Introduksjon
...
På venstre side er det en vertikal menylinje.
...
Mellom her ligger det en inngang til Admin, som jeg ikke har tilgang til i denne basen…
...
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Under her vil man også få opp Aksesjoner og Aktører som ligger under denne avdelingen/prosjektet.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner gir tilgang til å opprette nye aksesjoner.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv på høyre side.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum er nok Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane og Underlying search.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Underlying search gir mulighet til å søke innen arkivet.
Redigere åpner arkivet (dvs arkivnivået i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde på høyre side.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Add to cart legger enheten i bestillingstrallen.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Batchopprett vil på arkivnivå kopiere arkivregistreringene og opprette ønsket antall nye arkiv, uten underliggende enheter. Den står som default på 10, man vil dermed få ti nye arkiv med samme tekst, men antallet her kan justeres.
...
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
Logger man seg på for første gang (eller ingen faner var åpne når programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid åpen og tilgjengelig ved å trykke på Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved å trykke på den første fanen.
Trykker man på mappe-ikonet på venstre side får man opp strukturtreet, og her vises arkivavdelingene som ligger i basen. Det logiske her er trolig en todeling; elektroniske arkiv (CRM) og papirarkiv (ISAD(G)). Har man flere avdelinger kan man også velge å dele inn i dette. Eller om man har en institusjon som består av tidligere uavhengige enheter kan man opprette avdelinger for arkivene til hver av de tidligere enhetene, samt en avdeling for eventuelle papirarkiver oppstått etter sammenslåingen.
Ved å trykke på en avdeling i strukturtreet åpnes en visningsrute på høyre side med informasjon om avdelingen man står på. Her får man også statistikk over underliggende enheter. Ved å klikke på pilen til venstre for avdelingen får man opp de underliggende enhetene, dvs selve arkivene (og/eller prosjektene).
Man kan også søke opp arkivet man er interessert i ved å legge inn id eller navn i det enkle søkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane på høyre side/i størstedelen av bildet.
...
Når man har fylt inn ID og navn på arkivet blir knappene nede på høyre side aktive.
...
Når man har fylt ut ønsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til søsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivå.
Velger man Lag og legg til barn kommer man videre til valg mellom Opprett arkivdel, Opprett serie eller Opprett fil. Opprett fil er ett av flere konfigurerbare alternativ, så om dette ikke er aktuelt på samtlige nivåer kan man velge bort dette under innstillinger.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man an velge serie-ID fra denne.
...
Når feltene på hovedserienivå er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til søsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. Søsken gir en ny hovedserie, mens ved å velge barn får man valget mellom Opprett serie (dvs underserie), Opprett stykke, Opprett mappe eller Opprett fil.
...
På hovedserienivå skal man alltid velge Opprett serie som første underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. Så om hovedserien er A – Møteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier på samme nivå Aa, Ab, Ac osv, og man kan også ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. Når man er ferdig med serienivå velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker på Lag og legg til søsken får man ett nytt stykke, mens om man trykker på Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
...
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
...
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
...
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
...
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Ved å velge Tilpass kan man tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med. Felter som aldri brukes kan med fordel fjernes. De vil i så fall legge seg i listen merket med gult, som kan legges til igjen om det blir ønskelig.
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn. På skjermbildet under kommer det opp som Batch skape barn.
...
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
...
Denne funksjonen kommer man til både ved å trykke på Opprett flere barn, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
...
Man kommer da til akkurat samme registreringsbildet som når man trykker på Opprett flere barn-knappen. Man har dog tilgang til to knapper til, i forhold til når man Batch skaper, dette er knapper som blir gjennomgått i avsnittet om flytting.
...
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Export all relevant info lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Export as XML…
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor det datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
Ved å gå på ikonet merket med tre vertikale prikker oppe til høyre på arkivenheten kan man velge Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter, Ved sistnevnte får man valget mellom store, medium eller små etiketter. Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis. På serie-nivå gir Skriv ut arkivliste en serieliste. Flere utskriftsalternativer vil bli tilgjengelige etterhvert.
Flytting
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå.
Man går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Så skal man flytte stykker står man i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Trykk på Flytt.
...
Hak av for enhetene som skal flyttes i samme flytteoperasjon.
...
Trykk på Flytt x gjenstander-knappen.
Man får opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan man velge å flytte innenfor samme arkiv, eller et annet arkiv. Man kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Man går inn på arkivet man ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at man kan vise hvor man vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
...
