Avansert søk

1 Navigasjon

1.1 Hovedmeny

Velg søkeikonet på menylinjen for å komme inn i modulen for avansert søk.

Open

I menyen inne i modulen for avansert søk vises søkene andre har delt med deg under «Delte søk», og søkene du har bygget og lagret selv under «Dine lagrede søk». Her ligger også et forhåndsdefinert «Tekstsøk» som kan benyttes uten redigering. Det fungerer som et vanlig fritekstsøk og søker på tvers arkiver i hele basen.

Fra søkemenyen kan man også velge å redigere eller slette lagrede søk.

Open

For å opprette ett nytt søk velger man «Ny» fra søkemenyen.

1.2 Redigeringsvinduet for avansert søk

I det avanserte søket bygger og lagrer man søk slik at man kan modifisere og bruke dem igjen senere.

Redigeringsvinduet for avansert søk ser slik ut:

I redigeringsvinduet må man fylle inn et navn for søket, hvorvidt søket skal være offentlig tilgjengelig for alle, og eventuelt hvem man vil dele søket med. Bryteren for «Offentlig» er slått AV som standard.

Hvis man ønsker å dele søket med noen, fyller man inn brukernavnet til vedkommende i feltet «Delt med» fulgt av ENTER. Brukernavnet vil deretter vises som på bildet under, og søket vil bli delt så fort søket er lagret.

Lagrede søk som er delt med deg av andre vil vises under «Delte søk» i søkemenyen.

Dine egne lagrede søk vil vises under «Dine lagrede søk»

Til høyre i redigeringsvinduet har man fire valg. «Åpen» lukker redigeringsvinduet og kjører søket man har laget, «Forhåndsvisning» kjører søket man har laget i en forhåndsvisning, uten å lukke redigeringsvinduet, «Opprett» lagrer søket, og «Lukk» lukker redigeringsvinduet uten å lagre søket.

I redigeringsvinduet bygger man selve søket. Som standard starter man med én enkelt regel. Ved å trykke «+ Gruppe» eller «+ Regel» kan man legge til henholdsvis én ny gruppe eller én ny regel. En ny regel vil legge seg på samme nivå som den opprinnelige regelen. En ny gruppe vil derimot bli underlagt den opprinnelige regelen. MERK: Når man legger til en ny gruppe opprettes alltid en ny regel i en ny gruppe. Hvert nye felt tilsvarer en regel. En gruppe er en samling av regler (eller undergrupper). MERK: Regelen man starter med som standard er ikke underlagt en gruppe. Det innebærer at man må slette den opprinnelige regelen og opprette en ny gruppe hvis man ønsker to eller flere likestilte grupper på grunnivå.

En ny regel lagt til under en eksisterende regel…

…blir to likeverdige regler i samme gruppe:

En ny gruppe lagt til under en eksisterende regel…

…blir en ny regel i en ny undergruppe:

2. Hvordan bygge avanserte søk

Det avanserte søket i Asta Online er bygd opp av regler og grupper. Ved å kombinere disse kan man utføre svært komplekse og målrettede spørringer. Modulen kan umiddelbart virke litt komplisert, men konseptet er egentlig ganske enkelt. Ved å lese brukerveiledningen kombinert med litt prøving og feiling vil man fort kunne benytte seg av det potensiale som ligger i søket.

NB: For forholdsvis enkle søk vil det være mest hensiktsmessig å kun opprette regler.

2.1 Regler

En regel er ett søkekriterium. For hver regel velges et felt man kan gi en søkebetingelse basert på en søkeoperator. Feltene man kan søke i, er de samme feltene man finner i Asta (NB: Enkelte felter kan ha litt andre navn enn de som benyttes i Asta). Det kan være identifikator, navn, periode, aktør etc. Søkeoperatoren bestemmer forholdet mellom feltet det søkes i og søkeordet eller betingelsen som kommer etter. Operatoren kan være f.eks. være «er lik» eller «større enn» (hvis det er snakk om tall).¹ Søkebetingelsen kommer sist og kan f.eks. være et søkeord.

En regel kan f.eks. være at feltet Navn skal være lik teksten «Møtebok», altså noe som ligner et vanlig tekstsøk. Det kan også være at feltet Periode fra skal starte med året «1950», eller at feltet Arkivkode fra skal inneholde «210».

I eksempelet under er det feltet Navn det søkes etter, «er lik» er operatoren som bestemmer forholdet mellom feltet og søkebetingelsen, mens søkeordet «Møtebok» er søkebetingelsen. Det søkes med andre ord etter alle objekter i databasen hvor Navn er «Møtebok».

Eksempel 1:

Søketreff:

2.2 Grupper

En gruppe består av én eller flere regler eller undergrupper. En gruppe kan forstås som en samling søkekriterier som sammen utgjør et delsøk. Dette kan være nyttig blant annet hvis man ønsker å søke etter flere ulike objekter i samme søk eller hvis man ønsker å sette spesifikke kriterier for en av reglene i et søk. Ved hjelp av grupper kan søkene gjøres svært komplekse og spissede. MERK: For mer ordinære søk vil det som regel være lettest å bruke sidestilte regler. Hvis man oppnår det man ønsker ved bruk av sidestilte regler, er det liten hensikt i å benytte grupper.

