/
BrukerhÄndbok Asta 7

BrukerhÄndbok Asta 7

Owned by HĂ„kon Jensen (Unlicensed)
Last updated: 26.02.2025 by Pia Benedicte Rolien
35 min read

Introduksjon

Kort om Asta 7

Asta 7 bestÄr av ulike moduler. Det er institusjonene selv om velger hvilke moduler de Þnsker Ä ta i bruk og hvilke brukere som har til gang til de ulike modulene. De modulene som ikke brukes eller brukere ikke har tilgang til vil ikke vÊre synlige. Alle har tilgang til modulene arkiv, aktÞr og aksesjon. I tillegg har noen tilgang til modulene depot, administrasjon, publisering og bestilling.

I Asta 7 knytter man relasjoner mellom objekter. Et objekt kan for eksempel vĂŠre en arkivenhet. Denne arkivenheten kan da knyttes til andre objekter som klausuler/restriksjoner eller aktĂžrer.

Skjermbilde 2025-02-25 125259.png

Arkivstrukturen i Asta 7 bestÄr av ulike arkivnivÄ. Øverst kommer arkiv. Deretter arkivdel, serie og underserie. Deretter stykke, mappe og dokument.

Skjermbilde 2025-02-25 125312.png

Forsiden

NĂ„r man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:

image-20250108-153156.png

 

Om man trykker pĂ„ ikonet av ett strukturtre i menylinjen pĂ„ venstre side, fĂ„r man opp ett sĂžkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtre som fĂžrst viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter” (i mange baser vil det kun vĂŠre ett). GĂ„r man inn pĂ„ et av prosjektene i strukturtreet vil det Ă„pne seg en ny fane og informasjon om enheten man har markert vil komme opp i en visningsrute pĂ„ hĂžyre side.

I basen pÄ bildet under er det kun en avdeling/prosjekt, og dette prosjektet, ISAD(G), er markert i strukturtreet. I visningsruten kommer det da opp informasjon om dette prosjektet med ymse statistikk som antall arkiver som finnes under prosjektet/avdelingen, antall mapper, stykker osv.

Scroller man lengre ned i dette bildet vil man ogsÄ fÄ opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.

image-20241202-175319.png

NÄr man logger seg pÄ vil man automatisk fÄ opp fanene som var Äpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bÞr de lukkes, sÄ man ikke har for mye oppe av gangen.

Logger man seg pÄ for fÞrste gang (eller ingen faner var Äpne nÄr programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid Äpen og tilgjengelig ved Ä trykke pÄ Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved Ä trykke pÄ den fÞrste fanen.

Man kan ogsÄ sÞke opp arkivet man er interessert i ved Ä legge inn id eller navn i det enkle sÞkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.

Ved Ă„ trykke pĂ„ arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet fĂ„r man opp visningsruten for enheten i fanen pĂ„ hĂžyre side. Ønsker man Ă„ beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet hĂžyreklikker man pĂ„ arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.

Vertikal menylinje

PĂ„ venstre side er det en vertikal menylinje. Her finner vi tilgangene til programmets ulike funksjoner.

image-20241202-194702.png

Hjem-knappen Ă„pner fanen for hjem.

Strukturtreet Äpner arkivtreet slik at man fÄr opp en oversikt over prosjekter.

SĂžk Ă„pner en fane for sĂžk.

Bestillingstrallen viser arkivmateriale lagt inn til bestilling for bruk digitalt eller pÄ lesesal.

Varsler viser nye varsler.

Bakgrunnsjobb viser hvilke jobber som kjĂžrer i bakgrunnen.

Komponenter Äpner opp flere valg som innstillinger, admin, magasinstyring, bestillingssystem, brukerhÄndboken, tastatursnarveier, sprÄk og logg ut.

Strukturtreet

Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. Det er mulig Ä opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slÄtt seg sammen kan det vÊre praktisk Ä opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.

Ved Ä trykke pÄ pilen foran avdelingen i strukturtreet fÄr man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i sÞkefeltet over strukturtreet vil man bare fÄ opp de arkivene som svarer til sÞket. Etter prosjektet er det ett symbol som ser ut som en trakt. Ved Ä trykke pÄ denne kan man velge Ä fÄ opp kun arkiver, kun aktÞrer, eller kun aksesjoner som ligger under denne avdelingen/prosjektet i strukturtreet. Man kan ogsÄ velge Ä fÄ alt opp i strukturtreet samtidig.

Ved Ä hÞyreklikke pÄ prosjektet i strukturtreet fÄr man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):

Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utfĂžrt.

Åpne i ny fane Ă„pner en visningsrute pĂ„ hĂžyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.

Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende þverst i strukturtreet.

Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.

Opprett Aksesjoner Ă„pner registreringsbildet for en ny aksesjon.

Opprett AktĂžr Ă„pner registreringsbildet for en ny aktĂžr.

Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv.

Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne mÄ da vÊre strukturert sÄ den lar seg konvertere til xml/Asta-format).

Excel-mal med eksempler:

Importer enkeltarkiv importerer valgt arkiv (xml-format) inn under prosjektet.

Arkivstatistikk genererer en oversikt over antall arkiver, med informasjon om hvorvidt de er private, fylkeskommunale, kommunale, statlige eller offentlig, og antall hyllemeter arkiv fordelt pÄ de ulike sektorene.

Etikettmaler gir tilgang til Ă„ velge sitt eget etikettoppsett.

Administrer arkivlÄser gir mulighet til Ä lÄse eller lÄse opp alle arkiver.

 

Ved Ă„ hĂžyreklikke pĂ„ ett arkiv i strukturtreet fĂ„r man ogsĂ„ opp en meny. Noe er det samme som pĂ„ prosjekt-nivĂ„, noe er nytt. Og ogsĂ„ her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er lĂ„st eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum inkluderer Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane, Underliggende sĂžk, Redigere og Opprett serie.  

Oppdater oppdaterer om det har blitt utfĂžrt endringer.

Fest arkiv fester arkivet sÄ det blir liggende lett tilgjengelig Þverst i strukturtreet.

Åpne i ny fane Ă„pner arkivet som en ny visningsrute pĂ„ hĂžyre side.

Legg i handelvogn legger arkivenhet i bestillingstrallen.

Legg til i handlevogn for flytting

Flytt alle lagringsenheter gir mulighet til Ă„ flytte alle tilhĂžrende stykkers magasin-plassering ved Ă„ endre magasin/reol/fag/hyll.

Underliggende sĂžk gir mulighet til Ă„ sĂžke innen det markerte arkivet.

Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.

Redigere Äpner arkivet (dvs arkivnivÄet i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde pÄ hÞyre side.

