Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
Om man trykker på mappen i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtreet som nå først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter”. Går man inn på noe i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om det man har markert vil komme opp i en visningsrute.
På bildet under er “avdelingen” (eller “prosjektet”) Asta ISAD(G) markert i strukturtreet, så informasjon om denne kommer opp i visningsruten med informasjon om antall arkiver som finnes i avdelingen, antall mapper, stykker osv.
Scroller man lengre ned i dette bildet vil man også få opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.
På venstre side er det en vertikal menylinje.
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulike alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Under her vil man også få opp Aksesjoner og Aktører som ligger under denne avdelingen/prosjektet.
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner åpner registreringsbildet for en ny aksesjon.
Opprett Aktør åpner registreringsbildet for en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum inkluderer Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane, Underliggende søk, Redigere og Opprett serie.
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Underliggende søk gir mulighet til å søke innen det markerte arkivet.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Redigere åpner arkivet (dvs arkivnivået i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde på høyre side.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Opprett Relasjon gir mulighet til å opprette en mellom dette og ett annet arkiv i basen.
Opprett fil gir mulighet til å knytte til en fil.
Opprett tilvekst gir mulighet til å opprette en tilvekst under arkivet.
Opprett URL
Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til XML/Asta-format).
Importer enkeltarkiv gir mulighet til å importere enkeltarkiver inn i basen.
Denne menyen endrer seg altså etter hvilket nivå man står på i strukturtreet. På serienivå kan man eksempelvis ikke opprette arkivdel som underliggende, men man kan derimot opprette stykker eller mapper som underliggende.
Står man på ett stykke eller en mappe i strukturtreet og høyreklikker vil menyen gi to nye funksjoner:
Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter når man skal bestille arkivmateriale, enten man ønsker materialet for bruk på lesesal eller digitalisert. Denne funksjonen ligger tidvis også inne på arkiv- og serienivå, dette er avhengig av den enkelte institusjons innstillinger.
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på. Denne er bare tilgjengelig når man står på ett stykke eller en mappe.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
Logger man seg på for første gang (eller ingen faner var åpne når programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid åpen og tilgjengelig ved å trykke på Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved å trykke på den første fanen.
Trykker man på mappe-ikonet på venstre side får man opp strukturtreet, og her vises arkivavdelingene som ligger i basen. Det logiske her er trolig en todeling; elektroniske arkiv (CRM) og papirarkiv (ISAD(G)). Har man flere avdelinger kan man også velge å dele inn i dette. Eller om man har en institusjon som består av tidligere uavhengige enheter kan man opprette avdelinger for arkivene til hver av de tidligere enhetene, samt en avdeling for eventuelle papirarkiver oppstått etter sammenslåingen.
Ved å trykke på en avdeling i strukturtreet åpnes en visningsrute på høyre side med informasjon om avdelingen man står på. Her får man også statistikk over underliggende enheter. Ved å klikke på pilen til venstre for avdelingen får man opp de underliggende enhetene, dvs selve arkivene (og/eller prosjektene).
Man kan også søke opp arkivet man er interessert i ved å legge inn id eller navn i det enkle søkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane på høyre side/i størstedelen av bildet.
På bildet over er det ekstremt mange felter, men under Innstillinger kan dette redigeres slik at man kun får opp de feltene man har behov for. Jeg vil litt senere i brukerhåndboken forklare hvordan dette gjøres.
Når man har fylt inn ID og navn på arkivet blir knappene nede på høyre side aktive.
Når man har fylt ut ønsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til søsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivå.
Velger man Lag og legg til barn må man videre velge hvilken type underliggende enhet man ønsker.
Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er også noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge å kun få opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel.
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man kan velge serie-ID fra denne.
Når feltene på hovedserienivå er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til søsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. Søsken gir en ny hovedserie, mens ved å velge barn får opp en meny med ulike alternative underliggende enheter basert på egne preferanser under Innstillinger.