Man kan trykke på Flytt hit-firkanten, og så etterpå gå inn på serien hvor stykkene ble flyttet, og endre id’ene. I dette tilfellet la de to stykkene som ble flyttet seg som nr 2 og 3 i oversikten, og de skal, kronologisk sett, ligge sist. Jeg må da først få de i riktig rekkefølge ved å trykke på Startdato (øverst i kolonnen over fra-årstall). Listen vil nå sortere seg kronologisk.
...
De to stykkene som ble flyttet legger seg sist, der de kronologisk hører hjemme. Trykk så på Regenerer identifikator for å få riktig ID på enhetene.
...
Trykk på Regenerer identifikator. Ett lite bilde kommer opp. Velg L0001 som oppstarts-id, med mindre man skulle ha behov for noe annet. Trykk Generere. Stykkene får nå id etter rekkefølgen de ligger i.
...
Man vil tidvis få oppfordring om å Last inn på nytt, om denne beskjeden kommer så trykk på denne knappen før du går videre. Det fungerer som en refrech. Alternativt kan man trykke på Oppfrisk i strukturtreet.
I dette eksempelet ble stykkene først flyttet fra ett arkiv til et annet, og så flyttet internt i sin nye serie ved sortering av årstall og regenerering av ID.
Alternativt kan man trykke på Regenerer før og Regenerer etter -pilene ved stykkene i serien man skal flytte til, for å vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, og man vil samtidig få regenerert id på alle stykkene i serien som får endret plassering i forbindelse med flyttingen.
...
Jeg vil nå flytte de samme to stykkene på denne andre måten.
Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og får opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.
...
Stykkene skal ligge sist i serie Ab i arkivet P-test2-Oktober-arkiv. Jeg går da inn på L0007 og velger Regenerer etter-pilen.
...
Dette er serien stykkene ble flyttet fra, og øverst ligger meldingen om at Det er noen endringer. Last listen på nytt. Når jeg gjør det forsvinner de to stykkene jeg har flyttet fra denne listen.
Jeg kan så gå inn i arkivet og serien jeg flyttet stykkene til.
...
Stykkene jeg flyttet har nå havnet i riktig serie, fått id L008 og L0009.
Inkorporering
Om det dukker opp ett stykke som skulle vært innimellom allerede eksisterende stykker så kan man på vanlig vis flytte disse til riktig plass ved å endre id. Hører det nye stykket til mellom L0007 og L0008 kan man flytte det til riktig plass ved å endre id’en til L0007a.
...
Ved lagring vil stykket legge seg på riktig plass. Man kan så gi det riktig id ved å velge Regenerer identifikator i ettertid.
...
Ved å gå inn på Komponenter får man tilgang til ulike enheter som varierer fra base til base etter hvilke komponenter man har knyttet til. Det varierer også etter hvilke rettigheter den enkelte bruker har. Det vil si at ulike brukere i samme base vil få opp ulke alternativer.
Menyen under inneholder de fleste alternativene.
...
Innstillinger gir mulighet til å skreddersy Asta-løsningen ved å velge hvilke felt som skal brukes, hvilken rekkefølge de skal ligge i, hvilke underliggende enheter som skal kunne opprettes på de ulike nivåene osv.
Admin gir tilgang til administrasjonsmodulen. Dette krever administrator-rettigheter. Her har man blant annet tilgang til å opprette nye brukere, styre disses rettigheter osv.
Depotstyring krever også spesielle rettigheter, og gir tilgang til magasinmodulen. I den kan man opprette depoter og magasiner, organisere magasinstrukturen, legge inn ulike formater osv.
Bestillingssystem er inngangen til bestillingsmodulen hvor man håndterer bestillingene mottatt av institusjonen.
Brukerhåndboken er en lenke til nettsiden hvor Asta 7 brukermanualen befinner seg. Denne blir oppdatert ved jevne mellomrom for å fange opp eventuelle endringer i programmet.
Tastatursnarveier gir oversikt over de ulike hurtigtastene som finnes i Asta 7.
Under Språk kan man velge Norsk, Engelsk eller Spansk.