Rettelser Ă„pner ett redigeringsark hvor man kan foreta rettelser i arkivenheten man har markert og alle underliggende enheter.

Slett sletter arkivet.

LÄse lÄser arkivet for redigering.

Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.

Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.

Opprett Relasjon gir mulighet til Ă„ opprette en mellom dette og ett annet arkiv i basen.

Opprett fil gir mulighet til Ă„ knytte til en fil.

Opprett tilvekst gir mulighet til Ă„ opprette en tilvekst under arkivet.

Opprett URL

Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne mÄ da vÊre strukturert sÄ den lar seg konvertere til XML/Asta-format).

Excel-mal med eksempler:

Importer enkeltarkiv gir mulighet til Ă„ importere enkeltarkiver inn i basen.

 

Denne menyen endrer seg altsÄ etter hvilket nivÄ man stÄr pÄ i strukturtreet. PÄ serienivÄ kan man eksempelvis ikke opprette arkivdel som underliggende, men man kan derimot opprette stykker eller mapper som underliggende.

StÄr man pÄ ett stykke eller en mappe i strukturtreet og hÞyreklikker vil menyen gi to nye funksjoner:

Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter nÄr man skal bestille arkivmateriale, enten man Þnsker materialet for bruk pÄ lesesal eller digitalisert. Denne funksjonen ligger tidvis ogsÄ inne pÄ arkiv- og serienivÄ, dette er avhengig av den enkelte institusjons innstillinger.

Batchopprett muliggjÞr opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved Ä kopiere enheten man stÄr pÄ. Denne er bare tilgjengelig nÄr man stÄr pÄ ett stykke eller en mappe.

Arkiv

Opprette nytt arkiv

StÄ pÄ avdelingen i strukturtreet, hÞyreklikk og velg Opprett arkiv.

Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane pÄ hÞyre side/i visningsruten.

PÄ bildet over er det ekstremt mange felter, men under Innstillinger kan dette redigeres slik at man kun fÄr opp de feltene man har behov for. Les mer om dette under punktet Innstillinger.

 

NÄr man har fylt inn ID og navn pÄ arkivet blir knappene nede pÄ hÞyre side aktive. 

image-20250109-122838.png

NÄr man har fylt ut Þnsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til sÞsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivÄ.

Velger man Lag og legg til barn mÄ man videre velge hvilken type underliggende enhet man Þnsker Ä opprette.

Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er ogsÄ noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge Ä kun fÄ opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel. Les mer om dette under punktet Innstillinger.

Horisontal menylinje

NĂ„r man stĂ„r i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, sĂ„ fĂ„r man en rĂžd menylinje med noen knapper oppe pĂ„ hĂžyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. PĂ„ bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, pĂ„ stykke L0001. Og pĂ„ den rĂžde linjen ser vi ogsĂ„ at vi nĂ„ stĂ„r pĂ„ stykke L0001 – MĂžtebok.

Lengst til hÞyre pÄ den rÞde linjen finner vi knappene. Den fÞrste (+ tegnet) gir oss ett nytt sÞsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til Ä opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp.

Hvis man klikker pÄ menyknappen som ligger helt til hÞyre i den horisontale menylinjen (knappen med tre vertikale prikker), fÄr man opp flere valg.

image-20250109-124734.png

Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).

Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.

Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.

Kopier objekt-sti kopierer arkivenhetens sti (dep.inst. id, arkiv-id, overliggende enheters id og arkivenhetens id som tilsammen utgjĂžr dette arkivenhetens sti).

Kopier objekt-ID kopierer arkivenhetens ID

Valider periode og Valider arkivkode (kommer opp i menyen pÄ lavere nivÄ) er kontroll-funksjoner som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterÄr som virker korrekte. Dette gÄr kun pÄ detaljer som at Ärstall pÄ underliggende nivÄ skal stemme overens med Ärstall pÄ overliggende nivÄ o.l. Oversikten man fÄr opp tar utgangspunkt i nivÄet man stÄr pÄ, sÄ Þnsker man en validering for hele arkivet mÄ man stÄ pÄ arkivnivÄ. Og man fÄr kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivÄ er i konflikt med overliggende.

Sett som glabal teller

Opprett lagringsenheter for alle

Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.

Opprette underliggende enheter

Hvis man velger Lag og legg til barn under opprettelsen av et arkiv, vil det dukke opp et registreringsbilde for underliggende nivÄ i visningsruten. NÄr man oppretter en (hoved-) serie under arkiv fÄr man automatisk opp allment arkivskjema, og velger serie-ID fra dette skjemaet.

NÄr feltene pÄ hovedserienivÄ er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til sÞsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. SÞsken gir en ny hovedserie, mens ved Ä velge barn fÄr opp en meny med ulike alternative underliggende enheter basert pÄ egne preferanser under Innstillinger.

PĂ„ hovedserienivĂ„ skal man alltid velge Opprett serie som fĂžrste underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. SĂ„ om hovedserien er A – MĂžteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier pĂ„ samme nivĂ„ Aa, Ab, Ac osv, og man kan ogsĂ„ ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. NĂ„r man er ferdig med serienivĂ„ velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker pĂ„ Lag og legg til sĂžsken fĂ„r man ett nytt stykke, mens om man trykker pĂ„ Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.

Det er ogsÄ mulig Ä opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved Ä bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved Ä gÄ inn pÄ Þnsket underliggende nivÄ i nedre halvdel av visningsruten.

I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:

image-20240320-123848.png

NĂ„r fanene er merket med gult betyr det at det er underliggende elementer, eller at det er lagt inn informasjon i disse fanene.

Ved Ä trykke pÄ Serie fÄr man se eventuelle underserier, og man fÄr muligheten til Ä opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.

image-20240320-124531.png

Trykk pÄ Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.

image-20240320-124755.png

Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Man kan tilpasse hvilke felter man Þnsker Ä ha med, felter som sjelden eller aldri brukes kan med fordel fjernes. Dette gjÞres ved Ä gÄ pÄ sirkelen med 3 vertikale prikker ved siden av Legg til, og sÄ velge Tilpass.

image-20240320-125216.png

Det kommer opp en liste over innstillingene for arkivenhets-nivÄet man Þnsker Ä endre pÄ. Alt som er i det blÄ feltet med en X etter er registreringfelter som vises. Alt pÄ det hvite feltet med en + etter (en mye lengre liste enn det som vises pÄ bildet under) er registreringsfelter som kan legges til. Ved Ä trykke pÄ en X fjernes ett registreringsfelt (og legges til i det hvite omrÄdet sÄ det kan hentes opp igjen ved behov), og ved Ä trykke pÄ en + legges ett registreringsfelt til i registreringsbildet.