På hovedserienivå skal man alltid velge Opprett serie som første underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. Så om hovedserien er A – Møteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier på samme nivå Aa, Ab, Ac osv, og man kan også ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. Når man er ferdig med serienivå velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker på Lag og legg til søsken får man ett nytt stykke, mens om man trykker på Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
Når fanene er merket med gult betyr det at det er underliggende elementer, eller at det er lagt inn informasjon i disse fanene.
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Man kan tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med, felter som sjelden eller aldri brukes kan med fordel fjernes. Dette gjøres ved å gå på sirkelen med 3 vertikale prikker ved siden av Legg til, og så velge Tilpass.
Det kommer opp en liste over innstillingene for arkivenhets-nivået man ønsker å endre på. Alt som er i det blå feltet med en X etter er registreringfelter som vises. Alt på det hvite feltet med en + etter (en mye lengre liste enn det som vises på bildet under) er registreringsfelter som kan legges til. Ved å trykke på en X fjernes ett registreringsfelt (og legges til i det hvite området så det kan hentes opp igjen ved behov), og ved å trykke på en + legges ett registreringsfelt til i registreringsbildet.
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn. Man kan gjøre det som vist ovenfor, ved å gå inn i fanen for ønsket underliggende enhet, eller man kan gjøre det fra den horisontale menylinjen.
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
Denne funksjonen kommer man altså til både ved å trykke på Opprett flere underliggende enheter, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
Man kan også Batch-opprette barn, en funksjon hvor X-antall stykker eller mapper opprettes i en omgang, og hvor alle da er kopi av enheten man velger som mal. Ved ulike årstall el.lign. må man inn og endre dette for hver enkelt enhet i etterkant.
Denne funksjonen finner man i strukturtreet. Stå på stykket eller mappen man vil bruke som mal, høyreklikk og velg Batch-opprett.
Man velger så hvor mange nye enheter (kopier) man ønsker.
Når antall er valgt, trykk Opprett.
Gå så inn på den enkelte nyopprettede enhet og endre årstall el.lign. ved behov.
Meny-knappen
For å få opp utskrifter o.l. går man til menyknappen som ligger helt til høyre i den horisontale menylinjen for arkivenheten. Det er knappen med tre vertikale prikker.
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Eksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.
Kopier objekt-sti kopierer arkivenhetens sti (dep.inst. id, arkiv-id, overliggende enheters id og arkivenhetens id som tilsammen utgjør dette arkivenhetens sti).
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er blant annet Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
For å skrive ut en arkivliste og enkelte andre utskrifter går man til meny-knappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til høyre). Gå på Eksport i menyen som dukker opp, og velg Skriv ut arkivliste i den nye menyen du da får opp.
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
I utskrifter på arkivnivå finnes også alternativene Skriv ut serieliste som gir oversikt over alle arkivets serier og underserier med ytterår, og Skriv ut restriksjonsliste som gir oversikt over alle restriksjoner som finnes i arkivet, og hvilke arkivenheter som er knyttet til de ulike restriksjonene.
Under Eksport i den første menyen ligger Eksporter etiketter. Man kan velge mellom store, medium eller små etiketter.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
Flytting
Alle arkivenheter kan flyttes, og det finnes en egen flyttefunksjon i Asta 7.
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå. Dvs man står på nivået over det man skal flytte i strukturtreet, og går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Skal man flytte stykker står man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
Når man har funnet det som skal flyttes så trykker man på sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen. Det kommer opp en meny med blandt annet alternativet Flytt.
I eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Ab. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Ab, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
Jeg trykker på Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i en flytteoperasjon.
Jeg trykker på Flytt x enheter-knappen.
Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan jeg velge å flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Jeg kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
Jeg går inn på arkivet jeg ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at jeg kan vise hvor jeg vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene (Flytt hit) viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
I dette tilfelle skal stykkene under Ab flyttes inn i Aa.
Trykker jeg på firkanten med pil etter Aa vil stykkene legge seg inn i serien, ordnet først etter id og så etter årstall eller alfabetisk. Alle arkivenhetene vil beholde sin opprinnelige id.
Etter en flytteoperasjon må man gjerne gå inn på ovenforliggende enhet i strukturtreet, høyreklikke, og velge Oppdater.