Logg ut
Strukturtreet
Har man elektroniske arkiv og papirarkiv vil det ligge to prosjekter/avdelinger i strukturtreet. På bildet over er Asta CRM elektroniske arkiv og Asta ISAD(G) papirarkiv-avdelingen. Det er mulig å opprette flere ulike prosjekter/avdelinger, eksempelvis om flere museer har slått seg sammen kan det være praktisk å opprette en egen avdeling for hver av de ulike museene.
Ved å trykke på pilen foran avdelingen i strukturtreet får man opp alle arkivene som ligger under denne i basen. Har man noe i søkefeltet over strukturtreet vil man bare få opp de arkivene som svarer til søket. Under her vil man også få opp Aksesjoner og Aktører som ligger under denne avdelingen/prosjektet.
...
Ved å høyreklikke på avdelingen i strukturtreet får man opp en meny (denne kan variere noe etter hvilke funksjoner man har):
...
Oppdater oppdaterer bildet om endringer har blitt utført.
Åpne i ny fane åpner en visningsrute på høyre side i ny fane, med informasjon om depotinstitusjonen, antall arkiver i basen o.l.
Fest-prosjekt fester “prosjektet” (dvs “avdelingen”) slik at de festede enhetene blir liggende øverst i strukturtreet.
Opprett Aksesjoner åpner registreringsbildet for en ny aksesjon.
Opprett Aktør åpner registreringsbildet for en ny aktør.
Opprett Arkiv gir registreringsbilde for ett nytt arkiv.
Importer fra excel importerer valgt excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til xml/Asta-format).
Ved å høyreklikke på ett arkiv i strukturtreet får man også opp en meny. Noe er det samme som på prosjekt-nivå, noe er nytt. Og også her kan menyens innhold variere veldig, eksempelvis etter hvorvidt arkivet er låst eller ikke, er tilgjengelig for bestilling fra Arkivportalen eller ikke osv. Det faste minimum er nok Oppdater, Fest arkiv, Åpne i ny fane og Underlying search.
...
Oppdater oppdaterer om det har blitt utført endringer.
Fest arkiv fester arkivet så det blir liggende lett tilgjengelig øverst i strukturtreet.
Åpne i ny fane åpner arkivet som en ny visningsrute på høyre side.
Underliggende søk gir mulighet til å søke innen det markerte arkivet.
Separatorark lager skilleark med QR-kode for scanning.
Redigere åpner arkivet (dvs arkivnivået i dette tilfellet) som ett redigeringsbilde på høyre side.
Slett sletter arkivet.
Låse låser arkivet for redigering.
Opprett serie oppretter en hovedserie under arkivet.
Opprett arkivdel oppretter en arkivdel under arkivet.
Opprett Relasjon gir mulighet til å opprette en mellom dette og ett annet arkiv i basen.
Opprett fil gir mulighet til å knytte til en fil.
Opprett tilvekst gir mulighet til å opprette en tilvekst under arkivet.
Opprett URL
Importer fra Excel importerer valgt Excel-fil inn i Asta (denne må da være strukturert så den lar seg konvertere til XML/Asta-format).
Importer enkeltarkiv gir mulighet til å importere enkeltarkiver inn i basen.
Denne menyen endrer seg altså etter hvilket nivå man står på i strukturtreet. På serienivå kan man eksempelvis ikke opprette arkivdel som underliggende, men man kan derimot opprette stykker eller mapper som underliggende.
Står man på ett stykke eller en mappe i strukturtreet og høyreklikker vi menyen gi to nye funksjoner:
...
Legg i arkivtralle legger arkivenheten i bestillingstrallen. Det er denne funksjonen man benytter når man skal bestille arkivmateriale, enten man ønsker materialet for bruk på lesesal eller digitalisert.
Batchopprett muliggjør opprettelsen av utallige stykker eller mapper i en operasjon ved å kopiere enheten man står på.
Oppstart
Når man logger seg på vil man automatisk også få opp fanene som var åpne sist sesjon, og man kan dermed enkelt fortsette arbeidet der man slapp. Har man ikke behov for disse fanene bør de lukkes, så man ikke har for mye oppe av gangen.
Logger man seg på for første gang (eller ingen faner var åpne når programmet sist ble lukket) kommer man til Hjem. Denne fanen er alltid åpen og tilgjengelig ved å trykke på Asta-symbolet i menyen til venstre, eller ved å trykke på den første fanen.
