| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på mappen i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtreet som nå først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter”. Går man inn på noe i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om det man har markert vil komme opp i en visningsrute.
På bildet under er “avdelingen” (eller “prosjektet”) Asta ISAD(G) markert i strukturtreet, så informasjon om denne kommer opp i visningsruten med informasjon om antall arkiver som finnes i avdelingen, antall mapper, stykker osv.
Scroller man lengre ned i dette bildet vil man også få opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.
...
På venstre side er det en vertikal menylinje.
...
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulike alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
...
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Under her vil man også få opp Aksesjoner og Aktører som ligger under denne avdelingen/prosjektet.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner åpner registreringsbildet for en ny aksesjon.
Opprett Aktør åpner registreringsbildet for en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum er nok Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane og Underlying search.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Underliggende søk gir mulighet til å søke innen det markerte arkivet.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Redigere åpner arkivet (dvs arkivnivået i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde på høyre side.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Opprett Relasjon gir mulighet til å opprette en mellom dette og ett annet arkiv i basen.
Opprett fil gir mulighet til å knytte til en fil.
Opprett tilvekst gir mulighet til å opprette en tilvekst under arkivet.
Opprett URL
Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til XML/Asta-format).
Importer enkeltarkiv gir mulighet til å importere enkeltarkiver inn i basen.
Denne menyen endrer seg altså etter hvilket nivå man står på i strukturtreet. På serienivå kan man eksempelvis ikke opprette arkivdel som underliggende, men man kan derimot opprette stykker eller mapper som underliggende.
Står man på ett stykke eller en mappe i strukturtreet og høyreklikker vi menyen gi to nye funksjoner:
...
Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter når man skal bestille arkivmateriale, enten man ønsker materialet for bruk på lesesal eller digitalisert.
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
Logger man seg på for første gang (eller ingen faner var åpne når programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid åpen og tilgjengelig ved å trykke på Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved å trykke på den første fanen.
Trykker man på mappe-ikonet på venstre side får man opp strukturtreet, og her vises arkivavdelingene som ligger i basen. Det logiske her er trolig en todeling; elektroniske arkiv (CRM) og papirarkiv (ISAD(G)). Har man flere avdelinger kan man også velge å dele inn i dette. Eller om man har en institusjon som består av tidligere uavhengige enheter kan man opprette avdelinger for arkivene til hver av de tidligere enhetene, samt en avdeling for eventuelle papirarkiver oppstått etter sammenslåingen.
Ved å trykke på en avdeling i strukturtreet åpnes en visningsrute på høyre side med informasjon om avdelingen man står på. Her får man også statistikk over underliggende enheter. Ved å klikke på pilen til venstre for avdelingen får man opp de underliggende enhetene, dvs selve arkivene (og/eller prosjektene).
Man kan også søke opp arkivet man er interessert i ved å legge inn id eller navn i det enkle søkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane på høyre side/i størstedelen av bildet.
...
På bildet over er det ekstremt mange felter, men under Innstillinger kan dette redigeres slik at man kun får opp de feltene man har behov for. Jeg vil litt senere i brukerhåndboken forklare hvordan dette gjøres.
Når man har fylt inn ID og navn på arkivet blir knappene nede på høyre side aktive.
...
Når man har fylt ut ønsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til søsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivå.
Velger man Lag og legg til barn må man videre velge hvilken type underliggende enhet man ønsker.
Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er også noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge å kun få opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man kan velge serie-ID fra denne.
...
Når feltene på hovedserienivå er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til søsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. Søsken gir en ny hovedserie, mens ved å velge barn får opp en meny med ulike alternative underliggende enheter basert på egne preferanser under Innstillinger.
...
På hovedserienivå skal man alltid velge Opprett serie som første underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. Så om hovedserien er A – Møteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier på samme nivå Aa, Ab, Ac osv, og man kan også ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. Når man er ferdig med serienivå velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker på Lag og legg til søsken får man ett nytt stykke, mens om man trykker på Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
...