image-20240320-125914.png

 

I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man ogsÄ velge Ä Opprette flere barn. Man kan gjÞre det som vist ovenfor, ved Ä gÄ inn i fanen for Þnsket underliggende enhet, eller man kan gjÞre det fra den horisontale menylinjen.

image-20240321-122805.png

 

Trykk pÄ knappen, og velg type barn. PÄ serienivÄ er valgene Serie, Stykke og Mappe (stÄr man pÄ stykke-nivÄ er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved Ä velge Stykke Äpnes feltet for Ä registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forlÞpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.

image-20240321-124158.png

 

Denne funksjonen kommer man altsÄ til bÄde ved Ä trykke pÄ Opprett flere underliggende enheter, og ved Ä gÄ pÄ Þnsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen pÄ hÞyre siden.

image-20240321-124720.png

 

Man kan ogsÄ Batch-opprette barn, en funksjon hvor X-antall stykker eller mapper opprettes i en omgang, og hvor alle da er kopi av enheten man velger som mal. Ved ulike Ärstall el.lign. mÄ man inn og endre dette for hver enkelt enhet i etterkant.

Denne funksjonen finner man i strukturtreet. StÄ pÄ stykket eller mappen man vil bruke som mal, hÞyreklikk og velg Batch-opprett.

Man velger sÄ hvor mange nye enheter (kopier) man Þnsker.

NĂ„r antall er valgt, trykk Opprett.

GÄ sÄ inn pÄ den enkelte nyopprettede enhet og endre Ärstall el.lign. ved behov.

Flytting

Flytting av arkivenheter

Flytting av arkivenheter foregÄr fra visningsruten til ovenforliggende nivÄ. Dvs man stÄr pÄ nivÄet over det man skal flytte i strukturtreet, og gÄr inn pÄ enhetene som skal flyttes ved Ä velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man gÄr for Ä opprette nye underliggende enheter. Skal man flytte stykker stÄr man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og gÄr inn pÄ Stykker nede pÄ hÞyre side.

image-20250110-123724.png

 

I dette eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Bb. Jeg stÄr dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Bb, som er markert i strukturtreet), og gÄr inn pÄ Stykker nede pÄ hÞyre side.

NÄr jeg har funnet det som skal flyttes sÄ trykker jeg pÄ sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen nederst til hÞyre. Det kommer opp en meny og jeg velger en eller annen variant av Flytt.

image-20250110-124222.png

 

Ved Ä velge alternativet som bare heter Flytt kan jeg velge Ä flytte en eller flere enheter av gangen. Jeg trykker pÄ Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i en flytteoperasjon.

image-20250110-124835.png

Jeg har haket av for fire stykker jeg Ăžnsker Ă„ flytte. Jeg kan velge Ă„ trykke Flytt 4 elementer (da vil stykkene beholde sin eksisterende id etter flyttingen), eller jeg kan velge Flytt og regenerer 4 elementer (de vil da fĂ„ oppdatert id’ene etter hvor de blir plassert i sin nye serie, og eventuelle eksisterende stykker i den serien som mĂ„tte bli liggende etter disse vil ogsĂ„ fĂ„ oppdatert sin id).

Jeg velger nÄ det siste alternativet.

Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan jeg velge Ä flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Jeg kan velge Last flere pÄ underliggende nivÄ for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere pÄ overordnet nivÄ for Ä fÄ opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller jeg kan sÞke opp arkivet jeg Þnsker Ä flytte til ved Ä benytte sÞkefeltet Þverst.

 

image-20250110-130116.png

 

Jeg gÄr inn pÄ arkivet jeg Þnsker Ä flytte til, og Äpner strukturtreet slik at jeg kan vise hvor jeg vil at enhetene skal ligge.

Pilene som peker opp og ned er Regenerer fÞr og Regenerer etterpÄ -piler.

Om flere enheter skal inn pĂ„ samme sted velger jeg dette stedet i strukturtreet, og legger alle enhetene inn pĂ„ en gang. Enhetene fĂ„r automatisk oppdatert id. Skal flere enheter inn i samme serie/stykke, men pĂ„ ulike steder i denne, sĂ„ kan jeg flytte en og en enhet dit den skal. Alternativt kan jeg ogsĂ„ velge Ă„ legge alle stykkene inn pĂ„ ett sted, og sĂ„ flytte de til riktig sted ved sorteringsfunksjonen eller ved drag n’drop i etterkant. Jeg mĂ„ da huske Ă„ rette opp id’ene.

I dette tilfelle skal stykkene under Bb flyttes inn sist i Ba. Jeg trykker dermed pÄ den nedadgÄende pilen etter stykke L0006 i serie Ba.

 

Etter en flytteoperasjon mÄ man gjerne gÄ inn pÄ ovenforliggende enhet i strukturtreet, hÞyreklikke, og velge Oppdater.

 

image-20240417-115345.png

GÄr jeg sÄ inn pÄ serien jeg flyttet til vil jeg se at den flyttede enheten med id L0001 fra serie Ab (1970) har lagt seg fÞrst, mens stykke L0001 fra serie Aa (1980) ligger som nr to. Den flyttede L0002 (1971) fra serie Ab har lagt seg foran L0002 (1981) fra serie Aa, mens denne igjen ligger foran stykke L0003 (1972) fra serie Ab. SÄ alt er nÄ sortert fÞrst etter id, sÄ kronologisk.

Alle feltene over stykkene gir mulighet for sortering. Ved Ä trykke pÄ Startdato kan jeg sortere hele listen kronologisk, ved Ä trykke pÄ Navn-feltet kan den sorteres alfabetisk, osv.

Om jeg er fornÞyd med oppsettet slik det nÄ ser ut mÄ jeg regenerere id, slik at ikke flere stykker har samme id. Det gjÞr jeg ved Ä trykke pÄ sirkelen med de tre vertikale prikkene, og sÄ velge Regenerer identifikator.

image-20240417-115735.png

[Jeg har nĂ„ Ă„pnet en drag’n drop-funksjon, sĂ„ jeg kan nĂ„ ta tak i en enhet og flytte rundt pĂ„ den ved Ă„ dra den opp eller ned. Denne funksjonen kan benyttes nĂ„r man skal flytte stykker innen en serie, eller mapper innen ett stykke.]

Etter Ä ha trykket pÄ Regenerer identifikator fÄr jeg opp to nye knapper:

image-20240417-115910.png

Jeg mÄ velge Regenerer identifikator en gang til, og fÄr sÄ opp bildet under:

 

image-20240417-120300.png

Om enhetene skal starte pÄ 1 trykker jeg pÄ Generere. Om jeg vil at de skal starte pÄ ett annet nummer sÄ legger jeg in det.