Trykker man på mappe-ikonet på venstre side får man opp strukturtreet, og her vises arkivavdelingene som ligger i basen. Det logiske her er trolig en todeling; elektroniske arkiv (CRM) og papirarkiv (ISAD(G)). Har man flere avdelinger kan man også velge å dele inn i dette. Eller om man har en institusjon som består av tidligere uavhengige enheter kan man opprette avdelinger for arkivene til hver av de tidligere enhetene, samt en avdeling for eventuelle papirarkiver oppstått etter sammenslåingen.
Ved å trykke på en avdeling i strukturtreet åpnes en visningsrute på høyre side med informasjon om avdelingen man står på. Her får man også statistikk over underliggende enheter. Ved å klikke på pilen til venstre for avdelingen får man opp de underliggende enhetene, dvs selve arkivene (og/eller prosjektene).
Man kan også søke opp arkivet man er interessert i ved å legge inn id eller navn i det enkle søkefeltet oppe til venstre, over strukturtreet.
Ved å trykke på arkivet eller en underliggende arkivenhet i strukturtreet får man opp visningsruten for enheten i fanen på høyre side. Ønsker man å beholde eksisterende fane samtidig som man vil se en ny enhet høyreklikker man på arkivenheten i strukturtreet og velger Åpne i nye fane.
Opprett nytt arkiv
Stå på avdelingen i strukturtreet, høyreklikk og velg Opprett arkiv.
Registreringsbildet for arkiv kommer opp i en fane på høyre side/i størstedelen av bildet.
...
Når man har fylt inn ID og navn på arkivet blir knappene nede på høyre side aktive.
...
Når man har fylt ut ønsket informasjon kan man velge Opprett, dvs. arkivet lagres, Lag og legg til søsken som lagrer arkivet og gir registreringsbilde for ett arkiv til, eller Lag og legg til barn som gir registreringsbilde for underliggende nivå.
Velger man Lag og legg til barn kommer man videre til valg mellom Opprett arkivdel, Opprett serie eller Opprett fil. Opprett fil er ett av flere konfigurerbare alternativ, så om dette ikke er aktuelt på samtlige nivåer kan man velge bort dette under innstillinger.
...
Når man oppretter en (hoved-) serie under arkiv får man automatisk opp allment arkivskjema, så man an velge serie-ID fra denne.
...
Når feltene på hovedserienivå er fylt ut kan man igjen velge mellom Lag og legg til søsken, Lag og legg til barn, eller bare Opprett. Søsken gir en ny hovedserie, mens ved å velge barn får man valget mellom Opprett serie (dvs underserie), Opprett stykke, Opprett mappe eller Opprett fil.
...
På hovedserienivå skal man alltid velge Opprett serie som første underliggende enhet, siden man alltid skal ha en underserie under hovedserien. Denne skal arve opphavets id, med en liten bokstav i tillegg. Så om hovedserien er A – Møteprotokoller vil underserien bli Aa. Ved behov kan vi ha mange underserier på samme nivå Aa, Ab, Ac osv, og man kan også ved behov ha flere underliggende underserier. Underseriene under Aa blir Aaa, Aab, Aac osv. Disse id’ene blir genereres automatisk, men kan selvsagt overskrives. Når man er ferdig med serienivå velger man stykke eller mappe. Har man opprettet ett stykke og trykker på Lag og legg til søsken får man ett nytt stykke, mens om man trykker på Lag og legg til barn vil man kunne velge mappe eller fil.
Når man står i visningsruten/registreringsbildet til en enhet, eksempelvis ett stykke, så får man en rød menylinje med noen knapper oppe på høyre side. Ovenfor har man stien, som forteller hvor man befinner seg i arkivstrukturen. På bildet under kan vi se at vi befinner oss i avdeling Asta ISAD(G), i arkiv P-test4 – August A/S, i serie A og underserie Ab, på stykke L0001. Og på den røde linjen ser vi også at vi nå står på stykke L0001 – Møtebok. Lengst til høyre på den røde linjen finner vi knappene. Den første (+ tegnet) gir oss ett nytt søsken, den neste (to blanke ark over hverandre) gir oss en ny kopi av stykket/arkivenheten, neste (sirkel med pil ned) vil legge til ett nytt barn (i dette tilfellet en mappe), neste (tre linjer med ett + tegn) gir oss muligheten til å opprette flere barn av gangen (batch skape barn), og den siste (tre vertikale prikker) er en meny-knapp som beskrives i ett eget avsnitt lenger nede i dokumentet. Batch skaping av barn vil beskrives under avsnittet om Å opprette underliggende enhet fra visningsruten.