Går jeg så inn på serien jeg flyttet til vil jeg se at den flyttede enheten med id L0001 fra serie Ab (1970) har lagt seg først, mens stykke L0001 fra serie Aa (1980) ligger som nr to. Den flyttede L0002 (1971) fra serie Ab har lagt seg foran L0002 (1981) fra serie Aa, mens denne igjen ligger foran stykke L0003 (1972) fra serie Ab. Så alt er nå sortert først etter id, så kronologisk.
Alle feltene over stykkene gir mulighet for sortering. Ved å trykke på Startdato kan jeg sortere hele listen kronologisk, ved å trykke på Navn-feltet kan den sorteres alfabetisk, osv.
Om jeg er fornøyd med oppsettet slik det nå ser ut må jeg regenerere id, slik at ikke flere stykker har samme id. Det gjør jeg ved å trykke på sirkelen med de tre vertikale prikkene, og så velge Regenerer identifikator.
[Jeg har nå åpnet en drag’n drop-funksjon, så jeg kan nå ta tak i en enhet og flytte rundt på den ved å dra den opp eller ned. Denne funksjonen kan benyttes når man skal flytte stykker innen en serie, eller mapper innen ett stykke.]
Etter å ha trykket på Regenerer identifikator får jeg opp to nye knapper:
Jeg må velge Regenerer identifikator en gang til, og får så opp bildet under:
Om enhetene skal starte på 1 trykker jeg på Generere. Om jeg vil at de skal starte på ett annet nummer så legger jeg in det.
Stykkene vil så få id etter rekkefølgen de ligger i.
Flytting med automatisk regenerering av id. Alternativt kan jeg også velge å legge stykkene inn på spesifikke steder i serien de skal flyttes til ved å benytte Regenerer før og Regenerer etter-pilene ved stykkene i serien man skal flytte til. Jeg vil da vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, men om jeg skal flytte flere enheter til ulike steder i en serie betyr dette at jeg må flytte i flere omganger.
Etter de andre stykkene i flytte-strukturtreet er det piler som peker oppover og nedover. Trykker jeg på en pil som peker oppover vil enheten som skal flyttes legge seg før den hvis pil jeg trykket på. Og trykker jeg på en pil som peker nedover vil arkivenheten som skal flyttes legge seg etter.
Ved denne flytte-metoden vil alle enhetene umiddelbart få oppdaterte id’er.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og får opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.
Stykkene skal ligge sist i serie Ab i arkivet P-test2-Oktober-arkiv. Jeg går da inn på L0007 og velger Regenerer etter-pilen.
Dette er serien stykkene ble flyttet fra, og øverst ligger meldingen om at Det er noen endringer. Last listen på nytt. Når jeg gjør det forsvinner de to stykkene jeg har flyttet fra denne listen.
Jeg kan så gå inn i arkivet og serien jeg flyttet stykkene til.
Stykkene jeg flyttet har nå havnet i riktig serie, og fått id L008 og L0009.
Inkorporering
Om det dukker opp ett stykke som skulle vært innimellom allerede eksisterende stykker så kan man på vanlig vis flytte disse til riktig plass ved å endre id. Hører det nye stykket til mellom L0007 og L0008 kan man flytte det til riktig plass ved å endre id’en til L0007a.
Ved lagring vil stykket legge seg på riktig plass. Man kan så gi det riktig id ved å velge Regenerer identifikator i ettertid.
Flytting innen samme stykke/serie
Om man skal flytte på mapper i en boks eller stykker i en serie så trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da står man på ovenforliggende nivå, går inn på fanen for arkivenhetene man skal flytte på, går på den runde knappen med tre vertikale prikker ved siden av Legg til-knappen, og velger Regenerer identifikator.
Når dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for å flytte ønskede enheter rundt i boksen eller serien. Ta tak i enheten man vil flytte ved å holde markøren over den og venstreklikk, dra den så til ønsket plassering. Man kan også sortere enhetene kronologisk (trykk på Startdato over listen med enheter), alfabetisk (trykk på Navn), eller etter andre sorteringskriterier. Når alt er plassert i riktig rekkefølge trykker man på Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil få id etter rekkefølgen de ligger i.