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
...
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
...
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
...
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Ved å velge Tilpass kan man tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med. Felter som aldri brukes kan med fordel fjernes. De vil i så fall legge seg i listen merket med gult, som kan legges til igjen om det blir ønskelig.
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn.
...
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
...
Denne funksjonen kommer man til både ved å trykke på Opprett flere barn, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
...
Man kommer til akkurat samme registreringsbildet som når man trykker på Opprett flere barn-knappen. Man har dog tilgang til to knapper til, i forhold til når man har tykket Opprett flere barn, dette er fordi dette er knapper som angår flytting, ikke registrering, og disse blir gjennomgått i avsnittet om flytting.
...
Man kan også Batch-opprette barn, en funksjon hvor X-antall stykker eller mapper opprettes i en omgang, og hvor alle da er kopi av enheten man velger som mal. Ved ulike årstall el.lign. må man inn og endre dette for hver enkelt enhet i etterkant.
Denne funksjonen finner man i strukturtreet. Stå på stykket eller mappen man vil bruke som mal, høyreklikk og velg Batch-opprett.
...
Man velger så hvor mange nye enheter (kopier) man ønsker.
...
Når antall er valgt, trykk Opprett.
Gå så inn på den enkelte nyopprettede enhet og endre årstall el.lign. ved behov.
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Utskrifter som Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Export all relevant info lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
Ved å gå på ikonet merket med tre vertikale prikker oppe til høyre på arkivenheten kan man velge Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter, Ved sistnevnte får man valget mellom store, medium eller små etiketter.
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
Flere utskriftsalternativer vil bli tilgjengelige etterhvert.
Flytting
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå.
Man går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Så skal man flytte stykker står man i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Trykk på Flytt.
...
Hak av for enhetene som skal flyttes i samme flytteoperasjon.
...
Trykk på Flytt x enheter-knappen.
Man får opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan man velge å flytte innenfor samme arkiv, eller et annet arkiv. Man kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Man går inn på arkivet man ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at man kan vise hvor man vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
...
Man kan trykke på Flytt hit-firkanten, og så etterpå gå inn på serien hvor stykkene ble flyttet, og endre id’ene. I dette tilfellet la de to stykkene som ble flyttet seg som nr 2 og 3 i oversikten, og de skal, kronologisk sett, ligge sist. Jeg må da først få de i riktig rekkefølge ved å trykke på Startdato (øverst i kolonnen over fra-årstall). Listen vil nå sortere seg kronologisk.
...
De to stykkene som ble flyttet legger seg sist, der de kronologisk hører hjemme. Trykk så på Regenerer identifikator for å få riktig ID på enhetene.
...
Trykk på Regenerer identifikator. Ett lite bilde kommer opp. Velg L0001 som oppstarts-id, med mindre man skulle ha behov for noe annet. Trykk Generere. Stykkene får nå id etter rekkefølgen de ligger i.
...
Man vil tidvis få oppfordring om å Last inn på nytt, om denne beskjeden kommer så trykk på denne knappen før du går videre. Det fungerer som en refrech/oppdatering av bildet. Alternativt kan man trykke på Oppfrisk i strukturtreet.
I dette eksempelet ble stykkene først flyttet fra ett arkiv til et annet, og så flyttet internt i sin nye serie ved sortering av årstall og regenerering av ID.
Alternativt kan man trykke på Regenerer før og Regenerer etter -pilene ved stykkene i serien man skal flytte til, for å vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, og man vil samtidig få regenerert id på alle stykkene i serien som får endret plassering i forbindelse med flyttingen.
...
| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på mappen i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtreet som nå først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter”. Går man inn på noe i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om det man har markert vil komme opp i en visningsrute.
På bildet under er “avdelingen” (eller “prosjektet”) Asta ISAD(G) markert i strukturtreet, så informasjon om denne kommer opp i visningsruten med informasjon om antall arkiver som finnes i avdelingen, antall mapper, stykker osv.