...
Å opprette underliggende enhet fra visningsruten
Man kan opprette underliggende enheter fra visningsruten til en allerede lagret enhet ved å bruke knappene i menylinjen som beskrevet ovenfor, eller ved å gå inn på ønsket underliggende nivå i nedre halvdel av visningsruten.
I visningsruten til en allerede opprettet serie ser det slik ut:
...
Ved å trykke på Serie får man se eventuelle underserier, og man får muligheten til å opprette en underserie direkte i visningsruten til hovedserien.
...
Trykk på Legge til, og registreringsfeltene blir tilgjengelige.
...
Linjen med registreringsfelter er ganske lang. Ved å velge Tilpass kan man tilpasse hvilke felter man ønsker å ha med. Felter som aldri brukes kan med fordel fjernes. De vil i så fall legge seg i listen merket med gult, som kan legges til igjen om det blir ønskelig.
...
I visningsruten til en serie eller ett stykke kan man også velge å Opprette flere barn. På skjermbildet under kommer det opp som Batch skape barn.
...
Trykk på knappen, og velg type barn. På serienivå er valgene Serie, Stykke og Mappe (står man på stykke-nivå er det Mappe (ikke Fil) som er alternativet). Ved å velge Stykke åpnes feltet for å registrere stykker i seriens visningsrute, og man kan forløpende legge inn informasjon, lagre, kopiere og hurtig-registrere stykkene.
...
Denne funksjonen kommer man til både ved å trykke på Opprett flere barn, og ved å gå på ønsket arkivenhetstype i nedre del av visningsruten og trekke i pilen på høyre siden.
...
Man kommer da til akkurat samme registreringsbildet som når man trykker på Opprett flere barn-knappen. Man har dog tilgang til to knapper til, i forhold til når man Batch skaper, dette er knapper som blir gjennomgått i avsnittet om flytting.
...
Meny-knappen
På høyre side i visningsruten for arkivenheten er det en menyknapp, knappen med tre vertikale prikker.
...
Trykker man på Foreldre kommer man opp ett arkivnivå.
Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter forklares under Utskrifter (neste avsnitt).
Export all relevant info lager en innsynspakke i PDF-format av enheten med alle underliggende elementer.
Export as XML…
Slett vil slette arkivenheten og eventuelle underliggende enheter.
Kopier objekt-url kopierer arkivenhetens unike url-streng.
Valider arkivkode og Valider periode er en kontroll-funksjon som kontrollerer at arkivenheten med underliggende enheter har arkivkoder og ytterår som virker korrekte. Dette går kun på detaljer som at årstall på underliggende nivå skal stemme overens med årstall på overliggende nivå o.l. Oversikten man får opp tar utgangspunkt i nivået man står på, så ønsker man en validering for hele arkivet må man stå på arkivnivå. Og man får kun opp de registreringene hvor det datofelt er tomme eller hvor underliggende nivå er i konflikt med overliggende.
Menyknappen på arkiv-nivå er litt annerledes enn på de underliggende nivåene. Her er Foreldre-knappen inaktiv (siden det ikke er noe nivå over arkiv), men man får mulighet til å velge Eksporter som Asta 5 om eksporten skal inn i en Asta 5-base.
Utskrifter
Ved å gå på ikonet merket med tre vertikale prikker oppe til høyre på arkivenheten kan man velge Skriv ut arkivliste og Eksporter etiketter, Ved sistnevnte får man valget mellom store, medium eller små etiketter. Skriv ut arkivliste er kun tilgjengelig om man står på arkiv- eller serienivå. Filen lagres på maskinen som ett word-dokument. Word-dokumentet kan redigeres på vanlig vis. På serie-nivå gir Skriv ut arkivliste en serieliste. Flere utskriftsalternativer vil bli tilgjengelige etterhvert.
Flytting
Flyttingen foregår fra visningsruten til ovenforliggende nivå.
Man går inn på enhetene som skal flyttes ved å velge enhetstypen i nedre del av visningsruten, samme sted man går for å opprette nye underliggende enheter. Så skal man flytte stykker står man i visningsruten til ovenforliggende serie, og går inn på Stykker nede på høyre side.
...
Trykk på Flytt.
...
Hak av for enhetene som skal flyttes i samme flytteoperasjon.
...
Trykk på Flytt x gjenstander-knappen.