Å sette klausuler
Klausuler/restriksjoner kan settes på alle nivåer, og det er en egen fane for dette i visningsruten.
Øverst er restriksjonene som er lagt inn på dette nivået, og her kan man også legge inn nye. Nedenfor er eventuelle arvede restriksjoner, dvs her vil eventuelle restriksjoner satt på ett ovenforliggende nivå vises.
Trykk Legg til, og du får opp følgende bilde:
Klausuler følger prosjektet (/avdelingen), og man kan velge å legge inn noen faste klausuler som da er forhåndsdefinerte og kan velges ved behov. Disse vil ligge tilgjengelig ved å gå inn i feltet merket Restriksjon.
Er det ikke opprettet noen klausuler, eller ingen av den typen man trenger, oppretter man en ny ved å trykke på Ny restriksjon øverst i venstre hjørne over feltet for Restriksjon. Registreringsbildet for klausuler kommer opp.
Man velger type (Avtale om skjerming, Fritt tilgjengelig, Fysisk sperring eller Lovhjemlet skjerming), kategori (eksempelvis Sperret pga. fysisk tilstand, Taushetsbelagt/Unntatt offentligheten osv), hjemmel og antall år. Utløpsår og omfang (total eller uspesifisert) samt tekst i beskrivelsesfeltet er informasjon som gjelder klausulens relasjonen til denne spesifikke arkivenheten.
En klausul opprettet på overliggende nivå vil være synlig på underliggende nivåer under Arvede restriksjoner.
Opprette ny aktør
Til høyre for prosjektet/avdelingen i strukturtreet er det en «trakt». Ved å trykke på den kan man velge å bare få opp aktørene i strukturtreet.
Ved å høyreklikke på prosjektet/avdelingen i strukturtreet får man opp en meny hvor man kan velge Opprett Aktør.
Aktør-ID blir automatisk generert, men kan overskrives. Husk at hver aktør skal ha en unik ID i basen. De andre obligatoriske feltene er Navn og Status. Status er henholdsvis Aktiv eller Passiv. Videre kan man fylle inn start- og sluttdato, Aktør hovedtype (Institusjon eller Person), Aldersgruppe (dvs aktørens fokus), Arkivplan, Beskrivelse, Historikk, Internett adresse, Kjønn (også aktørens fokusområde), Profesjon/yrke.
Når de ønskede feltene er fylt ut kan man velge mellom Lag og legg til søsken (dvs en ny aktør), Lag og legg til barn (dvs opprett en underliggende aktør) og Opprett.
Ved å trykke på Lag og legg til barn får man opp en meny med mulighet for videre detalj registrering.
Denne samme menyen får man også opp ved å høyreklikke på den aktuelle aktøren i strukturtreet, og dette er de samme feltene som man får i visningsruten til en aktør.
Det kan her opprettes: Adresse, Aktør fil, Aktør realsjon, Aktørstruktur, Alternativt navn, Aktørklassifikasjon, Kontakter, Næringskategorier, og Organisasjonskategorier.
Når man skal legge inn adresse får man opp historiske kommuner også, slik at man kan velge den kommunen aktøren holdt til i selv om denne ikke lenger eksisterer.
Å registrere en ny aktør fra arkivenheten ved opprettelse av relasjonen arkivenhet/aktør
En ny aktør kan også registreres fra arkivet aktøren skal knyttes til. Når man skal opprette en relasjon mellom arkivet (eller arkivenheten) og en aktør kan man, om aktøren ikke er opprettet, velge å registrere en ny aktør.
Gå inn i fanen for Aktører i visningsruten for arkivenheten. Velg Legg til.
Ett nytt dialog-vindu åpnes, og man kan søke opp aktøren man ønsker å knytte til. Om aktøren enda ikke er registrert velger man New.
Man får da opp samme aktør-registrerings-bilde som vist ovenfor.