Ved hjelp av søketype velger man forholdene mellom de ulike reglene eller undergruppene innad i en gruppe (eller sidestilte regler som ikke er en del av en gruppe). Man kan velge mellom søketypene OG og ELLER. Hvis man for eksempel har tre regler i en gruppe, og søketypen er satt til OG, betyr det at regel 1 OG regel 2 OG regel 3 må være oppfylt for at man skal få treff på søket. Velger man derimot søketypen ELLER, betyr det at regel 1 ELLER regel 2 ELLER regel 3 må være oppfylt for at man skal få treff på søket. I eksempelsøk 1 er det søketypen OG som definerer forholdet mellom reglene i denne gruppen. Det betyr at alle søkekriteriene i gruppen må være oppfylt for at søket skal få treff.

Eksempelsøk 1:

Søketreff:

2.3 Forholdet mellom grupper

På samme måte som regler innad i en gruppe forholder seg til hverandre basert på søketypene OG/ELLER, forholder også grupper seg til hverandre basert på søketypene OG/ELLER. I eksempelsøk 2 finner vi to grupper som forholder seg til hverandre med søketypen ELLER. De to gruppene har begge to regler som forholder seg til hverandre med søketypen OG. Det betyr at enten begge søkekriterier i gruppe 1 ELLER begge søkekriterier i gruppe 2 må være oppfylt for at søket skal få treff. Den vil finne objekter med Navn «Møtebok» med Periode start år «1950» og objekter med Navn «Kopibok» med Periode startår «1955». I dette tilfellet kan man se på det som to separate søk.

Eksempelsøk 2:

Søketreff:

2.4 Underordning og kombinering av grupper

Grupper kan fritt kombineres og underordnes. I eksempel 3 søkes det etter stillings-mapper fra to ulike arkiver basert på en kombinasjon av arkivsignatur, arkivkode og mappenavn. I søket finner vi én enkelt hovedgruppe som styrer forholdet mellom én regel og to undergrupper med søketypen OG. Reglene i de to undergruppene forholder seg til hverandre med søketypen ELLER. Dette betyr at enheten man søker etter må oppfylle kriteriene i regel 1 (arkivnivå mappe/dokument) OG en av kriteriene i undergruppe 1 (sti, arkivsignatur) OG en av kriteriene i undergruppe 2 (arkivkode, mappenavn) for å få treff.

Eksempelsøk 3:

Søketreff:

2.5 Operatorer

Operatoren er det som bestemmer forbindelsen mellom objektet det søkes etter og kriteriet objektet skal knyttes mot. I et vanlig fritekstsøk vil dette som regel være en «er lik»- eller «ligner»-operator. Hvis jeg søker etter tekststrengen «skap», vil jeg da få treff på sider som inneholder ordet skap. I det avanserte søket i Asta Online finnes det imidlertid en rekke ulike operatorer man kan benytte seg av. Hvilke operatorer som er tilgjengelige avhenger av hva slags objekter det søkes etter. Her følger en kort beskrivelse av de viktigste:

I søkekriteriet har man også mulighet til å «omvende» operatoren ved å trykke på utropstegnet

.

I eksempelet under søkes det etter objekter hvor Opprettet dato «IKKE er lik» «03/09/2021».

2.6 Sortering

I redigeringsvinduet for søk kan man også definere hvordan søkeresultatene skal sorteres. Dette alternativet ligger under overskriften «Sortering». Her kan man velge å sortere etter en rekke verdier og bestemme hvorvidt det skal sorteres «synkende» eller «stigende». I eksempelsøk 4 har man valgt å sortere stigende etter Periode, start.

Eksempelsøk 4:

Søkeresultat:

3. Bruke lagrede søk

Så fort et søk er lagret vil du kunne finne det igjen i søkemenyen til venstre. Nå du trykker på det søket du ønsker vil søket automatisk utføres. Du vil også kunne endre verdiene fra det opprinnelige søket og tilpasse det nye behov. I eksempelet under er det gjort endringer i søkebetingelsene fra eksempelsøk 2, men søkefeltene og operatorene er de samme.

4 Resultatlisten

Når et søk er utført genererer Asta Online en resultatliste. Over listen er et søkefelt hvor du kan gjøre fritekstsøk i resultatlisten basert på valgte felter.

Resultatlisten gir deg også visningsalternativer hvor du kan velge hvilke felter som skal vises i listen. Hak av de feltene du ønsker fra nedtrekks-menyen og trykk

Det er også mulig å eksportere resultatlisten som PDF eller XLS (Excel).

¹ For tabell med definisjoner av ulike søkeoperatorer kapittel 2.5 Operatorer