Stykkene vil sÄ fÄ id etter rekkefÞlgen de ligger i.

Flytting med automatisk regenerering av id. Alternativt kan jeg ogsÄ velge Ä legge stykkene inn pÄ spesifikke steder i serien de skal flyttes til ved Ä benytte Regenerer fÞr og Regenerer etter-pilene ved stykkene i serien man skal flytte til. Jeg vil da vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, men om jeg skal flytte flere enheter til ulike steder i en serie betyr dette at jeg mÄ flytte i flere omganger.

Etter de andre stykkene i flytte-strukturtreet er det piler som peker oppover og nedover. Trykker jeg pÄ en pil som peker oppover vil enheten som skal flyttes legge seg fÞr den hvis pil jeg trykket pÄ. Og trykker jeg pÄ en pil som peker nedover vil arkivenheten som skal flyttes legge seg etter.

Ved denne flytte-metoden vil alle enhetene umiddelbart fĂ„ oppdaterte id’er.

image-20240417-131731.png

De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. PÄ de to siste bildene vil knappene nede nÄ vÊre erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.

Jeg vil nÄ flytte to stykker pÄ denne andre mÄten.

Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og fÄr opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.

Stykkene skal ligge sist i serie Ab i arkivet P-test2-Oktober-arkiv. Jeg gÄr da inn pÄ L0007 og velger Regenerer etter-pilen.

Dette er serien stykkene ble flyttet fra, og Þverst ligger meldingen om at Det er noen endringer. Last listen pÄ nytt. NÄr jeg gjÞr det forsvinner de to stykkene jeg har flyttet fra denne listen.

Jeg kan sÄ gÄ inn i arkivet og serien jeg flyttet stykkene til.

Stykkene jeg flyttet har nÄ havnet i riktig serie, og fÄtt id L008 og L0009.

Inkorporering

Om det dukker opp ett stykke som skulle vĂŠrt innimellom allerede eksisterende stykker sĂ„ kan man pĂ„ vanlig vis flytte disse til riktig plass ved Ă„ endre id. HĂžrer det nye stykket til mellom L0007 og L0008 kan man flytte det til riktig plass ved Ă„ endre id’en til L0007a.

Ved lagring vil stykket legge seg pÄ riktig plass. Man kan sÄ gi det riktig id ved Ä velge Regenerer identifikator i ettertid.

 Flytting innen samme stykke/serie

Om man skal flytte pÄ mapper i en boks eller stykker i en serie sÄ trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da stÄr man pÄ ovenforliggende nivÄ, gÄr inn pÄ fanen for arkivenhetene man skal flytte pÄ, gÄr pÄ den runde knappen med tre vertikale prikker ved siden av Legg til-knappen, og velger Regenerer identifikator.

image-20240322-120957.png

NĂ„r dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for Ă„ flytte Ăžnskede enheter rundt i boksen eller serien. Ta tak i enheten man vil flytte ved Ă„ holde markĂžren over den og venstreklikk, dra den sĂ„ til Ăžnsket plassering. Man kan ogsĂ„ sortere enhetene kronologisk (trykk pĂ„ Startdato over listen med enheter), alfabetisk (trykk pĂ„ Navn), eller etter andre sorteringskriterier. NĂ„r alt er plassert i riktig rekkefĂžlge trykker man pĂ„ Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil fĂ„ id etter rekkefĂžlgen de ligger i.

Klausuler/restriksjoner

Klausuler/restriksjoner kan settes pÄ alle nivÄer, og det er en egen fane for dette i visningsruten.

Øverst er restriksjonene som er lagt inn pÄ dette nivÄet, og her kan man ogsÄ legge inn nye. Nedenfor er eventuelle arvede restriksjoner, dvs her vil eventuelle restriksjoner satt pÄ ett ovenforliggende nivÄ vises.

Trykk Legg til, og du fÄr opp fÞlgende bilde:

Klausuler fÞlger prosjektet (/avdelingen), og man kan velge Ä legge inn noen faste klausuler som da er forhÄndsdefinerte og kan velges ved behov. Disse vil ligge tilgjengelig ved Ä gÄ inn i feltet merket Restriksjon.

Er det ikke opprettet noen klausuler, eller ingen av den typen man trenger, oppretter man en ny ved Ä trykke pÄ Ny restriksjon Þverst i venstre hjÞrne over feltet for Restriksjon. Registreringsbildet for klausuler kommer opp.

Man velger type (Avtale om skjerming, Fritt tilgjengelig, Fysisk sperring eller Lovhjemlet skjerming), kategori (eksempelvis Sperret pga. fysisk tilstand, Taushetsbelagt/Unntatt offentligheten osv), hjemmel og antall Är. UtlÞpsÄr og omfang (total eller uspesifisert) samt tekst i beskrivelsesfeltet er informasjon som gjelder klausulens relasjonen til denne spesifikke arkivenheten.

En klausul opprettet pÄ overliggende nivÄ vil vÊre synlig pÄ underliggende nivÄer under Arvede restriksjoner.

Utskrifter

Arkiv- og serielister

For utskrifter gÄr man til meny-knappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til hÞyre).

image-20250109-154936.png

For arkivliste gÄ pÄ Eksport i menyen som dukker opp, og velg Skriv ut arkivliste i den nye menyen du da fÄr opp. StÄr man pÄ arkiv-nivÄ fÄr man en arkivliste som omfatter hele arkivet, stÄr man pÄ serienivÄ fÄr man kun serien man stÄr pÄ med underliggende enheter.

image-20250109-160323.png

I utskrifter pÄ arkivnivÄ finnes ogsÄ alternativene Skriv ut serieliste som gir oversikt over alle arkivets serier og underserier med ytterÄr, og Skriv ut restriksjonsliste som gir oversikt over alle restriksjoner som finnes i arkivet, og hvilke arkivenheter som er knyttet til de ulike restriksjonene.

Under Eksport i den fÞrste menyen ligger Eksporter etiketter. Man kan velge mellom store, medium eller smÄ etiketter. Man kan ogsÄ velge stor med QR-kode, og bare QR-kode.

Utskrifts-filen lagres pÄ maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres pÄ vanlig vis.

Etiketter

For Ä skrive ut etiketter gÄr man til menyknappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til hÞyre). GÄ til Eksport i menyen, og velg Eksporter etiketter. Her kan velge mellom fem standardetiketter:

  1. Liten

  1. Middel

  1. Stor

  1. Stor med QR

  1. QR kode

Skjermbilde 2024-12-16 124333.png

Egendefinerte etikettmaler

Ønsker man egendefinerte etikettmaler, er dette ogsÄ mulig. For Ä opprette dette stÄr man pÄ prosjektet man Þnsker Ä lage etiketter til, hÞyreklikk og velg Etikettmaler. Her kan man selv definere stÞrrelse, seksjoner og innholdet pÄ etikettene.

