
Søke:
Dette åpner søkefunksjonen i Asta Online.
Statistikk:
Denne åpner statistikkfunksjonen i Asta Online.

Visningsbildet

Dette er stedet hvor du kan se på informasjon om arkivet og også gjøre små endringer.
Vi vil nå gå igjennom disse delene nøyere.

Strukturtreet.

Strukturtreet fungerer nesten som i Asta 5, søkevinduet finner du på toppen av treet, her kan du søke etter arkivnavn eller identifikatorer.
Alle operasjoner i strukturtreet utføres via en høyreklikk meny.Arkiver som er låst er merket med rødt.

Fest til toppen:
Denne funksjonen fester arkiver du er spesielt interessert i, til toppen av strukturtreet.
Du kan feste så mange arkiver du vil til toppen. Om du Om du vil fjerne et festet arkiv, høyreklikk på arkivet og velg «Fjern fra toppen».
Detaljer:
Viser arkivenheten i visningsbildet.
Oppdater: Laster inn visningen på nytt.
Vis underliggende:
Åpner et søkevindu hvor alle arkivenheter som er underliggende vises.
Legg til barn:
Åpner registreringsbildet og lar deg registrere en underliggende enhet
Legg til flere barn:
Åpner masseregistreringsbildet og lar deg registrere underliggende enheter
Legg til søsken:
Åpner registreringsbildet og lar deg registrere underliggende enheter
Kopier og legg til søken:
Lager en ny enhet med samme navn som søsken til enheten.
Låse:
Låser arkivenheten for redigering dersom du har rettigheter til dette
Redigere:
Åpner registreringsbildet
Korrektur:
Åpner korrekturbildet
Slett:
Sletter arkivenheten
Skriv ut Arkivliste:
Skriver ut en enkel arkivliste for arkivet
Skriv ut etiketter:
Åpner valg for etikettutskrift
Eksporter separatorark:
Åpner valg for utskrift av separatorark til bruk ved digitalisering
Hva du ser i menyen vil avhenge av hvilke rettigheter du har i Asta og hvilken status arkivet har.

Visningsbildet

Visningsbildet inneholder overordnet informasjon om arkivenheten akkurat som i Asta 5.
Forskjellen er at du kan også gjøre endringer i noe av informasjonen om du har rettigheter til dette.
Flytt musepekeren over tekstfeltet, og dersom du kan endre denne informasjonen så endres det til en blyant, du kan da trykke på feltet for å gjøre endringer.

Den nederste delen av visningsbildet inneholder noen faner som inneholder annen informasjon om arkivenheten.

To av disse kan brukes til å legge til, eller fjerne informasjon.
Disse er fanene Restriksjoner, og Aktørinformasjon.
Fanen restriksjoner viser de restriksjonene som gjelder for arkivenheten, og eventuelt underordnede restriksjoner.
Dersom du har rettigheter til dette, så kan du legge til og fjerne restriksjoner.
Da denne prosessen er nokså lik den i Asta 5 så blir den ikke gjennomgått her.
Fanen Aktørinformasjon lar deg knytte til en eksisterende aktør til arkivenheten.
Dette gjøres gjennom å trykke på NY knappen, og finne den relasjonen du ønsker å bruke, velge aktøren du ønsker å knytte til, og så fylle ut perioden, og deretter velge opprett.
Du kan dessverre ikke opprette aktører i Asta Online

Registreringsbildet

Registreringsbildet får du gjennom å åpne en arkivenhet i menyvalgene «redigere» eller «Legg til» menyvalgene. Dette bildet ligner på Asta 5 registreringsbildet, dette er ikke tilfeldig.
Øverst på den blå linjen har du stien til Arkivenheten og på høyre side har du piler som du kan bruke til å navigere (det finnes tastatursnarveier du kan bruke i stedet)
Under den blå linjen finner du:

• Enhetstype

• Identifikator

• Periode fra – til

• Presisjon.

