| Table of Contents |
|---|
Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
...
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
...
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
...
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
...
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
...
Gå så inn på den enkelte nyopprettede enhet og endre årstall el.lign. ved behov.
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
Ved å gå på ikonet merket med tre vertikale prikker oppe til høyre på arkivenheten kan man velge Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter, Ved sistnevnte får man valget mellom store, medium eller små etiketter.
...
Flere utskriftsalternativer vil bli tilgjengelige etterhvert.
Flytting
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå.
...
Stykkene jeg flyttet har nå havnet i riktig serie, og fått id L008 og L0009.
Inkorporering
Om det dukker opp ett stykke som skulle vært innimellom allerede eksisterende stykker så kan man på vanlig vis flytte disse til riktig plass ved å endre id. Hører det nye stykket til mellom L0007 og L0008 kan man flytte det til riktig plass ved å endre id’en til L0007a.
...
Ved lagring vil stykket legge seg på riktig plass. Man kan så gi det riktig id ved å velge Regenerer identifikator i ettertid.
Flytting innen samme stykke/serie
Om man skal flytte på mapper i en boks eller stykker i en serie så trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da står man på ovenforliggende nivå, går inn på fanen for arkivenhetene man skal flytte på, og velger Regenerer identifikator. Når dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for å flytte ønskede enheter rundt i boksen eller serien. Når alt er plassert i riktig rekkefølge trykker man på Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil få id etter rekkefølgen de ligger i.
Å sette klausuler
Klausuler/restriksjoner kan settes på alle nivåer, og det er en egen fane for dette i visningsruten.
...
En klausul opprettet på overliggende nivå vil være synlig på underliggende nivåer under Arvede restriksjoner.
...
Opprette ny aktør
Til høyre for prosjektet/avdelingen i strukturtreet er det en «trakt». Ved å trykke på den kan man velge å bare få opp aktørene i strukturtreet.
...
Når man skal legge inn adresse får man opp historiske kommuner også, slik at man kan velge den kommunen aktøren holdt til i selv om denne ikke lenger eksisterer.
Å registrere en ny aktør fra arkivenheten ved opprettelse av relasjonen arkivenhet/aktør
En ny aktør kan også registreres fra arkivet aktøren skal knyttes til. Når man skal opprette en relasjon mellom arkivet (eller arkivenheten) og en aktør kan man, om aktøren ikke er opprettet, velge å registrere en ny aktør.
...
Når arkiv og aktør skal knyttes sammen må man også velge en relasjon. Arkivskaper er den viktigste relasjonen, men man kan også velge Arkiveier, Fotograf, Arkitekt og flere andre relasjonstyper.
Opprette ny aksesjon
Man oppretter aksesjoner ved å stå på avdelingen/prosjektet i strukturtreet og høyreklikke, og så velge Opprett aksesjon fra menyen som dukker opp.
...
Tilvekst kan også legges til i fanene når aksesjonen er opprettet. I fanene kan man også legge til flere aktører (aktøren som har oversendt materialet kommer automatisk opp), og man kan knytte til klausuler/restriksjoner.
Innstillinger
Man kommer til Innstillinger ved å først gå på Komponenter nederst i den vertikale menylinjen på venstre side, og så på Innstillinger, øverst i den nye menyen som nå kommer opp.
...
Under Annen kan man velge mellom å vise enhetsikon eller enhetsnavn i treet.
Søk
Når man først logger seg inn i basen får man opp ett skjermbilde med forslag om to alternative søk (pr nå Grunnleggende søk – dvs standard søk med filtre, og Forhåndssøk – hvor man kan bygge avanserte søk og sette sammen kriterier). Dette er basert på søk man allerede har lagret, og alle lagrede søk vil komme opp som lister under disse to søkealternativene.
...
I søket under har valgt å søke etter Startdato, og denne legges da inn i det fjerde feltet. Over trefflisten er det ett nytt søkefelt hvor jeg kan legge inn ett fritekstsøk, og jeg vil da kun søke innenfor trefflisten jeg fikk etter Startdato-søket jeg la inn.
...
Avansert søk
Velger man Avansert søk må man også starte med å velge Prosjekt.
...
Eller jeg kan søke etter bankvirksomheter som startet opp på 1930-tallet. Jeg velger da å søke innen Aktør, Næringskategori Bankvirksomhet, og Start dato Starter med 193.
...
Magasinstyring
...
Magasinstyringen er en egen modul som krever spesiell tilgang. Man kommer til modulen ved å gå på Komponenter i den vertikale menyen på venstre side.
...
Ved å markere en hylle i strukturtreet får man opp hyllens detaljer i visningsruten, og man får også muligheten til å kunne eksportere lagringsenheter.
...
Knytte arkivenheter til hylleplassering
I Asta 7 er tanken at lagringsenhetene først skal kyttes til hylleplassering når de faktisk har fått sin permanente plass i magasinene. Dette kan gjøres for en og en lagringsenhet, eller det kan gjøre for alle enhetene som skal i samme hylle, såfremt disse tilhører samme serie.
...
Ved en serie som dekker flere hyller gjentas operasjonen for hver hylle.
...
Flytte lagringsenheter fra en hylle til en annen
Lagringsenhetene kan flyttes fra et sted til et annet i magasinstyringsmodulen.
...
Velg enhetene som skal flyttes, eventuelt velg alle. Trykk på Move. Velg hvor enhetene skal flyttes. Trykk på Move igjen.
...
Bestandsenheter
Bestandsenheter kan legges til under fanen Lagringssted i visningsruten for arkiv.
...