Skjermbilde 2024-12-12 090329.png

For Ä lage en ny etikettmal, starter man med Ä kopiere en av standardetikettene. Velg mellom liten, middel, stor eller stor med QR i visningsruten. NÄr man stÄr pÄ den standardetiketten man Þnsker Ä kopiere, klikker man pÄ kopiknappen i menylinjen pÄ hÞyre side av skjermen. Den kopierte standardetikken dukker opp i en ny fane i visningsruten og man kan begynne Ä endre den slik man Þnsker.

Skjermbilde 2024-12-12 090433.png

I menylinjen til hÞyre for visningsruten legger man inn navn pÄ etikettmalen i Þverste felt. Dette er kun navnet pÄ etikettmalen og vil ikke vÊre synlig pÄ selve etiketten. Hver mal mÄ ha et unikt navn.

Skjermbilde 2024-12-16 131136.png

I feltet Seksjonsegenskaper i menylinjen velger man bakgrunnsfarge og legger til seksjoner.

Under Bakgrunnsfarge velger man hvilken farge etiketten skal ha. Man kan ha samme farge pÄ hele etiketten eller legge inn forskjellige farger. For Ä fÄ samme farge pÄ hele etiketten trenger man bare Ä klikke pÄ den rÞde firkanten og velge farge. Hvis man Þnsker forskjellige farger pÄ ulike seksjoner, klikker man pÄ den seksjonen av etiketten man Þnsker Ä farge i visningsruten. NÄr seksjonen er markert, klikker man pÄ den rÞde firkanten og velger farge. Klikker man pÄ den gule firkanten med bilde av et viskelÊr, tilbakestilles fargen pÄ etiketten til opprinnelig farge.

Skjermbilde 2024-12-12 094017.png

For Ä legge til en ny seksjon, klikker man pÄ knappen + Del. PÄ etiketten i visningsruten vil det dukke opp en ny seksjon som man kan flytte dit man Þnsker ved hjelp av pilene i menylinjen. Hvis man Þnsker Ä legge til en underseksjon under en allerede eksisterende seksjon, klikker man pÄ den seksjonen man Þnsker Ä lage en underseksjon under. NÄr riktig seksjon er markert, klikker man pÄ knappen + Del. PÄ etiketten i visningsruten vil det dukke opp en underseksjon under den markerte seksjonen.

Skjermbilde 2024-12-12 094454.png
Skjermbilde 2024-12-16 122904.png

NÄr man oppretter en ny seksjon, kan feltet Matrisefelt vÊre blankt. Er Matrisefelt blankt, vil all informasjon under seksjonen for innhold vÊre tilgjengelig. Velger man Serieforeldre eller Mapper, som er enheter det ofte er flere av, blir informasjon under seksjonen for innhold repetert for hver enkelt enhet. Valget man gjÞr her, vil pÄvirke hva man fÄr opp av felt under Innhold. Se eget punkt om dette.

Skjermbilde 2024-12-12 095250.png

NÄr man oppretter en ny seksjon, kan man velge om feltene pÄ etiketten skal vÊre synlig eller ikke avhengig av om det er lagt inn informasjon i feltene eller ikke. Dette gjÞr man ved Ä velge Avhengige felt. Det dukker opp en liste hvor man krysser av de feltene man Þnsker skal vÊre avhengige. Er det lagt inn informasjon i feltene, vil de bli med pÄ etiketten. Er det ikke lagt inn informasjon i feltene, vil de bli utelatt fra etiketten.

Skjermbilde 2024-12-12 095304.png

For Ä justere bredde og hÞyde pÄ seksjonene mÄ man til feltet Bredde/HÞyde. Se eget punkt om dette.

I feltet Innhold kan man legge til eller fjerne felt (Field), tekst (Text) og QR-kode.

Legger man til Field, fĂ„r man opp en liste med felter man kan velge fra. Hva man fĂ„r opp i lista vil avhenge av hva man valgte i Matrisefelt under Seksjonsegenskaper i menylinjen. Se tidligere punkt om dette. For Ă„ lage et nytt felt, mĂ„ man klikke pĂ„ den seksjonen eller den arkivenheten pĂ„ etiketten i visningsruten man Ăžnsker at feltet skal legge seg under. NĂ„r riktig seksjon eller arkivenhet er markert, klikk + Field og velg felt fra lista. Hvis man velger Ă„ legge inn flere felt etter hverandre, mĂ„ feltene skilles med en Separator. Man kan velge enten , eller – som separator.

Skjermbilde 2024-12-12 095634.png

 

Skjermbilde 2024-12-12 095648.png

Legger man til Text, fĂ„r man opp et blankt felt hvor man kan skrive inn egen tekst. For Ă„ legge inn ny tekst, mĂ„ man klikke pĂ„ den seksjonen eller den arkivenheten pĂ„ etiketten i visningsruten man Ăžnsker at teksten skal legge seg under. NĂ„r riktig seksjon eller arkivenhet er markert, klikk + Text og skriv inn Ăžnsket tekst. Hvis man velger Ă„ ha flere felt med tekst etter hverandre, mĂ„ de skilles med en Separator. Man kan velge enten , eller – som separator.

Skjermbilde 2024-12-12 095702.png

 

Skjermbilde 2024-12-12 095803.png

 

Skjermbilde 2024-12-12 095814.png

Legger man til QR, vil man ikke fÄ mulighet til Ä legge inn Field eller Text. StÞrrelsen pÄ QR-koden og seksjonen for QR-koden kan tilpasses etiketten.

Skjermbilde 2024-12-12 100750.png

Det er ogsÄ mulig Ä fjerne felter, tekst og QR-kode fra etikettmalen, bÄde fra standardetiketten og det man har lagt inn selv. For Ä fjerne noe, klikker man slik at det man Þnsker Ä fjerne blir markert pÄ etiketten i visningsruten. Hvis det er et felt eller en tekst man har markert, vil det dukke opp sletteknapper i menylinjen. For Ä slette, klikker man pÄ disse. Hvis det er QR-kode man har markert, klikk pÄ ikonet for QR-kode slik at QR-koden blir borte fra etiketten i visningsruten.