• Navn

• Arkivkode fra – til

• Innhold

• Merknad

3 Faner:

• Lagringsenhet

• Restriksjon

• Aktører

Mellom periode fra og til ser du en liten lyspære, denne kan du bruke for å aggregere perioden. Det vil si at Asta henter det laveste og høyeste tallet i periodefeltene og fyller inn dette. Bruk denne med forsiktighet siden dette er en «dum» funksjon, og kan bare hente de tallene som er allerede fylt inn på underliggende nivåer.

Fanene restriksjoner og aktører kan brukes til å legge til relasjoner for restriksjoner og aktør.
Nederst finner du Lagre-knappen.
Denne vil se litt ulik ut avhengig av om du redigerer en eksisterende arkivenhet eller om du oppretter en ny.
Redigerer du en eksisterende vil det kun stå lagre
Oppretter du en ny vil det stå Opprett, og du kan trykke på pilen for å velge hva den skal gjøre videre.
Valgene er:

• Open

  

  Opprett og legg til barn: Dette lagrer enheten og flytter deg NED i hierarkiet slik at den neste enheten blir barn av den eksisterende.

• Opprett og legg til søsken: Dette lagrer enheten og oppretter en sideordnet enhet.

• Opprett og kopier søsken: Dette lagrer enheten og oppretter en sideordnet enhet, men navnefeltet blir kopiert.

Registrering:

Opprette nytt arkiv
For å opprette et nytt arkiv sørg for at du befinner deg i Arkivdelen av Asta Online.

Trykk på knappen som vist og velg «nytt arkiv»

• Skriv inn en identifikator og et navn for arkivet

• Trykk deretter på knappen «opprett»

Opprette en ny Arkivdel eller serie
Søk etter arkivet ditt i søkefeltet og velg dette fra resultatet
Høyreklikk og velg «Legg til barn» fra menyen
Velg fra «type» menyen om du vil opprette noe annet enn en serie.
Skriv så inn en gyldig identifikator og navn vil du velge fra Alment arkivskjema så velg lyspæra ved navnet (Denne er bare tilgjengelig på toppserienivå)
Trykk deretter på pila ved opprett knappen og velg «Opprett og legg til barn»
Vi skal da legge til en underserie, så gjenta prosedyren fra forrige skritt, bare husk å utvide identifikatoren med en a

Skriv så inn informasjonen du vil registrere, og trykk på «Opprett og legg til barn»
Endre type til «Stykke» og så trykk på Navnefeltet
Merk hvordan identifikator endrer seg til L0001
Skriv så inn et beskrivende navn.
Trykk så på opprett
Alle stykker blir automatisk plassert i magasinet ASTA, ønsker du å endre dette kan du ordne dette i Asta 5.


For å registrere flere søsken kan du i stedet for å trykke «opprett» trykke «Opprett og legg til søsken eller «Opprett og kopier søsken»

Ønsker du å registrere underliggende enheter, så velger du opprett og legg til barn.

Masseregistrering av arkivenheter:

Skal du registrere mange arkivenheter som har samme navn og enhetstype så kan du i stedet bruke masseregistreringsfunksjonen.
Trykk på serien du vil registrere i
Velg så «Legg til flere barn»

Du kommer da inn i et litt annet grensesnitt.

Først
Endre type til Stykke
Skriv inn Navn
Trykk deretter på lagreknappen helt til høyre. (Dette er kun nødvendig første gang)

Vi har nå opprettet den første enheten manuelt.
Serien vi registrerer inneholder 10 enheter, vi skal derfor masseregistrere 9 enheter til.
Trykk på nedtrekksmenyen ved lagre knappen.

Velg «Lag flere enheter»

Skriv inn 9 enheter og trykk på kopi
(Merk dette kan være en litt tung prosess, spesielt når det er snakk om mange enheter)

I vårt tilfelle lagde den 9 enheter på 3 sekunder.

De blå feltene er redigerbare så dersom vi ønsker så kan vi skrive inn årstallene her.

Trykk på tab knappen for å flytte deg til neste felt.