Scroller man lengre ned i dette bildet vil man også få opp antall digitale filer med detaljer, samt en arkivendringslogg.
...
På venstre side er det en vertikal menylinje.
...
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulike alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
...
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Under her vil man også få opp Aksesjoner og Aktører som ligger under denne avdelingen/prosjektet.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner åpner registreringsbildet for en ny aksesjon.
Opprett Aktør åpner registreringsbildet for en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Excel-mal med eksempler:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum inkluderer Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane, Underliggende søk, Redigere og Opprett serie.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Underliggende søk gir mulighet til å søke innen det markerte arkivet.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Redigere åpner arkivet (dvs arkivnivået i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde på høyre side.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Opprett Relasjon gir mulighet til å opprette en mellom dette og ett annet arkiv i basen.
Opprett fil gir mulighet til å knytte til en fil.
Opprett tilvekst gir mulighet til å opprette en tilvekst under arkivet.
Opprett URL
Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til XML/Asta-format).
Excel-mal med eksempler:
| View file | ||
|---|---|---|
|
Importer enkeltarkiv gir mulighet til å importere enkeltarkiver inn i basen.
Denne menyen endrer seg altså etter hvilket nivå man står på i strukturtreet. På serienivå kan man eksempelvis ikke opprette arkivdel som underliggende, men man kan derimot opprette stykker eller mapper som underliggende.
Står man på ett stykke eller en mappe i strukturtreet og høyreklikker vil menyen gi to nye funksjoner:
...
Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter når man skal bestille arkivmateriale, enten man ønsker materialet for bruk på lesesal eller digitalisert. Denne funksjonen ligger tidvis også inne på arkiv- og serienivå, dette er avhengig av den enkelte institusjons innstillinger.
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på. Denne er bare tilgjengelig når man står på ett stykke eller en mappe.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
Logger man seg på for første gang (eller ingen faner var åpne når programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid åpen og tilgjengelig ved å trykke på Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved å trykke på den første fanen.
Trykker man på mappe-ikonet på venstre side får man opp strukturtreet, og her vises arkivavdelingene som ligger i basen. Det logiske her er trolig en todeling; elektroniske arkiv (CRM) og papirarkiv (ISAD(G)). Har man flere avdelinger kan man også velge å dele inn i dette. Eller om man har en institusjon som består av tidligere uavhengige enheter kan man opprette avdelinger for arkivene til hver av de tidligere enhetene, samt en avdeling for eventuelle papirarkiver oppstått etter sammenslåingen.
Ved å trykke på en avdeling i strukturtreet åpnes en visningsrute på høyre side med informasjon om avdelingen man står på. Her får man også statistikk over underliggende enheter. Ved å klikke på pilen til venstre for avdelingen får man opp de underliggende enhetene, dvs selve arkivene (og/eller prosjektene).
Man kan også søke opp arkivet man er interessert i ved å legge inn id eller navn i det enkle søkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane på høyre side/i størstedelen av bildet.
...
På bildet over er det ekstremt mange felter, men under Innstillinger kan dette redigeres slik at man kun får opp de feltene man har behov for. Jeg vil litt senere i brukerhåndboken forklare hvordan dette gjøres.
Når man har fylt inn ID og navn på arkivet blir knappene nede på høyre side aktive.
...
Når man har fylt ut ønsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til søsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivå.
Velger man Lag og legg til barn må man videre velge hvilken type underliggende enhet man ønsker.
Hvilke typer som kommer opp i denne menyen er også noe man velger under Innstillinger. Man kan eksempelvis velge å kun få opp alternativene Opprett serie og Opprett arkivdel.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man kan velge serie-ID fra denne.
...
Når feltene på hovedserienivå er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til søsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. Søsken gir en ny hovedserie, mens ved å velge barn får opp en meny med ulike alternative underliggende enheter basert på egne preferanser under Innstillinger.
