...
Klausuler/restriksjoner kan settes på alle nivåer, og det er en egen fane for dette i visningsruten.
...
Øverst er restriksjonene som er lagt inn på dette nivået, og her kan man også legge inn nye. Nedenfor er eventuelle arvede restriksjoner, dvs her vil eventuelle restriksjoner satt på ett ovenforliggende nivå vises.
Trykk Legg til, og du får opp følgende bilde:
...
Finnes det allerede klausulerKlausuler følger prosjektet (/avdelingen), og man ønsker å benytte en av disse, kan man velge den ønskede klausul ved å gå inn i feltet merket Restriksjon. Er det ikke opprettet noen klausulerlegge inn noen faste klausuler som da er forhåndsdefinerte og kan velges ved behov. Disse vil ligge tilgjengelig ved å gå inn i feltet merket Restriksjon.
...
Er det ikke opprettet noen klausuler, eller ingen av den typen man trenger, oppretter man en ny ved å trykke på Ny restriksjon øverst i venstre hjørne over feltet for Restriksjon. Registreringsbildet for klausuler kommer opp.
...
Man velger type (Avtale om skjerming, Fritt tilgjengelig, Fysisk sperring eller Lovhjemlet skjerming), kategori (eksempelvis Sperret pga. fysisk tilstand, Taushetsbelagt/Unntatt offentligheten osv), hjemmel og antall år. Utløpsår og omfang (total eller uspesifisert) samt tekst i beskrivelsesfeltet er informasjon som gjelder klausulens relasjonen til denne spesifikke arkivenheten.
I Asta 7 kan klausulene gjenbrukes på alle arkivene i basen. Er klausulen En klausul opprettet på overliggende nivå vil den være synlig som nedarvede begrensninger
...
på underliggende nivåer under Arvede restriksjoner.
...
Opprette ny aktør
Under arkivene i strukturtreet finner man Aktører. Høyreklikk på Aktører, og følgene meny kommer opp:
...
Oppdater: oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Underlying search: Søker innen aktør
Opprett aktør: Gir tilgang til å opprette aktør.
Til høyre for prosjektet/avdelingen i strukturtreet er det en «trakt». Ved å trykke på den kan man velge å bare få opp aktørene i strukturtreet.
...
Ved å høyreklikke på prosjektet/avdelingen i strukturtreet får man opp en meny hvor man kan velge Opprett Aktør.
...
Aktør-ID blir automatisk generert, men kan overskrives. Husk at hver aktør skal ha en unik ID i basen. De andre obligatoriske feltene er Navn og Status. Status er henholdsvis Aktiv eller Passiv. Videre kan man fylle inn start- og sluttdato, Aktør hovedtype (Institusjon eller Person), Aldersgruppe (dvs aktørens fokus), Arkivplan, Beskrivelse, Historikk, Internett adresse, Kjønn (også aktørens fokusområde), Profesjon/yrke.
...
Ved å trykke på Lag og legg til barn får man opp en meny med mulighet for videre detalj registrering.
...
Denne samme menyen får man også opp ved å høyreklikke på den aktuelle aktøren i strukturtreet, og dette er de samme feltene som man får i visningsruten til en aktør.
Det kan her opprettes: Adresse, Aktør fil, Aktør relasjonrealsjon, Aktørstruktur, Alternativt navn, Aktørklassifikasjon, Kontakter (kontaktperson(er) ved bedriften/institusjonen), Kontakter, Næringskategorier, Aktør notater og Organisasjonskategorier.
Når aktøren er lagret kommer disse feltene opp som faner i nedre halvdel av visningsruten for aktøren. Og man kommer til de ved å trykke på Opprett flere barn-knappen på høyre side i øvre, horisontale menylinjen.
...
Når man skal legge inn adresse får man opp historiske kommuner også, slik at man kan velge den kommunen aktøren holdt til i selv om denne ikke lenger eksisterer.
...
Blant fanene i registreringsbildet/visningsruten til arkivenheter finner man en som heter Relasjoner. Her kan man knytte relasjoner mellom ulike arkivenheter, eksempelvis mellom to ulike arkiver. Her kan man også knytte en aktør til arkivenheten, og om aktøren ikke finnes i basen kan den registreres direkte inn her.
Å registrere en ny aktør fra arkivenheten ved opprettelse av relasjonen arkivenhet/aktør
...