Korrektur:

Asta Online har en modul hvor du kan gjøre gjennomgripende endringer som for eksempel å rette skrivefeil og andre korrekturoppgaver enkelt og greit.
Høyreklikk på arkivet du vil jobbe med i strukturtreet (Av sikkerhetshensyn kan du kun drive korrektur i ett arkiv om gangen) og velg «Korrektur»
Du kommer da inn i korrekturmodulen.


Søk etter: Her kan du skrive inn ordet du vil søke etter
Erstatt med: Her kan du skrive inn ordet du vil erstatte ordet du skrev inn ovenfor
Arkivnivå: Her kan du avgrense korreksjonen til et eller flere arkivnivåer
Felt: Her kan du avgrense korreksjonen til et eller flere felt (Merknad, navn, innhold)
Alternativer: Litt opsjoner som for eksempel Skille mellom store og små tegn
Felt: (Under) Tømme felter (Arkivkode, periode etc)
Som vi ser i listen ovenfor så er det gjort noen relativt rare registreringer.
La oss endre først Alle stykker som heter «Navn som blir kopiert» til noe mer meningsbærende.
Vi skriver da «Navn som blir kopiert» inn i «Søk etter» feltet
Vi ser at der det blir treff så blir disse markert med lilla skrift.
Vi ønsker å avgrense dette til stykker for å være på den sikre siden, og velger stykke fra nedtrekksmenyen «Arkivnivå»

Så skriver vi inn hva vi ønsker å erstatte dette med, i dette tilfellet ønsker vi å endre teksten til «Møtebøker»
Deretter trykker vi på pilen ved den blå erstatt knappen.

Erstatt valgt: Erstatter kun de du har krysset av i listen
Erstatt alt: Erstatter alle enheter
Utelukke: Fjerner de valgte fra listen
Ekskluder valgt: Fjerner de valgte fra listen












I dette tilfellet velger vi «Erstatt alt»

Nå er alt endret.
Øverst til høyre finner du denne menyen

Lagre: Lagrer endringene
Eksport: Skriver ut en liste over endringene
Tilbakestille: Omgjør endringene.
Lukk: Går tilbake til arkivmodulen
Vi trykker på «Lagre» og vi får melding om at 10 enheter er endret.
I listen kan vi også gjøre direkte endringer, bare trykk på den underunderstrekede teksten og det vil åpne et redigeringsvindu.

Søk

Det er to måter å søke på i Asta Online

Enkelt søk

Dette fungerer litt som enkelt søk i Asta 5
Skriv inn Arkivnavn eller ID for å hente fram arkiver.
Trunkerings/Søketegn

• Avgrenser søket For eksempel A* for å søke etter alle Arkiver som begynner med A (Både Navn og ID)
  
  
  

  Avansert søk

  Trykk på forstørrelsesglasset for å komme til avansert søk.
  

  Open

  

  
  

  Open

  

  Her kan du finne en oversikt over søk du har laget, eller som er blitt delt med deg.
  Vi skal gjennomgå dette mer senere.
  «tekstsøk er et enkelt søk som er lagt inn som standardvalg og som søker etter ord i de vanligste tekstfeltene i Asta.
  For å begynne å lage et nytt søk i Asta Online så trykk på +Ny
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  Det avanserte søket i Asta er bygget opp rundt en metode som handler om å bygge opp søk.
  De fleste kategorier er tilgjengelige for søk og kan brukes til å skape store søk som kan brukes i bestandsanalyse eller til enklere søk for framfinning.
  Du kan lagre dine søk, og dele de med andre.Du kan også søke på tvers av depotinstitusjoner.
  Det er greit å bruke litt tid til å lære seg søket da du vet best hvilken informasjon som er registrert i din base.
  Grensesnittet for søket ser slik ut:
  

  Open

  

  
  Navn: Det er feltet hvor du gir søket ditt et navn. For eksempel «Hennings søk»
  Delt med: Om jeg ønsker å dele søket mitt med andre Asta-brukere kan jeg bare skrive inn brukernavnet deres her, og trykke Enter mellom hvert navn.
  Knappene til høyre er
  Åpne: Utfører søket
  Forhåndsvisning: Åpner søket i en begrenset modus sånn at det er lett å endre.
  Opprett: Lagrer søket
  Lukk: Stenger søkemodulen.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

Søkeverktøyet

I dette feltet velger du hvilke felter du ønsker å inkludere i dette søket. Du kan søke etter kategorier i søkevinduet.Noen av disse kan ha litt andre navn enn det du er vant til.