Når arkiv og aktør skal knyttes sammen må man også velge en relasjon. Arkivskaper er den viktigste relasjonen, men man kan også velge Arkiveier, Fotograf, Arkitekt og flere andre relasjonstyper.
Opprette ny aksesjon
Man oppretter aksesjoner ved å stå på avdelingen/prosjektet i strukturtreet og høyreklikke, og så velge Opprett aksesjon fra menyen som dukker opp.
Man får da opp dette bildet:
Aksesjonsnummer blir automatisk generert, men kan overskrives. Legg inn aktøren som oversender aksesjonen. Fyll ut eventuell beskrivelse, legg inn fagansvarlig, kvitteringsdato, mottatt dato, mottatt sted og eventuelt saksnummer. Under Omfang enhet kan man velge enhetstype som hyllemeter, antall arkivstykker, GB, filer osv. Under Omfang legger man inn antallet. Ved blandede arkiver kan man også legge inn mer detaljert beskrivelse og mengde i feltet Beskrivelse.
Når aksesjonen er ferdig registrert velger man Opprett, Opprett og legg til søsken (dvs ny aksesjon), eller Opprett og legg til barn. Ved sistnevnte får man tilgang til å registrere tilvekst.
Tilvekst kan også legges til i fanene når aksesjonen er opprettet. I fanene kan man også legge til flere aktører (aktøren som har oversendt materialet kommer automatisk opp), og man kan knytte til klausuler/restriksjoner.
Innstillinger
Man kommer til Innstillinger ved å først gå på Komponenter nederst i den vertikale menylinjen på venstre side, og så på Innstillinger, øverst i den nye menyen som nå kommer opp.
Under Innstillinger kan man velge hvilke felter institusjonen er interessert i å bruke.
Man må først velge hvilken avdeling innstillingene skal gjelde for i nedtrekksmenyen øverst til venstre i visningsruten.
Man får så en oversikt over felt-typene. Etter hver felt-type er det en nedtrekksmeny hvor man kan velge hvilke felter man ønsker å benytte.
Først ligger Arkivenhetstittel. I nedtrekksmenyen her finner man en oversikt over hvilke arkivenhetstyper som ligger inne. Her velger man hvilke felter som skal være synlige i strukturtreet. Standard for Asta er at arkivenhets-id og navn alltid vises i strukturtreet, men man kan altså her legge til flere felter som skal være synlige.
Neste er Arkivenhetsfelt som gir oversikt over feltene i registreringsbildet. Her kan man velge hvilke felter institusjonen (dvs det enkelte prosjekt/avdeling) skal ha som standard ved å velge bort felter man ikke ønsker å ha oppe. Man kan velge å ha ulike felter som standard for de ulike arkivenhetstypene. Man setter standarden hvor hver enkelt type ved først å markere typen (eks. Arkiv eller Stykke), og så fjerne eller legge til felter etter behov. Feltene markert med svart skrift og ett kryss er de som er valgt, de i gult med ett pluss er de man kan velge å legge til. Man kan her også bruke Drag’n drop for å flytte rundt på feltene slik at disse havner i ønsket rekkefølge. Men kan på denne måten skreddersy registreringsbildet og visningsruten for eget behov.
Så er det Arkivenhetsikon som gir oversikt over ikonene.
Den neste er Arkivenhetens medlemsfelt. Her kan man velge hvilke alternativer til underliggende enheter man ønsker. Under Arkiv kan man ha Serie, Arkivdel, Relasjon, Fil, Tilvekst og URL som valg når man skal opprette underliggende enhet, men man kan her velge å eksempelvis bare få alternativene Serie og Arkivdel.
Under Standard enhetsfilter kan man velge om man ønsker å få opp kun Arkiv, Aktør eller Aksesjon i strukturtreet. Velger man Ingen filter kommer alle tre opp, og man kan man styre hva man har oppe ved å benytte “trakten” på toppen av strukturtreet.
Feltverdisekvens/mønster styrer tellesystemet i id-feltet, setter pre- og post-fix osv.