Skjermbilde 2024-12-12 101124.png

I feltet Tekststil kan man gjÞre endringer pÄ teksten. Her kan man velge justering, skriftstil, stÞrrelse pÄ tekst (font size (pt)) og farge. Man kan endre pÄ hele eller deler av teksten. Hvis man vil endre pÄ alt av tekst, klikker man bare pÄ valgene i menylinjen. Ønsker man Ä justere eller velge en annen skriftstil, klikker man pÄ Þnsket justering og skriftstil. Ønsker man Ä endre pÄ stÞrrelse, legger man inn Þnsket stÞrrelse. Ønsker man Ä endre farge, trykker man pÄ den rÞde firkanten og velger farge. Klikker man pÄ den gule firkanten med bilde av et viskelÊr, tilbakestilles fargen pÄ teksten til opprinnelig farge. For Ä gjÞre endringer pÄ deler av teksten, klikker man pÄ etiketten i visningsruten slik at feltet med den teksten man vil endre blir markert. Deretter legger man inn det man Þnsker i menylinjen pÄ samme mÄte som nÄr man endrer alt av tekst.

Skjermbilde 2024-12-12 102906.png

I feltet Bredde/HÞyde kan man endre bredde og hÞyde pÄ etiketten. Man fÄr ogsÄ valget om man Þnsker Ä sentrere vertikalt eller ikke. Det er viktig at bredde og hÞyde blir tilpasset slik at alt av tekst er innenfor rammen til etiketten. Hvis dette ikke blir gjort, vil man ikke klare Ä eksportere etiketten senere. En mÄte Ä sjekke om alt er innenfor rammene pÄ, er Ä se om det dukker opp et rullefelt pÄ etiketten i visningsruten. Hvis et rullefelt har dukket opp, er noe av teksten utenfor rammene, og man mÄ inn og endre pÄ etikettmalen.

Skjermbilde 2024-12-12 103357.png
Skjermbilde 2024-12-16 123815.png

I feltet Border (pt) kan man legge inn rammer. Pass pÄ at teksten ikke havner utenfor rammene til etiketten.

Skjermbilde 2024-12-12 103415.png

Feltet Padding (mm) kommer opp som et valg i menylinjen om man markerer en seksjon av etiketten i visningsruten. Her kan man finjustere avstanden mellom seksjonene. Pass pÄ at teksten ikke havner utenfor rammene til etiketten.

Skjermbilde 2024-12-12 103622.png

NÄr man er fornÞyd med etikettmalen, trykker man pÄ lagreknappen pÄ hÞyre side av skjermen i menylinjen. Hvis man vil begynne pÄ nytt, trykker man pÄ restaurereknappen. Dette vil fjerne alle endringer man har gjort. Ønsker man Ä slette hele malen, klikker man pÄ slettknappen.

Skjermbilde 2024-12-12 103935.png

Lagrede egendefinerte etikettmaler vil dukke opp som et valg pÄ samme sted som standardetikettene. VÊr oppmerksom pÄ at disse er knyttet til prosjektet, som betyr at om prosjektet blir slettet, vil etikettmalene man har opprettet under prosjektet ogsÄ slettes.

AktĂžr

Opprette ny aktĂžr

Til hÞyre for prosjektet/avdelingen i strukturtreet er det en «trakt». Ved Ä trykke pÄ den kan man velge Ä bare fÄ opp aktÞrene i strukturtreet.

 

Ved Ä hÞyreklikke pÄ prosjektet/avdelingen i strukturtreet fÄr man opp en meny hvor man kan velge Opprett AktÞr.

 

 

AktÞr-ID blir automatisk generert, men kan overskrives. Husk at hver aktÞr skal ha en unik ID i basen. De andre obligatoriske feltene er Navn og Status. Status er henholdsvis Aktiv eller Passiv. Videre kan man fylle inn start- og sluttdato, AktÞr hovedtype (Institusjon eller Person), Aldersgruppe (dvs aktÞrens fokus), Arkivplan, Beskrivelse, Historikk, Internett adresse, KjÞnn (ogsÄ aktÞrens fokusomrÄde), Profesjon/yrke.

NĂ„r de Ăžnskede feltene er fylt ut kan man velge mellom Lag og legg til sĂžsken (dvs en ny aktĂžr), Lag og legg til barn (dvs opprett en underliggende aktĂžr) og Opprett.

Ved Ä trykke pÄ Lag og legg til barn fÄr man opp en meny med mulighet for videre detalj registrering.

 

Denne samme menyen fÄr man ogsÄ opp ved Ä hÞyreklikke pÄ den aktuelle aktÞren i strukturtreet, og dette er de samme feltene som man fÄr i visningsruten til en aktÞr.

Det kan her opprettes: Adresse, AktĂžr fil, AktĂžr realsjon, AktĂžrstruktur, Alternativt navn, AktĂžrklassifikasjon, Kontakter, NĂŠringskategorier, og Organisasjonskategorier.

NÄr man skal legge inn adresse fÄr man opp historiske kommuner ogsÄ, slik at man kan velge den kommunen aktÞren holdt til i selv om denne ikke lenger eksisterer.

 

Å registrere en ny aktþr fra arkivenheten ved opprettelse av relasjonen arkivenhet/aktþr

En ny aktÞr kan ogsÄ registreres fra arkivet aktÞren skal knyttes til. NÄr man skal opprette en relasjon mellom arkivet (eller arkivenheten) og en aktÞr kan man, om aktÞren ikke er opprettet, velge Ä registrere en ny aktÞr.

GĂ„ inn i fanen for AktĂžrer i visningsruten for arkivenheten. Velg Legg til.

 

Ett nytt dialog-vindu Ă„pnes, og man kan sĂžke opp aktĂžren man Ăžnsker Ă„ knytte til. Om aktĂžren enda ikke er registrert velger man New.

Man fÄr da opp samme aktÞr-registrerings-bilde som vist ovenfor.

NÄr arkiv og aktÞr skal knyttes sammen mÄ man ogsÄ velge en relasjon. Arkivskaper er den viktigste relasjonen, men man kan ogsÄ velge Arkiveier, Fotograf, Arkitekt og flere andre relasjonstyper.  

Aksesjon

Opprette ny aksesjon

Man oppretter aksesjoner ved Ä stÄ pÄ avdelingen/prosjektet i strukturtreet og hÞyreklikke, og sÄ velge Opprett aksesjon fra menyen som dukker opp.

 

Man fÄr da opp dette bildet:

 

Aksesjonsnummer blir automatisk generert, men kan overskrives. Legg inn aktÞren som oversender aksesjonen. Fyll ut eventuell beskrivelse, legg inn fagansvarlig, kvitteringsdato, mottatt dato, mottatt sted og eventuelt saksnummer. Under Omfang enhet kan man velge enhetstype som hyllemeter, antall arkivstykker, GB, filer osv. Under Omfang legger man inn antallet. Ved blandede arkiver kan man ogsÄ legge inn mer detaljert beskrivelse og mengde i feltet Beskrivelse.