...
På hovedserienivå skal man alltid velge Opprett serie som første underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. Så om hovedserien er A – Møteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier på samme nivå Aa, Ab, Ac osv, og man kan også ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. Når man er ferdig med serienivå velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker på Lag og legg til søsken får man ett nytt stykke, mens om man trykker på Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
...
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
...
Når fanene er merket med gult betyr det at det er underliggende elementer, eller at det er lagt inn informasjon i disse fanene.
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Man kan tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med, felter som sjelden eller aldri brukes kan med fordel fjernes. Dette gjøres ved å gå på sirkelen med 3 vertikale prikker ved siden av Legg til, og så velge Tilpass.
Det kommer opp en liste over innstillingene for arkivenhets-nivået man ønsker å endre på. Alt som er i det blå feltet med en X etter er registreringfelter som vises. Alt på det hvite feltet med en + etter (en mye lengre liste enn det som vises på bildet under) er registreringsfelter som kan legges til. Ved å trykke på en X fjernes ett registreringsfelt (og legges til i det hvite området så det kan hentes opp igjen ved behov), og ved å trykke på en + legges ett registreringsfelt til i registreringsbildet.
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn. Man kan gjøre det som vist ovenfor, ved å gå inn i fanen for ønsket underliggende enhet, eller man kan gjøre det fra den horisontale menylinjen.
...
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
...
Denne funksjonen kommer man altså til både ved å trykke på Opprett flere underliggende enheter, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
...
Man kan også Batch-opprette barn, en funksjon hvor X-antall stykker eller mapper opprettes i en omgang, og hvor alle da er kopi av enheten man velger som mal. Ved ulike årstall el.lign. må man inn og endre dette for hver enkelt enhet i etterkant.
Denne funksjonen finner man i strukturtreet. Stå på stykket eller mappen man vil bruke som mal, høyreklikk og velg Batch-opprett.
...
Man velger så hvor mange nye enheter (kopier) man ønsker.
...
Når antall er valgt, trykk Opprett.
Gå så inn på den enkelte nyopprettede enhet og endre årstall el.lign. ved behov.
Meny-knappen
For å få opp utskrifter o.l. går man til menyknappen som ligger helt til høyre i den horisontale menylinjen for arkivenheten. Det er knappen med tre vertikale prikker.
...
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Eksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.
Kopier objekt-sti kopierer arkivenhetens sti (dep.inst. id, arkiv-id, overliggende enheters id og arkivenhetens id som tilsammen utgjør dette arkivenhetens sti).
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er blant annet Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
For å skrive ut en arkivliste og enkelte andre utskrifter går man til meny-knappen i den horisontale menylinjen (knappen merket med tre vertikale prikker lengst til høyre). Gå på Eksport i menyen som dukker opp, og velg Skriv ut arkivliste i den nye menyen du da får opp.
...
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
I utskrifter på arkivnivå finnes også alternativene Skriv ut serieliste som gir oversikt over alle arkivets serier og underserier med ytterår, og Skriv ut restriksjonsliste som gir oversikt over alle restriksjoner som finnes i arkivet, og hvilke arkivenheter som er knyttet til de ulike restriksjonene.
Under Eksport i den første menyen ligger Eksporter etiketter. Man kan velge mellom store, medium eller små etiketter.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis.
Flytting
Alle arkivenheter kan flyttes, og det finnes en egen flyttefunksjon i Asta 7.
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå. Dvs man står på nivået over det man skal flytte i strukturtreet, og går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Skal man flytte stykker står man dermed i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
Når man har funnet det som skal flyttes så trykker man på sirkelen med 3 vertikale prikker, ved siden av Legg til (+)-knappen. Det kommer opp en meny med blandt annet alternativet Flytt.