Feltverdikartlegging
Under Repository entities kan man velge hvilke arkivenhetstyper som skal kunne knyttes til lagringsenheter/hylleplassering. Default-innstilling der er for øyeblikket Stykker, men man kan altså velge andre arkivenhetstyper selv.
Bestillingssystem enheter gir mulighet til å velge hvilke enhetstyper som skal kunne legges til bestilling. Det vanlige her er Stykker og Mapper, men det er åpnet for å velge andre arkivenhetsnivåer.
Under Annen kan man velge mellom å vise enhetsikon eller enhetsnavn i treet.
Søk
Når man først logger seg inn i basen får man opp ett skjermbilde med forslag om to alternative søk (pr nå Grunnleggende søk – dvs standard søk med filtre, og Forhåndssøk – hvor man kan bygge avanserte søk og sette sammen kriterier). Dette er basert på søk man allerede har lagret, og alle lagrede søk vil komme opp som lister under disse to søkealternativene.
Man kommer til Søk ved å trykke på forstørrelsesglasset i den vertikale menylinjen på venstre side.
Søkefunksjonen kommer automatisk som Grunnleggende søk, men dette kan endres ved å velge Avansert oppe på høyre side.
Ved grunnleggende søk velger man først avdeling (Velg prosjekter).
Så går man inn på Velg enheter. Her velger man hvor man skal søke, dvs i hvilke nivåer. Her velger man arkivenhetstype, men også innenfor næringskategori, aktørnotater og annet.
Så kan man velge felt. Navnfelt, innhold, dato-feltene, fysisk tilstand og annet. Hvilke felter man kan velge mellom varierer etter hvilke enheter man har valgt i scrollen ovenfor.
Velger man ett fritekst-felt som Navn eller Innhold får man opp ett felt til under hvor man kan legge inn ett friktekst-søk i det aktuelle feltet.
I søket under har valgt å søke etter Startdato, og denne legges da inn i det fjerde feltet. Over trefflisten er det ett nytt søkefelt hvor jeg kan legge inn ett fritekstsøk, og jeg vil da kun søke innenfor trefflisten jeg fikk etter Startdato-søket jeg la inn.
Avansert søk
Velger man Avansert søk må man også starte med å velge Prosjekt.
Når Prosjekt er valgt får man opp felt for å velge Arkivenhet.
Når man har lagt inn noe i felt to får man opp strukturen for å kunne lage ganske avanserte søkestrenger med Samlinger og Regler.
I første omgang ønsker jeg bare å finne ut hvilke aktører som ligger inne med ett alternativt navn. Jeg velger Alternativt navn i Arkivenhet-feltet.
Så velger jeg Alternativt navn i det første søkefeltet, og så velger jeg Finnes i den neste scrollen. Jeg ønsker dermed treff på alle enheter hvor alternativt navn finnes.
Eller jeg kan søke etter bankvirksomheter som startet opp på 1930-tallet. Jeg velger da å søke innen Aktør, Næringskategori Bankvirksomhet, og Start dato Starter med 193.
Magasinstyring
Magasinstyringen er en egen modul som krever spesiell tilgang. Man kommer til modulen ved å gå på Komponenter i den vertikale menyen på venstre side. Finner man ikke Magasinstyring under Komponenter så har ikke institusjonen valgt å ta i bruk denne modulen, eller så har den påloggede bruker ikke tilgang til modulen.
Øverst finner vi en menylinje hvor man kan opprette nye depot, man kan legge inn de vanlige formatene som A4 og folio, og man kan søke etter ledig plass i magasinene. Man kan også flytte lagringsenheter og skanne QR-koder.
I strukturtreet på venstre side ser man hvilke depot og magasiner som finnes i basen.
Ved å høyreklikke på ønsket depot i strukturtreet får man opp tre alternativer. Blyanten muliggjør redigering av depotet, søppel-bøtten sletter depotet, og ved å trykke på pluss-tegnet får man opp registreringsbilde for magasin.
Når man oppretter ett magasin legger man kun inn navn, type og eventuelt beskrivelse.
Man må høyreklikke på magasinet i strukturtreet og velge pluss-tegnet (Add batch) for å få opp registreringsbildet hvor man kan legge inn antall reoler, fag, hyller, format og hyllebredde.