NÄr aksesjonen er ferdig registrert velger man Opprett, Opprett og legg til sÞsken (dvs ny aksesjon), eller Opprett og legg til barn. Ved sistnevnte fÄr man tilgang til Ä registrere tilvekst.

Tilvekst kan ogsÄ legges til i fanene nÄr aksesjonen er opprettet. I fanene kan man ogsÄ legge til flere aktÞrer (aktÞren som har oversendt materialet kommer automatisk opp), og man kan knytte til klausuler/restriksjoner.

Magasinstyring

Opprette nytt magasin

image-20240116-133535.png

Magasinstyringen er en egen modul som krever spesiell tilgang. Man kommer til modulen ved Ä gÄ pÄ Komponenter i den vertikale menyen pÄ venstre side. Finner man ikke Magasinstyring under Komponenter sÄ har ikke institusjonen valgt Ä ta i bruk denne modulen, eller sÄ har den pÄloggede bruker ikke tilgang til modulen.

Øverst finner vi en menylinje hvor man kan opprette nye depot, man kan legge inn de vanlige formatene som A4 og folio, og man kan sÞke etter ledig plass i magasinene. Man kan ogsÄ flytte lagringsenheter og skanne QR-koder.

I strukturtreet pÄ venstre side ser man hvilke depot og magasiner som finnes i basen.

 Ved Ä hÞyreklikke pÄ Þnsket depot i strukturtreet fÄr man opp tre alternativer. Blyanten muliggjÞr redigering av depotet, sÞppel-bÞtten sletter depotet, og ved Ä trykke pÄ pluss-tegnet fÄr man opp registreringsbilde for magasin.

image-20240116-150218.png

 

NĂ„r man oppretter ett magasin legger man kun inn navn, type og eventuelt beskrivelse.

Man mÄ hÞyreklikke pÄ magasinet i strukturtreet og velge pluss-tegnet (Add batch) for Ä fÄ opp registreringsbildet hvor man kan legge inn antall reoler, fag, hyller, format og hyllebredde.

 

image-20240116-150819.png

 

Legg inn antall reoler, antall fag, fagenes bredde, antall hyller pr fag, og reolenes format (A4, folio osv). Om det er reoler med ulike formater, eller ulik bredde pÄ fagene sÄ legges de til i en egen operasjon.

Med fag og hyller ser det slik ut i strukturtreet:

image-20240116-152408.png

Man kan hĂžyreklikke pĂ„ den enkelte reol eller fag for Ă„ slette den, eller legge til flere “barn” (fag under reoler, og hyller under fag). Rediger gir mulighet til Ă„ legge til en beskrivelse av reolen. Man kan ogsĂ„ endre format pĂ„ reolen. PĂ„ fag vil Rediger ogsĂ„ gi mulighet til Ă„ endre hyllebredden pĂ„ faget. HĂžyreklikker man pĂ„ en hylle vil man kunne slette hyllen, og ogsĂ„ ved redigering kunne endre hyllens format.

Ved Ä markere ett magasin, en reol, ett fag, eller en hylle i strukturtreet fÄr man opp hyllens detaljer i visningsruten pÄ hÞyre side. I visningsruten vil man ogsÄ fÄ mulighet til Ä redigere, endre format, skrive ut strekkode og annet avhengig av hvilken typ enhet man har markert.

image-20240116-154935.png

Knytte arkivenheter til hylleplassering

I Asta 7 knyttes lagringsenhetene til hylleplassering nÄr de har fÄtt sin permanente plass i magasinene. Dette kan gjÞres for en og en lagringsenhet, eller det kan gjÞre for alle enhetene som skal i samme hylle, sÄfremt disse tilhÞrer samme serie.

Bestandsenheter er det som viser hvor mye plass ett arkiv tar, og er det som styrer magasin-kapasiteten, dvs ledig plass i magasinet. Bestandsenhet knyttes til hylleplassering og legges inn pÄ arkiv-nivÄ.

Man kan ogsÄ, ved behov, knytte arkivdel, serie/underserie og mapper til hylleplassering.

Skal man knytte en enkelt arkivenhet til hylleplassering gjÞres dette i registreringsbildet til den enkelte enhet. GÄ inn pÄ fanen Hylleplassering/Lagringsenhet i nedre del av visningsruten, og velg Opprett.

image-20240118-140131.png

Velg sÄ depot, magasin, reol, fag og hylle fra nedtrekksmenyene og trykk Lagre.

image-20240118-140602.png

Man kan knytte flere lagringsenheter av gangen til en hylleplassering ved Ä stÄ i registreringsbildet til ovenforliggende nivÄ (underserie), og gÄ inn pÄ fanen for stykker. Trykk pÄ sirkelen med tre vertikale prikker lengst nede til hÞyre og velg Opprett lagringsenheter .

image-20240118-141941.png

Velg hvilke enheter som skal knyttes til hylleplassering og trykk pÄ Legg til x enheter.

Ved flere depot, velg hvilket depot lagringsenhetene skal plasseres i. Velg sÄ magasin, reol, fag og hylle. NÄr alle feltene er fylt ut trykk pÄ Lagre.

Ved en serie som dekker flere hyller gjentas operasjonen for hver hylle.

Flytte lagringsenheter fra en hylle til en annen

Lagringsenhetene kan flyttes fra et sted til et annet i magasinstyringsmodulen.

GÄ inn pÄ hyllen hvor lagringsenhetene befinner seg, og trykk Select to move.

Velg enhetene som skal flyttes, eventuelt velg alle. Trykk pÄ Move. Velg hvor enhetene skal flyttes. Trykk pÄ Move igjen.

 

Bestandsenheter

Bestandsenheter kan legges til under fanen Lagringssted i visningsruten for arkiv.

Åpne fanen for Lagringssted og velg Legg til. Registreringsbildet for bestandsenhet kommer opp.

Fyll ut feltene. BestÄr arkivet av bare en bestandsenhet skriver man 1 i ID-feltet. Totalt omrÄde er bestandsenhetens volum i cm (hvor stor hylleplass den trenger). Beskrivelse - eksempelvis Hele arkivet, om arkivet bestÄr av en bestandsenhet. SÄ kommer feltene for plassering av bestandsenheten. Dette fungerer delvis som en sÞkefunksjon. Legg inn depot, magasin, format og eventuelt reol, og sÄ kan man sÞke etter ledig plass ved Ä trykke pÄ forstÞrrelsesglasset. Man fÄr da opp en oversikt over hvor bestandsenheten kan plasseres, man velger fra denne og trykker Opprett.

