| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på mappen i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtreet som nå først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter”. Går man inn på noe i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om det man har markert vil komme opp i en visningsrute.
På bildet under er “avdelingen” (eller “prosjektet”) Asta ISAD(G) markert i strukturtreet, så informasjon om denne kommer opp i visningsruten med informasjon om antall arkiver som finnes i avdelingen, antall mapper, stykker osv.
Scroller man lengre ned i dette bildet vil man også få opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.
...
På venstre side er det en vertikal menylinje.
...
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulike alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
...
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på ikonet av ett strukturtre i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtre som først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter” (i mange baser vil det kun være ett). Går man inn på et av prosjektene i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om enheten man har markert vil komme opp i en visningsrute på høyre side.
I basen på bildet under er det kun en avdeling/prosjekt, og dette prosjektet, ISAD(G), er markert i strukturtreet. I visningsruten kommer det da opp informasjon om dette prosjektet med ymse statistikk som antall arkiver som finnes under prosjektet/avdelingen, antall mapper, stykker osv.
Scroller man lengre ned i dette bildet vil man også få opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.
...
På venstre side er det en vertikal menylinje. Her finner vi tilgangene til programmets ulike funksjoner.
...
Har man både elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge minst to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er det bare ett prosjekt/avdeling, ISAD(G), som er ett papirarkiv. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Etter prosjektet er det ett symbol som en trakt. Ved å trykke på denne kan man velge å få opp kun arkiver, kun aktører, eller kun aksesjoner i strukturtreet. Man kan også velge å få alt opp i strukturtreet samtidig.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke tilganger den enkelte bruker har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen/avdelingen/prosjektet, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner gir registreringsbilde for å opprette en ny aksesjon.
Opprett Aktør gir registreringsbilde for å opprette en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for å opprette ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Importer enkeltarkiv importerer valgt arkiv (xml-format) inn under prosjektet.
Arkivstatistikk genererer en oversikt over antall arkiver, med informasjon om hvorvidt de er private, fylkeskommunale, kommunale, statlige eller offentlig, og antall hyllemeter arkiv fordelt på de ulike sektorene.
Etikettmaler gir tilgang til å velge sitt eget etikettoppsett.
Administrer arkivlåser gir mulighet til å låse eller låse opp alle arkiver.
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke, hvilke rettigheter den enkelte bruker har osv.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Legg i handelvogn legger arkivenhet i bestillingstrallen.
Legg til i handlevogn for flytting
Flytt alle lagringsenheter gir mulighet til å flytte alle tilhørende stykkers magasin-plassering ved å endre magasin/reol/fag/hyll.
Underliggende søk gir mulighet til å søke spesifikt innen det markerte arkivet.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Rediger åpner redigeringsbildet for den markerte arkivenheten.
Rettelser åpner ett redigeringsark hvor man kan foreta rettelser i arkivenheten man har markert og alle underliggende enheter.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Importer enkeltarkiv importerer valgt arkiv (xml-format).
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
...
Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er også noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge å kun få opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man kan velge serie-ID fra denne.
...
For å få opp utskrifter o.l. går man til menyknappen som ligger helt til høyre i den horisontale menylinjen for arkivenheten. Det er knappen med tre vertikale prikker.
...
...
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Eksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
...
Kopier objekt-sti kopierer arkivenhetens sti (dep.inst. id, arkiv-id, overliggende enheters id og arkivenhetens id som tilsammen utgjør dette arkivenhetens sti). Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-
funksjon Kopier objekt-ID kopierer arkivenhetens ID
Valider periode og Valider arkivkode (kommer opp i menyen på lavere nivå) er kontroll-funksjoner som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Sett som glabal teller
Opprett lagringsenheter for alle
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er blant annet Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
...
Utskrifter
For utskrifter går man til meny-knappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til høyre). Gå
...
For arkivliste gå på Eksport i menyen som dukker opp, og velg Skriv ut arkivliste i den nye menyen du da får opp.
...
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
...
I utskrifter på arkivnivå finnes også alternativene Skriv ut serieliste som gir oversikt over alle arkivets serier og underserier med ytterår, og Skriv ut restriksjonsliste som gir oversikt over alle restriksjoner som finnes i arkivet, og hvilke arkivenheter som er knyttet til de ulike restriksjonene.
Under Eksport i den første menyen ligger Eksporter etiketter. Man kan velge mellom store, medium eller små etiketter. Man kan også velge stor med QR-kode, og bare QR-kode.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
...
Lagrede egendefinerte etikettmaler vil dukke opp som et valg på samme sted som standardetikettene. Vær oppmerksom på at disse er knyttet til prosjektet, som betyr at om prosjektet blir slettet, vil etikettmalene man har opprettet under prosjektet også slettes.
Flytting
Alle arkivenheter kan flyttes, og det finnes en egen flyttefunksjon i Asta 7.
Flyttingen Flytting av arkivenheter foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå. Dvs man står på nivået over det man skal flytte i strukturtreet, og går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Skal man flytte stykker står man enheter. Skal man flytte stykker står man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
I dette eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Bb. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Bb, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
Når man jeg har funnet det som skal flyttes så trykker man jeg på sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen nederst til høyre. Det kommer opp en meny med blandt annet alternativet og jeg velger en eller annen variant av Flytt.
I eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Ab. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Ab, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
...
Ved å velge alternativet som bare heter Flytt kan jeg velge å flytte en eller flere enheter av gangen. Jeg trykker på Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i en flytteoperasjon.
Jeg trykker på Flytt x enheter-knappen.
...
Jeg har haket av for fire stykker jeg ønsker å flytte. Jeg kan velge å trykke Flytt 4 elementer (da vil stykkene beholde sin eksisterende id etter flyttingen), eller jeg kan velge Flytt og regenerer 4 elementer (de vil da få oppdatert id’ene etter hvor de blir plassert i sin nye serie, og eventuelle eksisterende stykker i den serien som måtte bli liggende etter disse vil også få oppdatert sin id).
Jeg velger nå det siste alternativet.
Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan jeg velge å flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Jeg kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man jeg kan søke opp arkivet man jeg ønsker å flytte til i ved å benytte søkefeltet øverst.
...
Jeg går inn på arkivet jeg ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at jeg kan vise hvor jeg vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene (Flytt hit) viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -pilerPilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
Om flere enheter skal inn på samme sted velger jeg dette stedet i strukturtreet, og legger alle enhetene inn på en gang. Enhetene får automatisk oppdatert id. Skal flere enheter inn i samme serie/stykke, men på ulike steder i denne, så kan jeg flytte en og en enhet dit den skal. Alternativt kan jeg også velge å legge alle stykkene inn på ett sted, og så flytte de til riktig sted ved sorteringsfunksjonen eller ved drag n’drop i etterkant. Jeg må da huske å rette opp id’ene.
I dette tilfelle skal stykkene under Ab Bb flyttes inn sist i Aa.Trykker jeg på firkanten med pil etter Aa vil stykkene legge seg inn i serien, ordnet først etter id og så etter årstall eller alfabetisk. Alle arkivenhetene vil beholde sin opprinnelige idBa. Jeg trykker dermed på den nedadgående pilen etter stykke L0006 i serie Ba.
Etter en flytteoperasjon må man gjerne gå inn på ovenforliggende enhet i strukturtreet, høyreklikke, og velge Oppdater.
...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
...