Legg inn antall reoler, antall fag, fagenes bredde, antall hyller pr fag, og reolenes format (A4, folio osv). Om det er reoler med ulike formater, eller ulik bredde på fagene så legges de til i en egen operasjon.
Med fag og hyller ser det slik ut i strukturtreet:
Man kan høyreklikke på den enkelte reol eller fag for å slette den, eller legge til flere “barn” (fag under reoler, og hyller under fag). Rediger gir mulighet til å legge til en beskrivelse av reolen. Man kan også endre format på reolen. På fag vil Rediger også gi mulighet til å endre hyllebredden på faget. Høyreklikker man på en hylle vil man kunne slette hyllen, og også ved redigering kunne endre hyllens format.
Ved å markere ett magasin, en reol, ett fag, eller en hylle i strukturtreet får man opp hyllens detaljer i visningsruten på høyre side. I visningsruten vil man også få mulighet til å redigere, endre format, skrive ut strekkode og annet avhengig av hvilken typ enhet man har markert.
Knytte arkivenheter til hylleplassering
I Asta 7 knyttes lagringsenhetene til hylleplassering når de har fått sin permanente plass i magasinene. Dette kan gjøres for en og en lagringsenhet, eller det kan gjøre for alle enhetene som skal i samme hylle, såfremt disse tilhører samme serie.
Bestandsenheter er det som viser hvor mye plass ett arkiv tar, og er det som styrer magasin-kapasiteten, dvs ledig plass i magasinet. Bestandsenhet knyttes til hylleplassering og legges inn på arkiv-nivå.
Man kan også, ved behov, knytte arkivdel, serie/underserie og mapper til hylleplassering.
Skal man knytte en enkelt arkivenhet til hylleplassering gjøres dette i registreringsbildet til den enkelte enhet. Gå inn på fanen Hylleplassering/Lagringsenhet i nedre del av visningsruten, og velg Opprett.
Velg så depot, magasin, reol, fag og hylle fra nedtrekksmenyene og trykk Lagre.
Man kan knytte flere lagringsenheter av gangen til en hylleplassering ved å stå i registreringsbildet til ovenforliggende nivå (underserie), og gå inn på fanen for stykker. Trykk på sirkelen med tre vertikale prikker lengst nede til høyre og velg Opprett lagringsenheter .
Velg hvilke enheter som skal knyttes til hylleplassering og trykk på Legg til x enheter.
Ved flere depot, velg hvilket depot lagringsenhetene skal plasseres i. Velg så magasin, reol, fag og hylle. Når alle feltene er fylt ut trykk på Lagre.
Ved en serie som dekker flere hyller gjentas operasjonen for hver hylle.
Flytte lagringsenheter fra en hylle til en annen
Lagringsenhetene kan flyttes fra et sted til et annet i magasinstyringsmodulen.
Gå inn på hyllen hvor lagringsenhetene befinner seg, og trykk Select to move.
Velg enhetene som skal flyttes, eventuelt velg alle. Trykk på Move. Velg hvor enhetene skal flyttes. Trykk på Move igjen.
Bestandsenheter
Bestandsenheter kan legges til under fanen Lagringssted i visningsruten for arkiv.
Åpne fanen for Lagringssted og velg Legg til. Registreringsbildet for bestandsenhet kommer opp.
Fyll ut feltene. Består arkivet av bare en bestandsenhet skriver man 1 i ID-feltet. Totalt område er bestandsenhetens volum i cm (hvor stor hylleplass den trenger). Beskrivelse - eksempelvis Hele arkivet, om arkivet består av en bestandsenhet. Så kommer feltene for plassering av bestandsenheten. Dette fungerer delvis som en søkefunksjon. Legg inn depot, magasin, format og eventuelt reol, og så kan man søke etter ledig plass ved å trykke på forstørrelsesglasset. Man får da opp en oversikt over hvor bestandsenheten kan plasseres, man velger fra denne og trykker Opprett.
Programmet fordeler arkivenhetene på det nødvendige antall hyller.
