| Table of Contents |
|---|
...
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Excel-mal med eksempler:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum inkluderer Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane, Underliggende søk, Redigere og Opprett serie.
...
Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til XML/Asta-format).Importer enkeltarkiv
Excel-mal med eksempler:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Importer enkeltarkiv gir mulighet til å importere enkeltarkiver inn i basen.
...
Står man på ett stykke eller en mappe i strukturtreet og høyreklikker vi vil menyen gi to nye funksjoner:
...
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Export all relevant infoEksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
...
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
Flytting
Alle arkivenheter kan flyttes, og det finnes en egen flyttefunksjon i Asta 7.
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå. Man Dvs man står på nivået over det man skal flytte i strukturtreet, og går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Så skal Skal man flytte stykker står man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Trykk på Flytt.
...
Hak 
Når man har funnet det som skal flyttes så trykker man på sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen. Det kommer opp en meny med blandt annet alternativet Flytt.
I eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Ab. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Ab, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Jeg trykker på Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i samme en flytteoperasjon.
...
Trykk Jeg trykker på Flytt x enheter-knappen.Man får
...
Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan man jeg velge å flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Man Jeg kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Man Jeg går inn på arkivet man jeg ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at man jeg kan vise hvor man jeg vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene (Flytt hit) viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
...
Man kan trykke på Flytt hit-firkanten, og så etterpå gå inn på serien hvor stykkene ble flyttet, og endre id’ene. I dette tilfellet la de to stykkene som ble flyttet seg som nr 2 og 3 i oversikten, og de skal, kronologisk sett, ligge sist. Jeg må da først få de i riktig rekkefølge ved å trykke på Startdato (øverst i kolonnen over fra-årstall). Listen vil nå sortere seg kronologisk.
...
De to stykkene som ble flyttet legger seg sist, der de kronologisk hører hjemme. Trykk så på Regenerer identifikator for å få riktig ID på enhetene.
...
Trykk på Regenerer identifikator. Ett lite bilde kommer opp. Velg L0001 som oppstarts-id, med mindre man skulle ha behov for noe annet. Trykk Generere. Stykkene får nå id etter rekkefølgen de ligger i.
...
Man vil tidvis få oppfordring om å Last inn på nytt, om denne beskjeden kommer så trykk på denne knappen før du går videre. Det fungerer som en refrech/oppdatering av bildet. Alternativt kan man trykke på Oppfrisk i strukturtreet.
I dette eksempelet ble stykkene først flyttet fra ett arkiv til et annet, og så flyttet internt i sin nye serie ved sortering av årstall og regenerering av ID.
Alternativt kan man trykke på Regenerer før og Regenerer etter -pilene ved stykkene i serien man skal flytte til, for å vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, og man vil samtidig få regenerert id på alle stykkene i serien som får endret plassering i forbindelse med flyttingen.
...
Jeg vil nå flytte de samme to stykkene I dette tilfelle skal stykkene under Ab flyttes inn i Aa.
Trykker jeg på firkanten med pil etter Aa vil stykkene legge seg inn i serien, ordnet først etter id og så etter årstall eller alfabetisk. Alle arkivenhetene vil beholde sin opprinnelige id.
Etter en flytteoperasjon må man gjerne gå inn på ovenforliggende enhet i strukturtreet, høyreklikke, og velge Oppdater.
Går jeg så inn på serien jeg flyttet til vil jeg se at den flyttede enheten med id L0001 fra serie Ab (1970) har lagt seg først, mens stykke L0001 fra serie Aa (1980) ligger som nr to. Den flyttede L0002 (1971) fra serie Ab har lagt seg foran L0002 (1981) fra serie Aa, mens denne igjen ligger foran stykke L0003 (1972) fra serie Ab. Så alt er nå sortert først etter id, så kronologisk.
Alle feltene over stykkene gir mulighet for sortering. Ved å trykke på Startdato kan jeg sortere hele listen kronologisk, ved å trykke på Navn-feltet kan den sorteres alfabetisk, osv.
Om jeg er fornøyd med oppsettet slik det nå ser ut må jeg regenerere id, slik at ikke flere stykker har samme id. Det gjør jeg ved å trykke på sirkelen med de tre vertikale prikkene, og så velge Regenerer identifikator.
...
[Jeg har nå åpnet en drag’n drop-funksjon, så jeg kan nå ta tak i en enhet og flytte rundt på den ved å dra den opp eller ned. Denne funksjonen kan benyttes når man skal flytte stykker innen en serie, eller mapper innen ett stykke.]
Etter å ha trykket på Regenerer identifikator får jeg opp to nye knapper:
...
Jeg må velge Regenerer identifikator en gang til, og får så opp bildet under:
Om enhetene skal starte på 1 trykker jeg på Generere. Om jeg vil at de skal starte på ett annet nummer så legger jeg in det.
Stykkene vil så få id etter rekkefølgen de ligger i.
Flytting med automatisk regenerering av id. Alternativt kan jeg også velge å legge stykkene inn på spesifikke steder i serien de skal flyttes til ved å benytte Regenerer før og Regenerer etter-pilene ved stykkene i serien man skal flytte til. Jeg vil da vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, men om jeg skal flytte flere enheter til ulike steder i en serie betyr dette at jeg må flytte i flere omganger.
Etter de andre stykkene i flytte-strukturtreet er det piler som peker oppover og nedover. Trykker jeg på en pil som peker oppover vil enheten som skal flyttes legge seg før den hvis pil jeg trykket på. Og trykker jeg på en pil som peker nedover vil arkivenheten som skal flyttes legge seg etter.
Ved denne flytte-metoden vil alle enhetene umiddelbart få oppdaterte id’er.
...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og får opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.
...
Om man skal flytte på mapper i en boks eller stykker i en serie så trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da står man på ovenforliggende nivå, går inn på fanen for arkivenhetene man skal flytte på, går på den runde knappen med tre vertikale prikker ved siden av Legg til-knappen, og velger Regenerer identifikator.
...
Når dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for å flytte ønskede enheter rundt i boksen eller serien. Ta tak i enheten man vil flytte ved å holde markøren over den og venstreklikk, dra den så til ønsket plassering. Man kan også sortere enhetene kronologisk (trykk på Startdato over listen med enheter), alfabetisk (trykk på Navn), eller etter andre sorteringskriterier. Når alt er plassert i riktig rekkefølge trykker man på Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil få id etter rekkefølgen de ligger i.
...