Introduksjon
Når man logger seg inn kommer man til en side som ser omtrent slik ut:
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn. På skjermbildet under kommer det opp som Batch skape barn.
...
Trykk på
...
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
...
Denne funksjonen kommer man til både ved å trykke på Opprett flere barn, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
...
Man kommer da til akkurat samme registreringsbildet som når man trykker på Opprett flere barn-knappen. Man har dog tilgang til to knapper til, i forhold til når man Batch skaperhar tykket Opprett flere barn, dette er fordi dette er knapper som angår flytting, ikke registrering, og disse blir gjennomgått i avsnittet om flytting.
...
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Man kan også Batch-opprette barn, en funksjon hvor X-antall stykker eller mapper opprettes i en omgang, og hvor alle da er kopi av enheten man velger som mal. Ved ulike årstall el.lign. må man inn og endre dette for hver enkelt enhet i etterkant.
Denne funksjonen finner man i strukturtreet. Stå på stykket eller mappen man vil bruke som mal, høyreklikk og velg Batch-opprett.
...
Man velger så hvor mange nye enheter (kopier) man ønsker.
...
Når antall er valgt, trykk Opprett.
Gå så inn på den enkelte nyopprettede enhet og endre årstall el.lign. ved behov.
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Utskrifter som Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Export all relevant info lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Export as XML… Eksporter som XML er eksport-funksjonen.
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
...
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor det datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Separatorark benyttes i forbindelse med scanning.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
...
Ved å gå på ikonet merket med tre vertikale prikker oppe til høyre på arkivenheten kan man velge Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter, Ved sistnevnte får man valget mellom store, medium eller små etiketter.
Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Filen Står man på arkiv-nivå får man en arkivliste som omfatter hele arkivet, står man på serienivå får man kun serien man står på med underliggende enheter.
Utskrifts-filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis. På serie-nivå gir Skriv ut arkivliste en serieliste.
Flere utskriftsalternativer vil bli tilgjengelige etterhvert.
...
Hak av for enhetene som skal flyttes i samme flytteoperasjon.
...
Trykk på Flytt x gjenstanderenheter-knappen.
Man får opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan man velge å flytte innenfor samme arkiv, eller et annet arkiv. Man kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Man vil tidvis få oppfordring om å Last inn på nytt, om denne beskjeden kommer så trykk på denne knappen før du går videre. Det fungerer som en refrech/oppdatering av bildet. Alternativt kan man trykke på Oppfrisk i strukturtreet.
...
Stykkene jeg flyttet har nå havnet i riktig serie, og fått id L008 og L0009.
Inkorporering
...