...
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum er nok inkluderer Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane og Underlying search, Underliggende søk, Redigere og Opprett serie.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
...
Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter når man skal bestille arkivmateriale, enten man ønsker materialet for bruk på lesesal eller digitalisert. Denne funksjonen ligger tidvis også inne på arkiv- og serienivå, dette er avhengig av den enkelte institusjons innstillinger.
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på. Denne er bare tilgjengelig når man står på ett stykke eller en mappe.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
...
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
...
Når fanene er merket med gult betyr det at det er underliggende elementer, eller at det er lagt inn informasjon i disse fanene.
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
...
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
...
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Ved å velge Tilpass kan man Man kan tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med. Felter , felter som sjelden eller aldri brukes kan med fordel fjernes. De vil i så fall legge seg i listen merket med gult, som kan legges til igjen om det blir ønskelig.
...
. Dette gjøres ved å gå på sirkelen med 3 vertikale prikker ved siden av Legg til, og så velge Tilpass.
Det kommer opp en liste over innstillingene for arkivenhets-nivået man ønsker å endre på. Alt som er i det blå feltet med en X etter er registreringfelter som vises. Alt på det hvite feltet med en + etter (en mye lengre liste enn det som vises på bildet under) er registreringsfelter som kan legges til. Ved å trykke på en X fjernes ett registreringsfelt (og legges til i det hvite området så det kan hentes opp igjen ved behov), og ved å trykke på en + legges ett registreringsfelt til i registreringsbildet.
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn.
...
Magasinstyringen er en egen modul som krever spesiell tilgang. Man kommer til modulen ved å gå på Komponenter i den vertikale menyen på venstre side. Finner man ikke Magasinstyring under Komponenter så har ikke institusjonen valgt å ta i bruk denne modulen, eller så har den påloggede bruker ikke tilgang til modulen.
Øverst finner vi en menylinje hvor man kan opprette nye depot, man kan legge inn de vanlige formatene som A4 og folio, og man kan søke etter ledig plass i magasinene. Man kan også flytte lagringsenheter og skanne QR-koder.
...
Man kan høyreklikke på den enkelte reol eller fag for å slette den, eller legge til flere “barn” (fag under reoler, og hyller under fag). Rediger (edit) gir mulighet til å legge til en beskrivelse av reolen. Man kan også endre format på reolen. På fag vil Rediger også gi mulighet til å endre hyllebredden på faget. Høyreklikker man på en hylle vil man kunne slette hyllen, og også ved redigering kunne endre hyllens format.
...
Knytte arkivenheter til hylleplassering
I Asta 7 er tanken at lagringsenhetene først skal kyttes knyttes lagringsenhetene til hylleplassering når de faktisk har fått sin permanente plass i magasinene. Dette kan gjøres for en og en lagringsenhet, eller det kan gjøre for alle enhetene som skal i samme hylle, såfremt disse tilhører samme serie.
Funksjonen med at bestandsenheter Bestandsenheter er det som viser hvor mye plass ett arkiv tar, og er det som styrer magasin-kapasiteten, er under vurderingdvs ledig plass i magasinet. Bestandsenhet knyttes til hylleplassering og legges inn på arkiv-nivå.
Man kan også, ved behov, knytte arkivdel, serie/underserie og mapper til hylleplassering.
Skal man knytte en enkelt arkivenhet til hylleplassering gjøres dette i registreringsbildet til den enkelte enhet. Gå inn på fanen Hylleplassering/Lagringsenhet i nedre del av visningsruten, og velg Opprett.
...
Velg så depot, magasin, reol, fag og hylle fra nedtrekksmenyene og trykk Lagre.
Skal man Man kan knytte flere lagringsenheter av gangen til en hylleplassering av gangen står man ved å stå i registreringsbildet til ovenforliggende nivå (underserie), og går gå inn på fanen for stykker. Trykk på sirkelen med tre vertikale prikker lengst nede til høyre og velg Opprett lagringsenheter .
...
Velg hvilke enheter som skal knyttes til hylleplassering og trykk på Legg til x enheter.
...