| Table of Contents |
|---|
...
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Om man trykker på mappen ikonet av ett strukturtre i menylinjen på venstre side, får man opp ett søkefelt Finn arkiv, og under dette ett strukturtreet strukturtre som nå først viser basens ulike “avdelinger” eller “prosjekter” (i mange baser vil det kun være ett). Går man inn på noe et av prosjektene i strukturtreet vil det åpne seg en ny fane og informasjon om det enheten man har markert vil komme opp i en visningsrute på høyre side.
På I basen på bildet under er “avdelingen” (eller “prosjektet”) Asta det kun en avdeling/prosjekt, og dette prosjektet, ISAD(G), er markert i strukturtreet, så informasjon om denne kommer opp i visningsruten med informasjon om . I visningsruten kommer det da opp informasjon om dette prosjektet med ymse statistikk som antall arkiver som finnes i under prosjektet/avdelingen, antall mapper, stykker osv.
...
På venstre side er det en vertikal menylinje. Her finner vi tilgangene til programmets ulike funksjoner.
...
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulike alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
...
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
...
Har man både elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge mist to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er det bare ett prosjekt/avdeling, ISAD(G), som er ett papirarkiv. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Etter prosjektet er det ett symbol som en trakt. Ved å trykke på denne kan man velge å få opp kun arkiver, kun aktører, eller kun aksesjoner i strukturtreet. Man kan også velge å få alt opp i strukturtreet samtidig.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke tilganger den enkelte bruker har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen/avdelingen/prosjektet, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner gir registreringsbilde for å opprette en ny aksesjon.
Opprett Aktør gir registreringsbilde for å opprette en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for å opprette ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Importer enkeltarkiv importerer valgt arkiv (xml-format) inn under prosjektet.
Arkivstatistikk genererer en oversikt over antall arkiver, med informasjon om hvorvidt de er private, fylkeskommunale, kommunale, statlige eller offentlig, og antall hyllemeter arkiv fordelt på de ulike sektorene.
Etikettmaler gir tilgang til å velge sitt eget etikettoppsett.
Administrer arkivlåser gir mulighet til å låse eller låse opp alle arkiver.
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
...
Utskrifter ligger under Eksport og Eksporter etiketter, og forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Eksporter innsynspakke lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
De neste tre skjermbildene er fra en tidligere versjon av programmet. På de to siste bildene vil knappene nede nå være erstattet av den runde knappen med tre vertikale prikker.
Jeg vil nå flytte to stykker på denne andre måten.
...