Man får opp ett Flytte til-bilde, med oversikt over arkiver som ligger i basen. Her kan man velge å flytte innenfor samme arkiv, eller et annet arkiv. Man kan velge Last flere på underliggende nivå for flere serier innen samme arkiv, eller Last flere på overordnet nivå for å få opp flere arkiver. Last alt gir alle arkivene i basen. Eller man kan søke opp arkivet man ønsker å flytte til i søkefeltet øverst.
...
Man går inn på arkivet man ønsker å flytte til, og åpner strukturtreet slik at man kan vise hvor man vil at enhetene skal ligge.
Firkanten med pil til høyre for noen av arkivenhetene viser at dette er steder man kan flytte til. Pilene som peker opp og ned er Regenerer før og Regenerer etterpå -piler.
...
Man kan trykke på Flytt hit-firkanten, og så etterpå gå inn på serien hvor stykkene ble flyttet, og endre id’ene. I dette tilfellet la de to stykkene som ble flyttet seg som nr 2 og 3 i oversikten, og de skal, kronologisk sett, ligge sist. Jeg må da først få de i riktig rekkefølge ved å trykke på Startdato (øverst i kolonnen over fra-årstall). Listen vil nå sortere seg kronologisk.
...
De to stykkene som ble flyttet legger seg sist, der de kronologisk hører hjemme. Trykk så på Regenerer identifikator for å få riktig ID på enhetene.
...
Trykk på Regenerer identifikator. Ett lite bilde kommer opp. Velg L0001 som oppstarts-id, med mindre man skulle ha behov for noe annet. Trykk Generere. Stykkene får nå id etter rekkefølgen de ligger i.
...
Man vil tidvis få oppfordring om å Last inn på nytt, om denne beskjeden kommer så trykk på denne knappen før du går videre. Det fungerer som en refrech. Alternativt kan man trykke på Oppfrisk i strukturtreet.
I dette eksempelet ble stykkene først flyttet fra ett arkiv til et annet, og så flyttet internt i sin nye serie ved sortering av årstall og regenerering av ID.
Alternativt kan man trykke på Regenerer før og Regenerer etter -pilene ved stykkene i serien man skal flytte til, for å vise hvor de flyttede enhetene skal plasseres, og man vil samtidig få regenerert id på alle stykkene i serien som får endret plassering i forbindelse med flyttingen.
...
Jeg vil nå flytte de samme to stykkene på denne andre måten.
Stykkene er valgt, jeg trykker Flytt 2 enheter, og får opp bildet hvor jeg skal velge hvor disse skal flyttes.
...
Stykkene skal ligge sist i serie Ab i arkivet P-test2-Oktober-arkiv. Jeg går da inn på L0007 og velger Regenerer etter-pilen.
...
Dette er serien stykkene ble flyttet fra, og øverst ligger meldingen om at Det er noen endringer. Last listen på nytt. Når jeg gjør det forsvinner de to stykkene jeg har flyttet fra denne listen.
Jeg kan så gå inn i arkivet og serien jeg flyttet stykkene til.
...
Stykkene jeg flyttet har nå havnet i riktig serie, fått id L008 og L0009.
Inkorporering
Om det dukker opp ett stykke som skulle vært innimellom allerede eksisterende stykker så kan man på vanlig vis flytte disse til riktig plass ved å endre id. Hører det nye stykket til mellom L0007 og L0008 kan man flytte det til riktig plass ved å endre id’en til L0007a.
...
Ved lagring vil stykket legge seg på riktig plass. Man kan så gi det riktig id ved å velge Regenerer identifikator i ettertid.
Flytting innen samme stykke/serie
Om man skal flytte på mapper i en boks eller stykker i en serie så trenger man ikke bruke selve flyttefunksjonen. Da står man på ovenforliggende nivå, går inn på fanen for arkivenhetene man skal flytte på, og velger Regenerer identifikator. Når dette er gjort kan man bruke “Drag’n drop” for å flytte ønskede enheter rundt i boksen eller serien. Når alt er plassert i riktig rekkefølge trykker man på Regenerer identifikator en gang til, og enhetene vil få id etter rekkefølgen de ligger i.
Å sette klausuler
Klausuler/restriksjoner kan settes på alle nivåer, og det er en egen fane for dette i vsiningsrutenvisningsruten.
...
Trykk Legg til, og du får opp følgende bilde:
...