I eksempelet over skal jeg flytte stykker under serie Ab. Jeg står dermed i visningsruten til ovenforliggende serie (Ab, som er markert i strukturtreet), og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Jeg trykker på Flytt og haker av for enhetene som skal flyttes i en flytteoperasjon.
Jeg trykker på Flytt x enheter-knappen.
...
Det dukker opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan jeg velge å flytte innenfor samme arkiv, eller til et annet arkiv. Jeg kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Jeg går inn på arkivet jeg ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at jeg kan vise hvor jeg vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene (Flytt hit) viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
I dette tilfelle skal stykkene under Ab flyttes inn i Aa.
Trykker jeg på firkanten med pil etter Aa vil stykkene legge seg inn i serien, ordnet først etter id og så etter årstall eller alfabetisk. Alle arkivenhetene vil beholde sin opprinnelige id.
Etter en flytteoperasjon må man gjerne gå inn på ovenforliggende enhet i strukturtreet, høyreklikke, og velge Oppdater.
Går jeg så inn på serien jeg flyttet til vil jeg se at den flyttede enheten med id L0001 fra serie Ab (1970) har lagt seg først, mens stykke L0001 fra serie Aa (1980) ligger som nr to. Den flyttede L0002 (1971) fra serie Ab har lagt seg foran L0002 (1981) fra serie Aa, mens denne igjen ligger foran stykke L0003 (1972) fra serie Ab. Så alt er nå sortert først etter id, så kronologisk.
Alle feltene over stykkene gir mulighet for sortering. Ved å trykke på Startdato kan jeg sortere hele listen kronologisk, ved å trykke på Navn-feltet kan den sorteres alfabetisk, osv.
Om jeg er fornøyd med oppsettet slik det nå ser ut må jeg regenerere id, slik at ikke flere stykker har samme id. Det gjør jeg ved å trykke på sirkelen med de tre vertikale prikkene, og så velge Regenerer identifikator.
...
[Jeg har nå åpnet en drag’n drop-funksjon, så jeg kan nå ta tak i en enhet og flytte rundt på den ved å dra den opp eller ned. Denne funksjonen kan benyttes når man skal flytte stykker innen en serie, eller mapper innen ett stykke.]
Etter å ha trykket på Regenerer identifikator får jeg opp to nye knapper:
...
Jeg må velge Regenerer identifikator en gang til, og får så opp bildet under:
Om enhetene skal starte på 1 trykker jeg på Generere. Om jeg vil at de skal starte på ett annet nummer så legger jeg in det.
Stykkene vil så få id etter rekkefølgen de ligger i.
Flytting med automatisk regenerering av id. Alternativt kan jeg også velge å legge stykkene inn på spesifikke steder i serien de skal flyttes til ved å benytte Regenerer før og Regenerer etter-pilene ved stykkene i serien man skal flytte til. Jeg vil da vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, men om jeg skal flytte flere enheter til ulike steder i en serie betyr dette at jeg må flytte i flere omganger.
Etter de andre stykkene i flytte-strukturtreet er det piler som peker oppover og nedover. Trykker jeg på en pil som peker oppover vil enheten som skal flyttes legge seg før den hvis pil jeg trykket på. Og trykker jeg på en pil som peker nedover vil arkivenheten som skal flyttes legge seg etter.
Ved denne flytte-metoden vil alle enhetene umiddelbart få oppdaterte id’er.
...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og får opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.
...
Om man skal flytte på mapper i en boks eller stykker i en serie så trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da står man på ovenforliggende nivå, går inn på fanen for arkivenhetene man skal flytte på, går på den runde knappen med tre vertikale prikker ved siden av Legg til-knappen, og velger Regenerer identifikator. .
...
Når dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for å flytte ønskede enheter rundt i boksen eller serien. Ta tak i enheten man vil flytte ved å holde markøren over den og venstreklikk, dra den så til ønsket plassering. Man kan også sortere enhetene kronologisk (trykk på Startdato over listen med enheter), alfabetisk (trykk på Navn), eller etter andre sorteringskriterier. Når alt er plassert i riktig rekkefølge trykker man på Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil få id etter rekkefølgen de ligger i.