Gruppe: Dette lager en ny søkegruppe, altsa ett sett med felt som er gruppert sammen
Regel: Dette legger til et felt i søkegruppen din.
Sortering: Her kan du legge inn bestemte ønsker om hvordan søket skal sorteres


La oss si at vi har bestemt oss for at alle arkivene i basen vår skal ha tilknytning til minst en aktør.
Vi ønsker altså å se hvor mange arkiver som har en tilknytning til en aktør.
I Asta er arkiv søkbare som enten enhetstyper eller som arkivnivå, for enkelhets skyld velger vi enhetstype fra nedtrekks menyen deretter velger vi arkiv i feltet som vist under.
Vi har nå sørget for at alle resultatene vi får opp er av typen arkiv

Deretter trykker vi på +regel for å legge til et nytt søkekriterium.
Vi søker på «Aktør» og velger aktørrelasjoner Aktør.
Dette betyr at vi vil søke der det finnes en kobling mellom enheten og en aktør (Merk dette spesifiserer ikke hvilken relasjon, bare at det finnes en)

Trykk så på den gule forhåndsvisning knappen

Som vi ser så gir søket resultater, 100 i alt! Ikke så verst.
Vi kan lagre søket gjennom å gi det et beskrivende navn, og trykke «opprett»

Men, dette søket er jo egentlig ikke så givende, vi vil heller se på hvilke arkiver som IKKE har en tilknytning til aktør.
I stedet for å lage et nytt søk, kan vi redigere det eksisterende søket.
Vi åpner søkemodulen og finner søket vi lagde, og trykker på knappen for å redigere søket.

Vi kommer da tilbake til søkeverktøyet.

Vi skal gjøre en liten endring, vi skal endre søket til at vi er ute etter arkiver hvor aktørrelasjoner ikke finnes
I Asta Online kan du velge gjennom å bruke knappen merket med utropstegn til å snu søket.

Trykk på knappen som er markert i bildet ovenfor

Nå har vi snudd søket, du kan bruke dette i de aller fleste av feltene i Asta Online om du vil ekskludere noe.
Trykk på forhåndsvisning

42 Arkiver har ikke tilknyttet aktør, ikke så veldig galt egentlig. La oss gi dette søket et nytt navn, og lagre det.
Kjør søket fra menyen der du valgte det fra (Det kan hende du bør trykke F5 for å oppfriske resultatene
Du ser nå at du har litt flere valg enn når du kjørte søket i forhåndsvisningsmodus.
La oss se litt nermere på disse:

Søk: Her kan du søke blant resultatene, i feltet til høyre for søk, kan du velge hvilke felter du vil begrense søket til.
På raden under er det knapper der du kan ta et utvalg eller hele listen og

• Bestille (Handlevogn)

• Skrive ut i pdf (Rødt ark)

• Skrive ut i excel (Grønt ark)

• Og endre visningen

Endre visningen.
Her kan du velge hvilke felter du vil vise i visningen

Huk av de du trenger, og fjern de du ikke trenger
Du kan også åpne arkivenheter for redigering fra dette bildet.
Høyreklikk på enheten og velg fra menyen


Eksempel 1: Utgåtte klausuler
Vi ønsker å finne alle arkivenheter med klausuler som er utløpt.

Vi begynner som du ser veldig enkelt.
VI søker på alle arkivnivå
Deretter søker vi etter utløpsår mindre enn eller lik året vi er ute etter.
Dersom vi bare er ute etter en bestemt klausultype kan vi trykke på +Regel¨

I dette tilfellet vil vi ha alle klausuler som ikke er fritt tilgjengelig eller fysisk sperring.
Dersom vi vil får få treff så kan vi trykke på utropstegnet og snu søket slik at det kun søker etter klausuler som IKKE er av typen fritt tilgjengelig.
Der det er et utropstegn kan man snu søket slik.

