| Table of Contents |
|---|
1 Navigasjon
...
1.1 Hovedmeny
Velg søkeikonet på menylinjen for å komme inn i modulen for avansert søk.
I menyen inne i modulen for avansert søk vises søkene andre har delt med deg under «Delte søk», og søkene du har bygget og lagret selv under «Dine lagrede søk». Her ligger også et forhåndsdefinert «Tekstsøk» som kan benyttes uten redigering. Det fungerer som et vanlig fritekstsøk og søker på tvers arkiver i hele basen.
...
For å opprette ett nytt søk velger man «Ny» fra søkemenyen.
1.2 Redigeringsvinduet for avansert søk
I det avanserte søket bygger og lagrer man søk slik at man kan modifisere og bruke dem igjen senere.
Redigeringsvinduet for avansert søk ser slik ut:
I redigeringsvinduet må man fylle inn et navn for søket, hvorvidt søket skal være offentlig tilgjengelig for alle, og eventuelt hvem man vil dele søket med. Bryteren for «Offentlig» er slått AV som standard.
...
Hvis man ønsker å dele søket med noen, fyller man inn brukernavnet til vedkommende i feltet «Delt med» fulgt av ENTER. Brukernavnet vil deretter vises som på bildet under, og søket vil bli delt så fort søket er lagret.
Lagrede søk som er delt med deg av andre vil vises under «Delte søk» i søkemenyen.
...
Dine egne lagrede søk vil vises under «Dine lagrede søk»
Til høyre i redigeringsvinduet har man fire valg. «Åpen» lukker redigeringsvinduet og kjører søket man har laget, «Forhåndsvisning» kjører søket man har laget i en forhåndsvisning, uten å lukke redigeringsvinduet, «Opprett» lagrer søket, og «Lukk» lukker redigeringsvinduet uten å lagre søket.
...
…blir en ny regel i en ny undergruppe:
2. Hvordan bygge avanserte søk
Det avanserte søket i Asta Online er bygd opp av regler og grupper. Ved å kombinere disse kan man utføre svært komplekse og målrettede spørringer. Modulen kan umiddelbart virke litt komplisert, men konseptet er egentlig ganske enkelt. Ved å lese brukerveiledningen kombinert med litt prøving og feiling vil man fort kunne benytte seg av det potensiale som ligger i søket.
NB: For forholdsvis enkle søk vil det være mest hensiktsmessig å kun opprette regler.
2.1 Regler
En regel er ett søkekriterium. For hver regel velges et felt man kan gi en søkebetingelse basert på en søkeoperator. Feltene man kan søke i, er de samme feltene man finner i Asta (NB: Enkelte felter kan ha litt andre navn enn de som benyttes i Asta). Det kan være identifikator, navn, periode, aktør etc. Søkeoperatoren bestemmer forholdet mellom feltet det søkes i og søkeordet eller betingelsen som kommer etter. Operatoren kan være f.eks. være «er lik» eller «større enn» (hvis det er snakk om tall).1 Søkebetingelsen kommer sist og kan f.eks. være et søkeord.
...
I eksempelet under er det feltet Navn det søkes etter, «er lik» eroperatoren som bestemmer forholdet mellom feltet og søkebetingelsen, mens søkeordet «Møtebok» er søkebetingelsen. Det søkes med andre ord etter alle objekter i databasen hvor Navn er «Møtebok».
Eksempel 1:
...
Søketreff:
...
2.2 Grupper
En gruppe består av én eller flere regler eller undergrupper. En gruppe kan forstås som en samling søkekriterier som sammen utgjør et delsøk. Dette kan være nyttig blant annet hvis man ønsker å søke etter flere ulike objekter i samme søk eller hvis man ønsker å sette spesifikke kriterier for en av reglene i et søk. Ved hjelp av grupper kan søkene gjøres svært komplekse og spissede. MERK: For mer ordinære søk vil det som regel være lettest å bruke sidestilte regler. Hvis man oppnår det man ønsker ved bruk av sidestilte regler, er det liten hensikt i å benytte grupper.
...