...
Magasinstyringen er en egen modul som krever spesiell tilgang. Man kommer til modulen ved å gå på Komponenter i den vertikale menyen på venstre sidevenstre side. Finner man ikke Magasinstyring under Komponenter så har ikke institusjonen valgt å ta i bruk denne modulen, eller så har den påloggede bruker ikke tilgang til modulen.
Øverst finner vi en menylinje hvor man kan opprette nye depot, man kan legge inn de vanlige formatene som A4 og folio, og man kan søke etter ledig plass i magasinene. Man kan også flytte lagringsenheter og skanne QR-koder.
I strukturtreet på venstre side ser man hvilke depot og magasiner som finnes i basen.
Ved å høyreklikke på ønsket depot i strukturtreet får man opp tre alternativer. Blyanten muliggjør redigering av depotet, søplebøtten søppel-bøtten sletter depotet, og ved å trykke på pluss-tegnet får man opp registreringsbilde for magasin.
...
Man må høyreklikke på magasinet i strukturtreet og velge pluss-tegnet (Add batch) for å få opp registreringsbildet hvor man kan legge inn antall reoler, fag, hyller, format og hyllebredde.
...
Legg inn antall reoler, antall fag, fagenes bredde, antall hyller pr fag, og reolenes format (A4, folio osv). Om det er reoler med ulike formater, eller ulik bredde på fagene så legges de til i en egen operasjon.
...
Man kan høyreklikke på den enkelte reol eller fag for å slette den, eller legge til flere “barn” (fag under reoler, og hyller under fag). Rediger (edit) gir mulighet til å legge til en beskrivelse av reolen. Man kan også endre format på reolen. På fag vil Rediger også gi mulighet til å endre hyllebredden på faget. Høyreklikker man på en hylle vil man kunne slette hyllen, og også ved redigering kunne endre hyllens format.
Ved å markere ett magasin, en reol, ett fag, eller en hylle i strukturtreet får man opp hyllens detaljer i visningsruten , og man får også muligheten til å kunne eksportere lagringsenheter.
...
på høyre side. I visningsruten vil man også få mulighet til å redigere, endre format, skrive ut strekkode og annet avhengig av hvilken typ enhet man har markert.
...
Knytte arkivenheter til hylleplassering
I Asta 7 er tanken at lagringsenhetene først skal kyttes knyttes lagringsenhetene til hylleplassering når de faktisk har fått sin permanente plass i magasinene. Dette kan gjøres for en og en lagringsenhet, eller det kan gjøre for alle enhetene som skal i samme hylle, såfremt disse tilhører samme serie.
Funksjonen med at bestandsenheter Bestandsenheter er det som viser hvor mye plass ett arkiv tar, og er det som styrer magasin-kapasiteten, er under vurdering, dvs ledig plass i magasinet. Bestandsenhet knyttes til hylleplassering og legges inn på arkiv-nivå.
Man kan også, ved behov, knytte arkivdel, serie/underserie og mapper til hylleplassering.
Skal man knytte en enkelt arkivenhet til hylleplassering gjøres dette i registreringsbildet til den enkelte enhet. Gå inn på fanen Hylleplassering/Lagringsenhet i nedre del av visningsruten, og velg Opprett.
...
Velg så depot, magasin, reol, fag og hylle fra nedtrekksmenyene og trykk Lagre.
Skal man Man kan knytte flere lagringsenheter av gangen til en hylleplassering av gangen står man ved å stå i registreringsbildet til ovenforliggende nivå (underserie), og går gå inn på fanen for stykker. Trykk på sirkelen med tre vertikale prikker lengst nede til høyre og velg Opprett lagringsenheter .
...
Velg hvilke enheter som skal knyttes til hylleplassering og trykk på Legg til x enheter.
...