Søke med ulike grupper

Asta Online tillater også at du kan søke med flere grupper.
La oss ta et eksempel.
Vi henter fram igjen eksemplet med Arkiver med aktørtilknytning

Så trykker vi på + gruppe og legger til disse gjennom å trykke på + regel under denne.
Vi har da skapt en ny gruppe.
Du kan velge hva slags forhold du ønsker disse skal ha mellom å trykke på OG, ELLER
OG = Dette SKAL være med i søket
ELLER = Ta med dersom du får treff.
Denne kan være grei å ha dersom du ønsker å legge til søkeverdier som du nødvendigvis ikke absolutt må ha, men som er greie å ha med.
Du kan legge til så mange grupper du bare vil.

Etiketter

I tillegg til å hente ut utskrifter av søkeresultater kan du også skrive ut følgende:

• Etiketter

• Arkivlister

• Skilleark med strekkode

Disse skriver du ut fra menyen ved å høyreklikke på arkivenheten.

Skriv ut Arkivinformasjon: Skriver ut en arkivliste
Skriv ut etiketter:

Under Depotinstitusjonsnavn kan du skrive inn navnet på den depotinstitusjonen som skal stå øverst på etikettene. Dette blir skrevet på alle etikettene.
MAL: Her velger du hvilken etikettmal du vil bruke
En etikett per side: Her kan du velge å skrive ut en etikett pr ark, om du har en maskin som støtter dette.
Resultatet generes som en PDF-fil

Etikettgenerering.

Dersom standardmalene som følger med Asta Online ikke passer deg så kan du lage dine egne.
Trykk på den markerte knappen og velg etikettmaler

Trykk på den malen du vil redigere (I dette eksemplet velger vi stor)

Du kommer da inn i redigeringsverktøyet.
Redigeringsverktøyet er såkalt WYSIWYG (What you see, is what you get) og endringene skjer direkte på etiketten. Noen ting kan bli ulike når det er snakk om veldig lange mappetekster.
Redigeringsverktøyet er svært kraftig og du kan i praksis gjøre endringer på alle felter og rammer på etiketten og er altfor omfattende til å dokumenteres i en manual som dette. Vi skal derfor gjennomgå noen vanlige endringer her, og oppforder brukerne til å eksprimentere litt selv.




Knapper:
Kopi: Lager en kopi av den aktuelle etiketten. Bruk denne dersom du vil gjøre endringer på noen sitt oppsett uten å endre deres etikett.
Lagre: Lagrer etiketten
Restaurere: Denne er kun tilgjengelig for de pre definerte etikettmalene og nullstiller alle endringer som er gjort.
Trykk på Kopiknappen og lag en ny etikettmal som du kaller TEST

Trykk på lagre.
La oss trykke på Arkivdelen på etiketten

Den røde fargen indikerer hvilken del av etiketten du gjør forandringer på.
I dette tilfellet ønsker vi å endre tekststørrelsen på Arkivnavnet og sette den til venstre for etiketten.

Vi trykker på Stil og øker skriftstørrelsen til 10 og trykker på at teksten skal venstrestilles
Endringene blir umiddelbart synlige

Så trykker vi på Arkiv > Navn og gjør de samme endringene der
Men vi ønsker også at det skal være litt mer avstand mellom

Array field: Her kan du velge hvor dataene skal hentes fra, vi lar denne være så lenge.
Seksjon: Her kan du legge til en redigerbar seksjon om du ønsker dette.
Slett: Dette er en nedtrekksmeny. Valgene her er:
Slett: Sletter hele seksjonen
Flytt opp: Flytter seksjonen opp et hakk
Flytt ned: Flytter seksjonen ned et hakk.
Innhold: Her kan du legge til tekstfelter og hvordan de vises på etiketten.
Stil: Her kan du endre skriftstørrelse uthevning, kursiv, understreking, så vel som endre farge på skriften.
Under setter du om du vil tillate flytende tekster, og muligheten til å sentrere etiketten loddrett.
Om du trykker på «mer» knappen får du opp mulighet til å tilpasse margene ytterligere.