| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
...
| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på ikonet av ett strukturtre i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtre som først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter” (i mange baser vil det kun være ett). Går man inn på et av prosjektene i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om enheten man har markert vil komme opp i en visningsrute på høyre side.
...
Har man både elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge mist minst to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er det bare ett prosjekt/avdeling, ISAD(G), som er ett papirarkiv. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
...
Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er også noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge å kun få opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man kan velge serie-ID fra denne.
...
For å få opp utskrifter o.l. går man til menyknappen som ligger helt til høyre i den horisontale menylinjen for arkivenheten. Det er knappen med tre vertikale prikker.
...
...
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Eksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen(neste avsnitt).
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
...
Kopier objekt-sti kopierer arkivenhetens sti (dep.inst. id, arkiv-id, overliggende enheters id og arkivenhetens id som tilsammen utgjør dette arkivenhetens sti). Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-
funksjon Kopier objekt-ID kopierer arkivenhetens ID
Valider periode og Valider arkivkode (kommer opp i menyen på lavere nivå) er kontroll-funksjoner som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er blant annet Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base
Sett som glabal teller
Opprett lagringsenheter for alle
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Utskrifter
For å skrive ut en arkivliste og enkelte andre utskrifter går man til meny-knappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til høyre). Gå
...
For arkivliste gå på Eksport i menyen som dukker opp, og velg Skriv ut arkivliste i den nye menyen du da får opp.
...
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
...
I utskrifter på arkivnivå finnes også alternativene Skriv ut serieliste som gir oversikt over alle arkivets serier og underserier med ytterår, og Skriv ut restriksjonsliste som gir oversikt over alle restriksjoner som finnes i arkivet, og hvilke arkivenheter som er knyttet til de ulike restriksjonene.
Under Eksport i den første menyen ligger Eksporter etiketter. Man kan velge mellom store, medium eller små etiketter. Man kan også velge stor med QR-kode, og bare QR-kode.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
...
Lagrede egendefinerte etikettmaler vil dukke opp som et valg på samme sted som standardetikettene. Vær oppmerksom på at disse er knyttet til prosjektet, som betyr at om prosjektet blir slettet, vil etikettmalene man har opprettet under prosjektet også slettes.
Flytting
Alle arkivenheter kan flyttes, og det finnes en egen flyttefunksjon i Asta 7.
Flyttingen Flytting av arkivenheter foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå. Dvs man står på nivået over det man skal flytte i strukturtreet, og går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Skal man flytte stykker står man . Skal man flytte stykker står man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
I dette eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Bb. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Bb, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
Når man jeg har funnet det som skal flyttes så trykker man jeg på sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen nederst til høyre. Det kommer opp en meny med blandt annet alternativet og jeg velger en eller annen variant av Flytt.
I eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Ab. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Ab, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
...
Ved å velge alternativet som bare heter Flytt kan jeg velge å flytte en eller flere enheter av gangen. Jeg trykker på Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i en flytteoperasjon.
Jeg trykker på Flytt x enheter-knappen.
...
Jeg har haket av for fire stykker jeg ønsker å flytte. Jeg kan velge å trykke Flytt 4 elementer (da vil stykkene beholde sin eksisterende id etter flyttingen), eller jeg kan velge Flytt og regenerer 4 elementer (de vil da få oppdatert id’ene etter hvor de blir plassert i sin nye serie, og eventuelle eksisterende stykker i den serien som måtte bli liggende etter disse vil også få oppdatert sin id).
Jeg velger nå det siste alternativet.
Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan jeg velge å flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Jeg kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man jeg kan søke opp arkivet man jeg ønsker å flytte til i ved å benytte søkefeltet øverst.
...
Jeg går inn på arkivet jeg ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at jeg kan vise hvor jeg vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene (Flytt hit) viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -pilerPilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
Om flere enheter skal inn på samme sted velger jeg dette stedet i strukturtreet, og legger alle enhetene inn på en gang. Enhetene får automatisk oppdatert id. Skal flere enheter inn i samme serie/stykke, men på ulike steder i denne, så kan jeg flytte en og en enhet dit den skal. Alternativt kan jeg også velge å legge alle stykkene inn på ett sted, og så flytte de til riktig sted ved sorteringsfunksjonen eller ved drag n’drop i etterkant. Jeg må da huske å rette opp id’ene.
I dette tilfelle skal stykkene under Ab Bb flyttes inn sist i Aa.Trykker jeg på firkanten med pil etter Aa vil stykkene legge seg inn i serien, ordnet først etter id og så etter årstall eller alfabetisk. Alle arkivenhetene vil beholde sin opprinnelige idBa. Jeg trykker dermed på den nedadgående pilen etter stykke L0006 i serie Ba.
Etter en flytteoperasjon må man gjerne gå inn på ovenforliggende enhet i strukturtreet, høyreklikke, og velge Oppdater.
...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
...