Programmet fordeler arkivenhetene pÄ det nÞdvendige antall hyller.

SĂžk

Enkelt sĂžk

NĂ„r man fĂžrst logger seg inn i basen fĂ„r man opp ett skjermbilde med forslag om to alternative sĂžk (pr nĂ„ Grunnleggende sĂžk – dvs standard sĂžk med filtre, og ForhĂ„ndssĂžk – hvor man kan bygge avanserte sĂžk og sette sammen kriterier). Dette er basert pĂ„ sĂžk man allerede har lagret, og alle lagrede sĂžk vil komme opp som lister under disse to sĂžkealternativene.

Man kommer til SÞk ved Ä trykke pÄ forstÞrrelsesglasset i den vertikale menylinjen pÄ venstre side.

SÞkefunksjonen kommer automatisk som Grunnleggende sÞk, men dette kan endres ved Ä velge Avansert oppe pÄ hÞyre side.

Ved grunnleggende sĂžk velger man fĂžrst avdeling (Velg prosjekter).

SÄ gÄr man inn pÄ Velg enheter. Her velger man hvor man skal sÞke, dvs i hvilke nivÄer. Her velger man arkivenhetstype, men ogsÄ innenfor nÊringskategori, aktÞrnotater og annet.

SĂ„ kan man velge felt. Navnfelt, innhold, dato-feltene, fysisk tilstand og annet. Hvilke felter man kan velge mellom varierer etter hvilke enheter man har valgt i scrollen ovenfor.

Velger man ett fritekst-felt som Navn eller Innhold fÄr man opp ett felt til under hvor man kan legge inn ett friktekst-sÞk i det aktuelle feltet.

I sĂžket under har valgt Ă„ sĂžke etter Startdato, og denne legges da inn i det fjerde feltet. Over trefflisten er det ett nytt sĂžkefelt hvor jeg kan legge inn ett fritekstsĂžk, og jeg vil da kun sĂžke innenfor trefflisten jeg fikk etter Startdato-sĂžket jeg la inn.

Avansert sĂžk

Velger man Avansert sÞk mÄ man ogsÄ starte med Ä velge Prosjekt.

NÄr Prosjekt er valgt fÄr man opp felt for Ä velge Arkivenhet.

NÄr man har lagt inn noe i felt to fÄr man opp strukturen for Ä kunne lage ganske avanserte sÞkestrenger med Samlinger og Regler.

I fĂžrste omgang Ăžnsker jeg bare Ă„ finne ut hvilke aktĂžrer som ligger inne med ett alternativt navn. Jeg velger Alternativt navn i Arkivenhet-feltet.

SÄ velger jeg Alternativt navn i det fÞrste sÞkefeltet, og sÄ velger jeg Finnes i den neste scrollen. Jeg Þnsker dermed treff pÄ alle enheter hvor alternativt navn finnes.

Eller jeg kan sÞke etter bankvirksomheter som startet opp pÄ 1930-tallet. Jeg velger da Ä sÞke innen AktÞr, NÊringskategori Bankvirksomhet, og Start dato Starter med 193.

Innstillinger

Man kommer til Innstillinger ved Ä fÞrst gÄ pÄ Komponenter nederst i den vertikale menylinjen pÄ venstre side, og sÄ pÄ Innstillinger, Þverst i den nye menyen som nÄ kommer opp.

Under Innstillinger kan man velge hvilke felter institusjonen er interessert i Ă„ bruke.

Man mÄ fÞrst velge hvilken avdeling innstillingene skal gjelde for i nedtrekksmenyen Þverst til venstre i visningsruten.

Man fÄr sÄ en oversikt over felt-typene. Etter hver felt-type er det en nedtrekksmeny hvor man kan velge hvilke felter man Þnsker Ä benytte.

FÞrst ligger Arkivenhetstittel. I nedtrekksmenyen her finner man en oversikt over hvilke arkivenhetstyper som ligger inne. Her velger man hvilke felter som skal vÊre synlige i strukturtreet. Standard for Asta er at arkivenhets-id og navn alltid vises i strukturtreet, men man kan altsÄ her legge til flere felter som skal vÊre synlige.

Neste er Arkivenhetsfelt som gir oversikt over feltene i registreringsbildet. Her kan man velge hvilke felter institusjonen (dvs det enkelte prosjekt/avdeling) skal ha som standard ved Ă„ velge bort felter man ikke Ăžnsker Ă„ ha oppe. Man kan velge Ă„ ha ulike felter som standard for de ulike arkivenhetstypene. Man setter standarden hvor hver enkelt type ved fĂžrst Ă„ markere typen (eks. Arkiv eller Stykke), og sĂ„ fjerne eller legge til felter etter behov. Feltene markert med svart skrift og ett kryss er de som er valgt, de i gult med ett pluss er de man kan velge Ă„ legge til. Man kan her ogsĂ„ bruke Drag’n drop for Ă„ flytte rundt pĂ„ feltene slik at disse havner i Ăžnsket rekkefĂžlge. Men kan pĂ„ denne mĂ„ten skreddersy registreringsbildet og visningsruten for eget behov.

SĂ„ er det Arkivenhetsikon som gir oversikt over ikonene.

Den neste er Arkivenhetens medlemsfelt. Her kan man velge hvilke alternativer til underliggende enheter man Þnsker. Under Arkiv kan man ha Serie, Arkivdel, Relasjon, Fil, Tilvekst og URL som valg nÄr man skal opprette underliggende enhet, men man kan her velge Ä eksempelvis bare fÄ alternativene Serie og Arkivdel.

Under Standard enhetsfilter kan man velge om man Ăžnsker Ă„ fĂ„ opp kun Arkiv, AktĂžr eller Aksesjon i strukturtreet. Velger man Ingen filter kommer alle tre opp, og man kan man styre hva man har oppe ved Ă„ benytte “trakten” pĂ„ toppen av strukturtreet.

Feltverdisekvens/mĂžnster styrer tellesystemet i id-feltet, setter pre- og post-fix osv.

Feltverdikartlegging

Under Repository entities kan man velge hvilke arkivenhetstyper som skal kunne knyttes til lagringsenheter/hylleplassering. Default-innstilling der er for Þyeblikket Stykker, men man kan altsÄ velge andre arkivenhetstyper selv.

Bestillingssystem enheter gir mulighet til Ä velge hvilke enhetstyper som skal kunne legges til bestilling. Det vanlige her er Stykker og Mapper, men det er Äpnet for Ä velge andre arkivenhetsnivÄer.

Under Annen kan man velge mellom Ă„ vise enhetsikon eller enhetsnavn i treet.

Related content