Ved hjelp av søketype velger man forholdene mellom de ulike reglene eller undergruppene innad i en gruppe (eller sidestilte regler som ikke er en del av en gruppe). Man kan velge mellom søketypene OG og ELLER. Hvis man for eksempel har tre regler i en gruppe, og søketypen er satt til OG, betyr det at regel 1 OG regel 2 OG regel 3 må være oppfylt for at man skal få treff på søket. Velger man derimot søketypen ELLER, betyr det at regel 1 ELLER regel 2 ELLER regel 3 må være oppfylt for at man skal få treff på søket. I eksempelsøk 1 er det søketypen OG som definerer forholdet mellom reglene i denne gruppen. Det betyr at alle søkekriteriene i gruppen må være oppfylt for at søket skal få treff.
Eksempelsøk 1:
...
Søketreff:
...
2.3 Forholdet mellom grupper
På samme måte som regler innad i en gruppe forholder seg til hverandre basert på søketypene OG/ELLER, forholder også grupper seg til hverandre basert på søketypene OG/ELLER. I eksempelsøk 2 finner vi to grupper som forholder seg til hverandre med søketypen ELLER. De to gruppene har begge to regler som forholder seg til hverandre med søketypen OG. Det betyr at enten begge søkekriterier i gruppe 1 ELLER begge søkekriterier i gruppe 2 må være oppfylt for at søket skal få treff. Den vil finne objekter med Navn «Møtebok» med Periode start år «1950» og objekter med Navn «Kopibok» med Periode startår «1955». I dette tilfellet kan man se på det som to separate søk.
Eksempelsøk 2:
...
Søketreff:
...
2.4 Underordning og kombinering av grupper
Grupper kan fritt kombineres og underordnes. I eksempel 3 søkes det etter stillings-mapper fra to ulike arkiver basert på en kombinasjon av arkivsignatur, arkivkode og mappenavn. I søket finner vi én enkelt hovedgruppe som styrer forholdet mellom én regel og to undergrupper med søketypen OG. Reglene i de to undergruppene forholder seg til hverandre med søketypen ELLER. Dette betyr at enheten man søker etter må oppfylle kriteriene i regel 1 (arkivnivå mappe/dokument) OG en av kriteriene i undergruppe 1 (sti, arkivsignatur) OG en av kriteriene i undergruppe 2 (arkivkode, mappenavn) for å få treff.
Eksempelsøk 3:
...
Søketreff:
...
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Operatoren er det som bestemmer forbindelsen mellom objektet det søkes etter og kriteriet objektet skal knyttes mot. I et vanlig fritekstsøk vil dette som regel være en «er lik»- eller «ligner»-operator. Hvis jeg søker etter tekststrengen «skap», vil jeg da få treff på sider som inneholder ordet skap. I det avanserte søket i Asta Online finnes det imidlertid en rekke ulike operatorer man kan benytte seg av. Hvilke operatorer som er tilgjengelige avhenger av hva slags objekter det søkes etter. Her følger en kort beskrivelse av de viktigste:
...
I eksempelet under søkes det etter objekter hvor Opprettet dato «IKKE er lik» «03/09/2021».
...
2.6 Sortering
I redigeringsvinduet for søk kan man også definere hvordan søkeresultatene skal sorteres. Dette alternativet ligger under overskriften «Sortering». Her kan man velge å sortere etter en rekke verdier og bestemme hvorvidt det skal sorteres «synkende» eller «stigende». I eksempelsøk 4 har man valgt å sortere stigende etter Periode, start.
Eksempelsøk 4:
...
Søkeresultat:
3. Bruke lagrede søk
Så fort et søk er lagret vil du kunne finne det igjen i søkemenyen til venstre. Nå du trykker på det søket du ønsker vil søket automatisk utføres. Du vil også kunne endre verdiene fra det opprinnelige søket og tilpasse det nye behov. I eksempelet under er det gjort endringer i søkebetingelsene fra eksempelsøk 2, men søkefeltene og operatorene er de samme.
4 Resultatlisten
Når et søk er utført genererer Asta Online en resultatliste. Over listen er et søkefelt hvor du kan gjøre fritekstsøk i resultatlisten basert på valgte felter.
...